Hvordan sortere og slette sett med Gmail-meldinger: 4 trinn

Video: Googles visjon for maskinlæring i G Suite Prabhakar Raghavan, administrerende direktør for G Suite for Google Cloud, om hva du kan forvente av den skybaserte pakken med arbeidsapper.

Det kan være lurt å masse slette e-post fra Gmail av mange grunner: For å fjerne meldinger som ikke er arbeidsrelaterte fra en konto, for å oppnå "innboks null" som del av en personlig produktivitetsinnsats, eller - mer dagligdags - å redusere lagringsplassen plass brukt av vedlegg. Noen forfølger # NoEmail - og begynner å behandle e-post som en flyktig kommunikasjonskanal i stedet for et permanent arkiv.

Før du begynner å slette elementer fra Gmail masse, anbefaler jeg at du eksporterer gjeldende e-postdata. For å gjøre dette, bruk Google Takeout på https://takeout.google.com. Velg "Velg ingen" -knappen, og rull deretter nedover til Mail. Flytt glidebryteren til høyre for Mail til "på". (Du kan eksportere bare noen av e-postadressene dine: Velg pil ned til venstre for glidebryteren, og velg deretter en - eller flere - Gmail-etiketter for å velge elementer merket med de etikettene som skal eksporteres.)

Velg Neste nederst på siden, og velg deretter format, filstørrelser og lagringshandling for eksporten. Vent med å starte slettingene til du enten har lastet ned eller bekreftet at den eksporterte e-posten din er lagret. (Merk: Hvis du bruker G Suite, har en administrator muligheten til å deaktivere tilgang til Takeout. Hvis det er tilfelle, snakk med administratoren om sikkerhetskopi før du begynner.)

Bruk Google Takeout til å laste ned og lagre Gmail-dataene dine før du begynner på en e-postrensing.

Etter sikkerhetskopiering kan du bla gjennom de følgende fire trinnene for å flytte sett med e-post til papirkurven i Gmail.

1. Søk

Jeg har funnet ut at det å skrive søkeord i Gmail-søkeboksen i Chrome-nettleseren på skrivebordet, er den mest effektive måten å finne og velge sett med e-poster på. Og mens Google gir deg en lang liste med søkeoperatører, foreslår jeg at du starter med følgende:

  • E-postadresse . Gå til: eller fra: etterfulgt av en e-postadresse for å finne all e-posten som er sendt til eller mottatt fra en adresse.
  • Emne . Skriv inn emne: etterfulgt av et ord (eller en setning i anførselstegn) for å finne all e-post som inneholder ordet eller setningen som er spesifisert.
  • Dato . Mens det er flere tidssøkalternativer, kan du prøve før: eller eldre_than: først. Den første lokaliserer elementer før en spesifisert data, mens den sistnevnte finner elementer som er eldre enn et visst antall dager, måneder eller år (f.eks. 3d, 1m eller 7y i henholdsvis 3 dager, 1 måned eller 7 år) fra gjeldende dato.
  • Størrelse . Finner e-post som er større enn en bestemt størrelse. For eksempel større: 20M finner elementer større enn 20Mb.

Ofte kan et enkelt søk være alt du trenger for å finne et sett e-postmeldinger du ikke lenger trenger. For eksempel trenger du kanskje ikke beholde kvitteringer fra noen leverandører (e-postadresse), aksepterte kalenderinvitasjoner (emne), e-post som er eldre enn 3 år (dato) eller store filer (størrelse) som er lagret andre steder.

Søk etter sett med e-post etter dato, emne, adresse, størrelse eller mange flere kriterier.

2. Gjennomgå og finpuss

Se gjennom søkeresultatene for å se om du ønsker å holde e-post funnet med et enkelt søk. Hvis nei, gå videre til trinn nr. 3.

Hvis du ser e-postmeldinger du ønsker å holde blant resultatene, må du avgrense søket. Du kan kombinere flere søkeord. Søk for eksempel både etter en e-postadresse og en dato:

fra: postbeskyttet eldre_than: 1y

Dette vil finne elementer som er eldre enn ett år fra dagens dato. Eller legg til et emne også, for å begrense resultatene ytterligere:

fra: postbeskyttet eldre_than: 1år emne: "Ukesmøte"

Du kan bruke tegnet for å ekskludere et søkeord (eller ord). For eksempel:

til: postbeskyttet eldre_than: 1y -tema: "Kvartalsvis gjennomgang"

Dette vil finne elementer som er eldre enn et år sendt til en spesifikk e-postadresse, men vil ekskludere e-postmeldinger med emnet "Kvartalsvis gjennomgang."

Hvis mer enn ett skjermbilde av resultater er indikert, velger du pilen øverst til høyre for å se gjennom flere skjermer med søkeresultater på e-post.

Avgrens og gjennomgang av resultatene til du er sikker på at all e-postmeldingen du har funnet, er e-post du vil slette.

3. Velg / velg alle

Merk av i boksen øverst i kolonnen over søkeresultatene for e-post for å velge all e-postmeldingen som vises.

Hvis søket ditt returnerer mer e-post enn det som vises på det gjeldende skjermbildet, vil du se en melding over listen over e-postmeldinger som gir deg muligheten til å "velge alle samtaler som samsvarer med dette søket." Klikk på ordene for å velge alle samtalene som samsvarer med søkeordene dine.

4. Flytt til papirkurven

Velg søppelikonet for å slette den valgte e-posten.

Merk av i ruten over e-postlisten for å velge alle meldingene som vises. Velg teksten over listen for å utvide markeringen til alle samtaler som samsvarer med søkekriteriene.

Gjenta for forskjellige vilkår

Gjenta søket for å finne, velge og slette så mange e-postsett du ønsker. Når jeg hjelper folk med å få kontroll over e-posten, søker vi ofte etter ting som:

  • Gamle reklamemail, nyhetsbrev og oppdateringer
  • E-post er ikke lenger nødvendig fra spesifikke klienter, leverandører eller kolleger
  • Varsler om systemstatus (f.eks. Oppdateringsvarsler og systemned / opp-varsler)
  • Utdaterte sosiale medier eller påloggingsvarsler for kontoer
  • E-post relatert til tidligere jobber (inkludert betalte og frivillige roller)

For å beholde bestemte e-postsett, kan du velge e-postmeldingen og bruke en etikett. Når du søker etter e-post for å slette, ekskluderer du elementer med den etiketten.

Tips: Bruk en etikett for å ekskludere et sett fra et søk

Ofte synes jeg det er nyttig å merke et sett med e-post slik at jeg alltid kan ekskludere det settet med e-post når jeg jobber gjennom e-slettingsprosessen. Det kan for eksempel være lurt å oppbevare all e-post fra en bestemt person (eller flere personer).

For å gjøre dette, må du først opprette en Gmail-etikett, for eksempel "Slett aldri." Søk deretter etter en kollegas e-postadresse. Velg all e-postadresse med den personen, velg deretter etikettikonet, velg etiketten du opprettet (f.eks. "Slett aldri"), og velg deretter "Bruk" nederst i kolonnen. Gjenta denne prosessen med så mange kriterier som du ønsker

Deretter, når du gjør søk, ekskluder alltid etiketter som samsvarer med det valgte settet. For eksempel:

eldre_than: 1y-etikett: "Slett aldri"

Dette vil returnere alle e-postmeldinger som er eldre enn et år, mens alle e-postmeldinger som er merket "Slett aldri."

Valgfritt: Slett papirkurven

På dette tidspunktet er du ferdig. Gmail vil fjerne elementer som er igjen i søpla etter 30 dager. Hvis du virkelig vil at ting skal slettes nå, kan du alltid navigere til papirkurven, velge alle elementene (og velge alle elementene i papirkurven) og deretter velge "Slett for alltid."

A G Suite administrator may set Gmail auto-delete policies (left). G Suite Business and Enterprise editions also allow an administrator to configure e-discovery matters and searches with Google Vault (right).

" data-credit="" rel="noopener noreferrer nofollow">

AG Suite-administrator kan angi Gmail-retningslinjer for automatisk sletting (venstre). G Suite Business- og Enterprise-utgavene lar også en administrator konfigurere e-funnsaker og søk med Google Vault (til høyre).

G Suite-kontroller

AG Suite-administrator har minst to viktige alternativer også for å administrere e-post. Først kan en administrator angi en Gmail-autoslette-policy (fra admin.google.com, logge på, deretter Apps> G Suite> Gmail> Avanserte innstillinger> Overholdelse: Automatisk sletting av e-post og chat) for meldinger som enten skal flyttes å søppel eller slette etter et spesifikt antall dager.

Administratoren kan også spesifisere at e-postmeldinger med en spesifikk etikett (eller etiketter) ikke blir automatisk slettet. For det andre kan en G Suite-administrator konfigurere Google Vault, som gir organisasjonen et sofistikert sett med kontroller for å bevare, søke og eksportere e-postkommunikasjon for juridiske og / eller overholdelsesformål. (Vault er inkludert i lisenser for Business og Enterprise Edition).

Dine tanker?

Opprettholder du en uberørt Gmail-innboks nær null? Eller arkiverer du alt for alltid? Hvor ofte sletter du sett med meldinger fra Gmail? Gi meg beskjed i kommentarene - eller på Twitter (@awolber).

Google Weekly Newsletter

Se hvordan du får mest mulig ut av Google Dokumenter, Google Apps, Chrome, Chrome OS, Google Cloud Platform og alle andre Google-produkter som brukes i forretningsmiljøer. Leveres fredager

Registrer deg i dag

Se også

  • Topp 5: Tips for å få gjennom alle uleste e-postmeldinger (TechRepublic)
  • 11 måter å treffe innboksen null (TechRepublic)
  • 5 tips for å frigjøre lagringsplass på Google-kontoen din (TechRepublic)
  • Den ultimative guide for sikkerhetskopi av Gmail (ZDNet)
  • Bruk etiketter i Gmail for bedre e-postadministrasjon (TechRepublic)
Illustrasjon: Andy Wolber / TechRepublic

© Copyright 2021 | pepebotifarra.com