Slik bruker du Word mail-merge

Bilde: Deagreez, Getty Images / iStockphoto

Words fusjonsfunksjon har eksistert i lang tid, men nylige versjoner er mye enklere å bruke. Du kan bruke funksjonen for å slå sammen e-post for å generere flere dokumenter samtidig. For eksempel kan du generere en gruppe med brev, skjemaer, e-postmeldinger eller til og med etiketter ved bruk av e-postfletting. Når som helst det meste av teksten er den samme, men det krever litt personalisering, bør du vurdere å bruke e-postfusjon. Du sparer tid.

I denne artikkelen skal vi jobbe gjennom et enkelt eksempel som setter inn detaljert informasjon som er lagret i Excel i et Word-flettedokument. Først skal vi se på de nødvendige dokumentene. Deretter vil vi jobbe gjennom sammenslåingen for å generere de endelige dokumentene.

Mer om Office

  • 18 Excel-tips hver bruker skal beherske
  • Microsoft Office, dataanalyse, virtuell assistent topp mest ønsket jobbferdigheter
  • Ansettingssett: Microsoft Power BI-utvikler (TechRepublic Premium)
  • Abonner på vårt Microsoft Weekly nyhetsbrev

Jeg bruker Office 365 (desktop) Word og Excel på et Windows 10 64-biters system. Denne funksjonen er ikke tilgjengelig i online versjoner. Du kan jobbe med dine egne filer eller laste ned demonstrasjonen .xlsx- og .docx-filer.

Delene

For å starte trenger du to komponenter: Malingsdokumentet og informasjonsdokumentet. Malen vil være et Word-dokument som gjentar mest alt annet enn noen få detaljer. Disse detaljene vil være i informasjonsdokumentet, og det vil være forskjellig for hvert sammenslått dokument.

For eksempel kan du sende et velkomstbrev til nye klubbmedlemmer. Brevet består av et Word-dokument - malen. Mottakerne, deres adresser, typer medlemskap og så videre vil være unike for hver bokstav. Informasjonsdokumentet er ofte en Excel-arbeidsbok. Figur A viser et enkelt velkomstbrev i et Word-dokument og en kort liste over nye medlemmer i en Excel-fil.

Figur A: Du trenger en mal og informasjonsfil for å starte.

Word-malen har en rekke tekstlige plassholdere, betegnet med -tegnene - medlemsnavn, adresse og medlemstype. Dette er en visuell ledetråd for deg som du trenger å slå sammen felt for å vise de personlige dataene. (Plassholderne betyr ingenting for Word, og du kan bruke hvilken som helst visuell ledetråd du ønsker.) Når du konfigurerer sammenslåingen, erstatter du dem med flettefeltene som er kartlagt til Excel-feltene, tilsvarende. Sammenslåingen vil generere fire nye medlemsbrev som er klare til å sendes i posten. Du kan tro at det ville være raskere å skrive fire bokstaver, men det er det ikke. I tillegg kan du bruke malen på nytt hver gang du vil skrive ut nye medlemsbrev. Tenk også på at en e-postfusjon kan håndtere hundrevis av ferdige sider. Vi jobber med en kort liste for å forenkle eksemplet.

Før du oppretter Word-malen fra grunnen av, må du se etter en eksisterende mal. Word tilbyr en rekke maler for en rekke formål. I tillegg, hvis dette var en stor post, kan det hende du må sortere detaljpostene av en eller annen grunn. Hvis du for eksempel vil dra nytte av bulk-postfrekvensen, vil du sortere Excel-postene etter postnummer før du begynner å slå sammen.

Dato

Det første vi ønsker å erstatte er tekstholderen for brevets dato. Dette er ikke en del av flettingsoppgaven, men det er noe du må håndtere i de fleste fusjoner. Du kan skrive inn den manuelle datoen, men hvis du planlegger å bruke malen på nytt, er det et bedre alternativ - sett inn et datofelt. Den raskeste måten å gjøre det på er å velge dato plassholder og trykke Alt + Shift + d. Du kan imidlertid ikke kontrollere formatet. Hvis du vil ha mer kontroll, sletter du date plassholderen, og gjør deretter følgende:

  1. Klikk på Sett inn-menyen, og klikk deretter Sett inn dato og klokkeslett i tekstgruppen.
  2. I den resulterende dialogen velger du et format ( figur B ). Sørg for å sjekke alternativet Oppdater automatisk.
  3. Klikk OK, og Word viser gjeldende dato der dato plassholder var.

Figur B: Sett inn et datofelt.

Start sammenslåingen

Neste trinn er å starte sammenslåingen ved å klikke på fanen Sendinger. I Start Mail Merge-gruppen klikker du på alternativet Start Mail Merge og velger Bokstaver. Det er flere alternativer som vist i figur C. Det er lurt å merke seg de forskjellige alternativene. Du kan bruke denne funksjonen til å gjøre mye mer enn bare å skrive ut noen få skjemabokstaver.

Figur C: Sjekk ut alle disse flettingsalternativene.

Deretter klikker du på Velg mottakere og identifiser Excel-arbeidsmappen for nye medlemmer som inneholder alle detaljene om hvert nytt medlem som følger:

  1. Etter å ha klikket på Velg mottakere, velger du Bruk en eksisterende liste fra rullegardinmenyen.
  2. Bruk den resulterende dialogen til å finne og velg deretter detaljfil. I dette tilfellet er det en Excel-arbeidsbok ( figur D ).
  3. Klikk Åpne. Identifiser det aktuelle arket og klikk OK i den andre dialogboksen. Excel bemerker riktig at dataområdet (et tabellobjekt i dette tilfellet) har overskrifter (Dette er et alternativ du kanskje må fjerne merket for.)

Figur D: Velg detaljfil.

Kartlegge feltene

Word vet hvor detaljene kommer fra. Nå må du fortelle Word hvor du skal sette inn disse detaljene i maldokumentet. Før du kan gjøre det, må du kartlegge plassholdere til spesifikke felt i Excel-fildetaljene. I dette tilfellet snakker vi om et sett med forhåndsdefinerte plassholdere, og ikke tekstplassholderne du skrev når du opprettet maldokumentet.

For å starte kartleggingen, klikk på Match felt i gruppen Skriv og sett inn felt. Som du ser i figur E, er Word i stand til å matche noen få for deg fordi navnene - by, stat og postnummer - samsvarer. Du vil merke at Word har en lang liste over mulige felt, og dokumentet vårt har bare noen få tekstplassholdere. Ikke bekymre deg for feltene uten matchende plassholder; du kan ignorere dem helt.

Figur E: Du må matche detaljfeltene til Word-flettefeltene.

La oss matche det vi kan. Velg første fornavn fra rullegardinmenyen. Velg første etternavn ( figur F ) fra rullegardinlisten Etternavn.

Figur F: Velg et Excel-felt for å kartlegge det til et flettefelt.

Bruk figur G som retningslinje, kartlegge etternavnfeltene. Word passet by, stat og postnummer for deg.

Figur G: Kartlegg hva du kan.

Sett inn flettefelt

Når feltene er kartlagt, er du klar til å begynne å sette inn flettingsfelt i det faktiske dokumentet for å erstatte tekstholderne du la til da du opprettet malen. La oss starte med medlem:

  1. Velg medlem.
  2. Klikk på Sett inn flettefelt i gruppen Skriv og sett inn felt, og velg M_1st_First_Name-felt fra den resulterende listen ( figur H ). Denne rullegardinlisten viser alle feltene fra Excel-arket.
  3. Trykk på mellomromstasten for å sette inn et mellomrom mellom for- og etternavn.
  4. Gjenta deretter trinn 2 for å sette inn M_1st_Last_Name-feltet.

Figur H: Kombiner de to kartlagte navnefeltene for å opprette navnelinjen i adresseblokken.

Fortsett å bytte ut tekstholderne med feltfeltet for adresse, by, stat og postnummer. Husk å sette inn mellomrom og tegnsetting. Ikke glem å bytte ut medlemskapstype tekstplassholder med feltet Membership_Type. Figur I viser alle de innsatte flettefeltene. Legg merke til at etter å ha satt inn flettefeltet Membership_Type, la jeg til ordet medlemskap . Det var en enkel feil som ble gjort når du opprettet malen - se hvor enkelt det er å fikse? Du kan redigere maldokumentet som på alle andre dokumenter.

Figur I: Sett inn alle nødvendige flettefelt.

Når alle flettefeltene er på plass, er du klar til å slå sammen. Før du gjør det, klikker du på Forhåndsvisning av resultater i gruppen Forhåndsvisning av resultater. Hvis du gjør det, kan du se gjennom fusjonen før du faktisk forplikter den til filer. Når du er fornøyd med at alt er på plass, klikker du på Fullfør og flett i gruppen Fullfør. Du kan lagre resultatene slik at du kan redigere eller bruke senere. Velg Rediger individuelle dokumenter, og klikk deretter OK for å bekrefte de faktiske postene. Figur J viser det første av fire nye medlemsbrev, klare til utskrift.

Figur J: Sammenslåingen genererer fire bokstaver.

Oops! Vi glemte å erstatte medlemskapsnummer plassholderen. Ikke noe problem - bare få tilgang til Word-maldokumentet, erstatt det ved å bruke instruksjonene ovenfor og kjør sammen flettet på nytt. (Tenk om du måtte ordne det i alle dokumenter.)

Noen få tips

Lagre malen som en malfil (.dotx) for fremtidig bruk - du trenger ikke starte på nytt fra bunnen av. Selv om vi faktisk ikke skrev ut brevene våre, sender du ofte flettingsresultatene til skriveren. Forsikre deg om at brevpapiret eller etikettarket ditt er klare til å gå. Når du bruker en e-postfusjon, må du først sende filen til deg selv slik at du kan se hvordan meldingen faktisk ser ut; du vil se hva mottakerne dine vil se. Du kan gjøre justeringer basert på hva du ser.

Følg med

Dette er et enkelt fletteeksempel, men funksjonen tilbyr mye mer. I en påfølgende artikkel vil jeg vise deg hvordan du genererer betingede sammenslåinger.

Microsoft Weekly Newsletter

Vær din virksomhets Microsoft-innsider ved hjelp av disse Windows- og Office-opplæringsprogrammene og våre eksperters analyser av Microsofts bedriftsprodukter. Leveres mandager og onsdager

Registrer deg i dag

Send meg spørsmålet ditt om Office

Jeg svarer på lesernes spørsmål når jeg kan, men det er ingen garanti. Ikke send filer med mindre du blir bedt om det; innledende forespørsler om hjelp som kommer med vedlagte filer, blir slettet ulest. Du kan sende skjermbilder av dataene dine for å avklare spørsmålet ditt. Vær så spesifikk som mulig når du kontakter meg. For eksempel "Vennligst feilsøk arbeidsboka mine og fikse hva som er galt", vil sannsynligvis ikke få noe svar, men "Kan du fortelle meg hvorfor denne formelen ikke returnerer forventede resultater?" kanskje. Nevn appen og versjonen du bruker. Jeg får ikke refundert TechRepublic for min tid eller kompetanse når jeg hjelper leserne, og ber heller ikke om et gebyr fra lesere jeg hjelper. Du kan kontakte meg på

Microsoft Weekly Newsletter

Vær din virksomhets Microsoft-innsider ved hjelp av disse Windows- og Office-opplæringsprogrammene og våre eksperters analyser av Microsofts bedriftsprodukter. Leveres mandager og onsdager

Registrer deg i dag

Se også

  • Office Q&A: Hvordan bruke en makro til å angi Finn standardverdier (TechRepublic)
  • Hvordan bruke Office Picture Layout-alternativer for å raskt ordne bilder (TechRepublic)
  • Hvordan bruke Excel-funksjonen for å fremheve eller slette samsvarende verdier (TechRepublic)
  • Office Q&A: Hvordan dele Outlook 365-kontakter (TechRepublic)
  • Office Q&A: Hvordan forankre bildefiler i Microsoft Word (TechRepublic)
  • 20 pro-tips for å få Windows 10 til å fungere slik du vil (TechRepublic nedlasting)
  • Microsoft Office 365 for virksomheten: Alt du trenger å vite (ZDNet)
  • Programmeringsspråk og dekning av karriereressurser for utviklere (TechRepublic på Flipboard)

© Copyright 2021 | pepebotifarra.com