Slik skifter du arbeidsplassen din fra Microsoft Office til G Suite: 4 trinn

G Suite: Hva er det, og hvordan kan det komme virksomheter til gode? Fortsatt i mørket om Googles skybaserte kontorprogramvarepakke? Her er en rask introduksjon til G Suite.

Selv om Microsoft Office fortsatt er den dominerende kontorpakken, foretar virksomheter i økende grad overgangen til Googles G Suite, delvis takket være samarbeidsevnen.

Office 365 kan skryte av rundt 120 millioner kommersielle månedlige brukere, mens bare 4 millioner bedrifter betaler for å bruke G Suite - men det tallet fordoblet seg på bare to år, og fortsetter å vokse, ifølge Google.

Hva er varmt på TechRepublic

  • Hva gjør du hvis du fremdeles kjører Windows 7
  • Python programmeringsspråk: Et jukseark
  • Bilder: De 25 beste produktene fra CES 2020
  • Famous con man Frank Abagnale: Kriminalitet er 4000 ganger enklere i dag

"G Suite vokser raskt i bedriften, stadig mer på bekostning av Microsoft, " sier Eric Shashoua, administrerende direktør i Kiwi for Gmail. Fortune 1000-selskaper er spesielt i gang med å bytte, la han til.

Å drive skiftet er det faktum at G Suite er rimeligere, og yngre ansatte har en tendens til å foretrekke Gmail for arbeid fremfor Outlook, sa Shashoua. "Google er også veldig, veldig god i samarbeidet, og Microsoft er det ikke, " sa Shashoua.

De tre faktorene som gjør det vanskelig for mange ansatte å forlate Office, er programvarens mer avanserte funksjoner, avhengighet av eldre dokumenter og frykt for endring, sa Shashoua. Det siste ender opp med å bli den mest utfordrende, la han til. "Det er atferdsendring, og det påvirker folk flest i organisasjonen, " sa Shashoua. At frykten for endring må overvinnes i ombordstigningsfasen, etter at mesterlederen er om bord, la han til.

Her er fire trinn for administrerende direktører som ønsker å skifte arbeidsplass fra Microsoft Office til Google G Suite.

1. Få lederskapsinnkjøp

Når vi undersøker store selskaper som har migrert, "er nr. 1 ting å få ledelsen til å virkelig kjøpe seg inn og ta eierskap til G Suite, " sa Shashoua. "Forsøk å få den store klipperen så høyt oppe i organisasjonen som du kan for å bruke den, å engasjere deg i den og virkelig ønske den."

Utfordringen her er at mange medlemmer av C-Suite har brukt Office-verktøy i flere tiår, sa Shashoua, og vil trenge å se fordelene med G Suite og flytte over.

"Folk har en tendens til å undervurdere hvor mye buy-in de trenger for å få i toppen av organisasjonen, " sa Shashoua. "Hvis noen bestemmer seg for å få dette inn, må de jobbe hardt for å sikre at ledelsen i selskapet forstår hvordan det fungerer."

2. Forutse ansattes motstand

Etter å ha engasjert ledelse, må CIO finne grupper av mennesker som egentlig er den laveste hengende frukten og sannsynligvis vil omfavne G Suite og bli evangelister i organisasjonen, sa Shashoua.

Finansavdelingen er ofte den vanskeligste å flytte over, ettersom de har en tendens til å bruke komplekse Excel-regneark som Google-ark ennå ikke er i stand til å replisere fullstendig, sa Shashoua.

3. Ta en mangesidig tilnærming

Ulike lommer av brukere eksisterer i hver organisasjon, og CIO må henvende seg til hver gruppe med forskjellige verktøy som vil hjelpe dem å engasjere seg, sa Shashoua.

"Den mangefasetterte tilnærmingen til forskjellige typer brukere er virkelig kritisk, " sa Shashoua. "Noen ganger gjør selskaper feilen ved å prøve å henvende seg til alle på samme måte."

For eksempel kan utøvende administratorer ha tre innbokser og kalendere de administrerer, noe som vil se veldig annerledes ut på G Suite enn i Outlook, og vil kreve nye instruksjoner.

4. Gå i faser

Bedrifter med mer enn 1000 brukere må være veldig forsiktige med å sette brukere i grupper og ombordstille dem til G Suite en gruppe av gangen, sa Shashoua. "Hvis du prøver å ta på deg hele selskapet, eller halve selskapet på en gang, vil det sannsynligvis mislykkes, " la han til.

Dette blir enda viktigere for selskaper med mer enn 1000 ansatte som er spredt over forskjellige lokasjoner.

"Jo større selskap du er, jo mer trenger du treningsklasser for dine ansatte, " sa Shashoua. Utover en innledende e-post, bør CIOs planlegge obligatoriske økter for hvordan du bruker verktøyene og håndtere vanlige problemer, la han til.

"Det er ikke enkelt å flytte et selskap til G Suite, " sa Shashoua. "Men hvis de vil, er det å ta en forsiktig og organisert tilnærming som dette noe som virkelig vil hjelpe det å fungere og fungere bra."

Google Weekly Newsletter

Se hvordan du får mest mulig ut av Google Dokumenter, Google Apps, Chrome, Chrome OS, Google Cloud Platform og alle andre Google-produkter som brukes i forretningsmiljøer. Leveres fredager

Registrer deg i dag

© Copyright 2021 | pepebotifarra.com