Hvordan gjøre vanlige sparklines til meningsfull informasjon med noen få enkle formater

Bilde: Andrey Popov, Getty Images / iStockphoto

Diagrammer er et flott visuelt verktøy for å dele informasjon raskt - et blikk, og poenget blir gjort. Selv med Excel's fleksible innebygde verktøy kan det dessverre være litt tidkrevende å lage meningsfylte diagrammer. Det er her diagrammer i cellen, for eksempel sparklines, er nyttige. Med noen få raske klikk kan du legge inn et diagram ved siden av dataene. For å forbedre og til og med påvirke lesbarheten, kan du bruke noen få enkle formater - alle klikkvalg. Ingen angst, bare klikk. I denne artikkelen skal jeg vise deg hvordan du lager sparklines og finjustere dem for å forbedre effekten.

Mer om Office

  • 18 Excel-tips hver bruker skal beherske
  • Microsoft Office, dataanalyse, virtuell assistent topp mest ønsket jobbferdigheter
  • Ansettingssett: Microsoft Power BI-utvikler (TechRepublic Premium)
  • Abonner på vårt Microsoft Weekly nyhetsbrev

Jeg bruker Office 365 Excel (desktop) på et Windows 10 64-biters system, men denne funksjonen er tilgjengelig i Excel 2010 og 2013. Du kan jobbe med dine egne data eller laste ned demonstrasjonen .xlsx-filen. Du kan vise gnister i nettleseren, men du kan ikke opprette eller endre dem.

https://www.zdnet.com/article/microsoft-office-365-for-business-everything-you-need-to-know/

Enkelt visuelt

Foruten deres visuelle innvirkning, er det lett å legge inn sparklines: Velg en kolonne ved siden av dataene, klikk på Sett inn-fanen og klikk deretter på et alternativ i Sparklines-gruppen. Ferdig. Nesten øyeblikkelig har du en visuell fremstilling som forteller historien til dataene raskere enn selve dataene. La oss jobbe gjennom et raskt eksempel ved å bruke dataene i figur A :

  1. Velg tilstøtende celler - i dette tilfellet er det P3: P6.
  2. Klikk på kategorien Sett inn, og klikk deretter Linje i gnisterlinjegruppen.
  3. I den resulterende dialogen, identifiser dataområdet, C3: 06.
  4. Klikk OK.


Figur A: Identifiser dataområdet.

Som du ser i figur B, innebar det bare noen få klikk å legge inn en enkel trendlinje for hver region. Du kan stoppe her, men med bare litt innsats kan du forbedre standardlinjene.


Figur B: Standardtrendelinjene gir visuelt innsyn i dataene.


Fudge ... litt

Den enkleste måten å formatere de innebygde linjene på, krever ikke noe format i det hele tatt: Bare juster bredden på kolonnen og / eller høyden på raden. Figur C viser noen få eksempler. En trendline viser fremgang over en bestemt periode, og den ligner på linjealternativet vi nettopp brukte. Ved å endre bredde eller høyde, kan vi endre perspektiv. For eksempel, ved å endre bredden, virker trenden litt mindre alvorlig enn den opprinnelige linjen antydet. Ved å endre høyden på raden, tar vi igjen litt av alvorlighetsgraden. Du jukser ikke, men dette er en måte å påvirke helhetsbildet på.


Figur C: Du kan påvirke effekten ved å bruke kolonnebredde og rekkehøyde.


Hvor lavt er det?

Som det er, mangler linjene fremdeles et anker. Akkurat hvor høyt er høyt og hvor lavt er lavt? Det er ingen legende. Å legge til en akse som følger vil hjelpe:

  1. Velg de innebygde sparklinjene (P3: P6).
  2. Klikk på kategorien Design.
  3. I gruppen gruppen, klikk på alternativet Axis og velg Vis Axis. ( Figur D ).


Figur D: En akse gir innsikt.


Aksen indikerer 0, så noen av fallene betyr mer enn tap - de indikerer en mangel. Du ville ikke visst det uten aksen. På dette tidspunktet kan det være lurt å endre bredde og høyde igjen for å se hvordan det endrer perspektivet med aksen. Du kan stoppe her, men markører kan bidra til å trekke oppmerksomhet til bestemte punkter.

markører

Denne funksjonen tilbyr en rekke markøralternativer. Du kan legge til en markør til hvert punkt, men i dette tilfellet kan høye og lave poeng være mer effektive. Hvis du vil legge til disse markørene, velger du tennene og klikker på High Point and Low Point i Show-gruppen i kategorien Design. Figur E viser resultatene.


Figur E: Legg til høye og lave punktmarkører.


En akse tydeliggjør hvilke punkter som er negative, og en rød markør gir mening for disse markørene. Du kan imidlertid endre høydepunktmarkøren til grønn ved å bruke alternativet Marker Color i stilgruppen. Den grønne markøren vises imidlertid ikke like bra. Svaret er å endre linjefargen ved å bruke Sparkline Color-alternativet i stilgruppen. Figur F viser en veldig annen linje. (Det er to lave markører for Nord fordi den laveste verdien, -60, forekommer to ganger.)


Figur F: Endre markør- og linjefarger.


Til og med ting opp

Du kan gjøre mye for å påvirke perspektivet ved å formatere linjene, poengene og markørene. Men det er ett alternativ som kanskje ikke hopper ut mot deg, spesielt med det nåværende eksemplet. Høydepunktverdiene er nær rekkevidde, så la oss blande ting litt opp. Endre verdien i H3 til 400 og verdien i H6 til -100. Hvis du forventet at høye og lave poeng skulle være litt mer skille fra de andre settene, kan du bli skuffet.

Sparklines bruker som standard ikke den samme skalaen i samme sett. Så, -69 og -100 ser ut til å forekomme i det samme generelle området under aksen. Tilsvarende ser det ut til at 400, 269, 288 og 263 også er langs den samme horisontale linjen, som du ser i figur G.


Figur G: Høydepunktene 400 og 263 ser ut til å forekomme langs den samme horisontale linjen.


Heldigvis er det en enkel løsning for dette. Velg gnistene, og velg Samme for alle gnistlinjer fra rullegardinmenyen Axis (i gruppegruppen på kategorien Sett inn) i den andre delen. Velg deretter Samme for alle gnistlinjer fra den tredje delen. I vårt eksempel er forskjellen, vist i figur H, subtil, men den er der.


Figur H: Bruk den samme skalaen for alle tennene.


Det finnes en rekke formateringsalternativer, og for det meste er de selvforklarende. Bruk litt tid på å utforske til du er kjent med dem. Ta også en titt på de to andre sparklinjene: kolonne og gevinst / tap.

Microsoft Weekly Newsletter

Vær din virksomhets Microsoft-innsider ved hjelp av disse Windows- og Office-opplæringsprogrammene og våre eksperters analyser av Microsofts bedriftsprodukter. Leveres mandager og onsdager

Registrer deg i dag

Send meg spørsmålet ditt om Office

Jeg svarer på lesernes spørsmål når jeg kan, men det er ingen garanti. Ikke send filer med mindre du blir bedt om det; innledende forespørsler om hjelp som kommer med vedlagte filer, blir slettet ulest. Du kan sende skjermbilder av dataene dine for å avklare spørsmålet ditt. Vær så spesifikk som mulig når du kontakter meg. For eksempel "Vennligst feilsøk arbeidsboka mine og fikse hva som er galt", vil sannsynligvis ikke få noe svar, men "Kan du fortelle meg hvorfor denne formelen ikke returnerer forventede resultater?" kanskje. Nevn appen og versjonen du bruker. Jeg får ikke refundert TechRepublic for min tid eller kompetanse når jeg hjelper leserne, og ber heller ikke om et gebyr fra lesere jeg hjelper. Du kan kontakte meg på

Se også

  • Office Q&A: Forsvinne makroknapper og mystisk karakterkonvertering (TechRepublic)
  • Hvordan bruke grunnleggende PowerPoint-ferdigheter for å få bilder til å passe (TechRepublic)
  • Excel-tips: Tre celleformater som får overskriftstekst til å passe (TechRepublic)
  • Hvordan bruke Word mail-merge (TechRepublic)
  • Office Q&A: Hvordan bruke en makro til å angi Finn standardverdier (TechRepublic)
  • 20 pro-tips for å få Windows 10 til å fungere slik du vil (TechRepublic nedlasting)
  • Microsoft Office 365 for virksomheten: Alt du trenger å vite (ZDNet)
  • Det krever arbeid å holde dataene dine private online. Disse appene kan hjelpe (CNET)
  • Programmeringsspråk og dekning av karriereressurser for utviklere (TechRepublic på Flipboard)

© Copyright 2021 | pepebotifarra.com