Hvordan beskytte Excel-formler

Bilde: Fotograf: Andrey Popov, Getty Images / iStockphoto

Formler er en av de viktigste komponentene i et Excel-ark, og som sådan fortjener - garanterer - beskyttelse. Du vil ikke at brukere ved et uhell skal endre formler og påvirke formålet med arbeidet ditt. Heldigvis kan du ved å bruke Excel's Protection-funksjon forhindre brukere i å påføre utilsiktet skade. Utover å beskytte, trenger du noen ganger å skjule formler helt. Vanligvis vil du gjøre det for å beskytte proprietær og betinget informasjon.

Den gode nyheten er at å beskytte og skjule Excel-formler er en enkel prosess, og jeg vil vise deg hvordan du gjør det i denne artikkelen. ( Merk : Denne artikkelen om å beskytte Excel-formler er tilgjengelig som en gratis PDF-nedlasting.)

Mer om Office

  • 18 Excel-tips hver bruker skal beherske
  • Microsoft Office, dataanalyse, virtuell assistent topp mest ønsket jobbferdigheter
  • Ansettingssett: Microsoft Power BI-utvikler (TechRepublic Premium)
  • Abonner på vårt Microsoft Weekly nyhetsbrev

Jeg bruker Office 365s Excel 2016 (desktop) på et Windows 10 64-biters system. Beskyttelse har imidlertid eksistert i lang tid, så du kan implementere det du lærer i eldre versjoner. Beskyttelse støttes delvis av nettleserutgaven, men du kan ikke implementere eller deaktivere den i nettleseren. Det er ingen demonstrasjonsfil; du trenger ikke en. Du kan jobbe med alle Excel-data.

La oss begynne med en advarsel

Det er viktig å avklare forskjellen mellom beskyttelse og sikkerhet. Excel-beskyttelse er ikke en sikkerhetsfunksjon. Beskyttelse er ment å forhindre at velmenende brukere skader arbeidet ditt ved et uhell. Det vil ikke beskytte sensitive og fortrolige data fra å falle i gale hender. Visste du for eksempel at noen kan kopiere data fra et beskyttet Excel-ark til en annen arbeidsbok eller til og med Google Sheets for å få tilgang til beskyttede data? Excel-beskyttelse går tapt når data er kopiert et annet sted. Det er virkelig så enkelt, så ikke gjør feilen ved å tro at et beskyttet ark er sikkert.

Vis formler

Når du lager et ark, trenger du muligheten til å legge inn og endre data og formler, slik at alt er synlig og tilgjengelig som standard. Du kan se formler i formelfeltet eller ved å trykke på F2 for redigering i cellen. For å se alle formler samtidig, som vist i figur A, kan du i tillegg bruke alternativet Vis formler. Bare klikk på fanen Formler og klikk deretter på Vis formler i gruppen Formelrevisjon. Klikk på den igjen for å vise resultatene. Eller trykk Ctrl + `(det er backtick-tegnet under tegnet tilde).

Figur A

Bruk Vis formler for å se alle formler.

Å beskytte et ark deaktiverer mange alternativer. Den deaktiverer imidlertid ikke Vis formler eller Formel-linjen. Deretter viser jeg deg hvordan du kan skjule Formel-linjen.

Skjul formelfeltet

Uten å beskytte arket, er det ingen måte å virkelig skjule formlene annet enn å skjule Formel-linjen. Vanligvis vil du ikke deaktivere Formel-linjen med mindre seerne jobber med en skrivebeskyttet fil. Hvis du vil skjule formelfeltet, klikker du bare på Vis-fanen og fjerner deretter merket for Formelbjelke i gruppen Vis. Som du ser i figur B, er formelbjelken skjult. Du kan fremdeles få tilgang til cellene, men du kan ikke se formler.

Figur B

Deaktiver Formel-linjen.

Å gjemme Formel-linjen vil imidlertid ikke beskytte formlene dine mot å bli endret eller sett på:

  • Vis formler vil fortsatt skifte formler og resultater.
  • En bruker kan aktivere Formel-linjen like enkelt som du deaktiverte den.
  • Ved å trykke på F2 for å delta i redigering i cellen vises også formelen og lar brukerne gjøre endringer.

Det er verdt å merke seg at du kan deaktivere Formel-linjen via Excel-avanserte alternativer (via Fil-menyen). Fjern merket for Vis formelrad i Vis-delen. Husk at en bruker kan endre dette alternativet like enkelt som du gjorde. Det er flott å vite at du kan skjule Formel-linjen, men det vil ikke beskytte formler. La oss se på et par celleformater som vil beskytte og skjule formler.

Beskytt og skjul formler

På cellenivå er det enkelt å både beskytte og skjule formler ved hjelp av enkle formater - om enn ikke et format i tradisjonell forstand. For å illustrere, la oss løpe gjennom et raskt eksempel:

  1. Velg først cellene med formler du vil skjule og beskytte, celler E4: E7 i vårt eksempelark.
  2. Høyreklikk på valget og velg Formater celler fra den resulterende undermenyen.
  3. I den resulterende dialogen klikker du på kategorien Beskyttelse.
  4. Merk av for det skjulte alternativet ( figur C ), og klikk deretter OK. Legg merke til at alternativet Låst er sjekket som standard.

Figur C

Enkle formater beskytter og skjuler formler.

På dette tidspunktet er begge formatene angitt, men ikke aktive. Du må aktivere arkbeskyttelse for å aktivere disse formatene. For å aktivere beskyttelse, klikker du på kategorien Gjennomgang og deretter klikker du på Beskytt ark i gruppen Beskytt. I den resulterende dialogen skriver du inn et passord, som vist i figur D, og klikker OK. Bekreft passordet og klikk OK. Som du ser i figur E, kan du ikke se formelen i formelfeltet.

Figur D

Skriv inn et passord som er lett å huske for nå.

Figur E

Formlene er ikke synlige.

Ved å låse og skjule formlene, forhindrer du brukere i å endre og se på formelen. Dette er nok til å forhindre at meningsfulle brukere ikke utilsiktet skader arbeidet ditt.

Imidlertid, hvis du åpner en beskyttet Excel-fil i nettleserutgaven, kan du se skjulte formler, men du kan ikke endre dem. For de fleste ark overdrives skjulformler, men implementeres enkelt. Det er viktig å merke seg at låsing er standard, (trinn 4 ovenfor), så du må låse opp celler du vil at brukerne skal ha tilgang til før du beskytter arket, i stedet for omvendt. Du må låse opp inputceller.

Bruk skrivebeskyttet eiendom

Du kan omgå beskyttelsen helt hvis du ikke bryr deg om å skjule formler. For å gjøre det, passordbeskytter hele filen som følger:

  1. Velg Lagre som fra Fil-menyen.
  2. Klikk på koblingen Flere alternativer under kontrollene for navn og filtype.
  3. Klikk på Verktøy-rullegardinmenyen (ved siden av Lagre-knappen) og velg Generelle alternativer.
  4. I den resulterende dialogen skriver du inn et passord i passordet for å endre kontroll ( figur F ) og klikker OK.
  5. Skriv inn passordet på nytt for å bekrefte, og klikk OK.

Figur F

Passordbeskytt filen, slik at brukere kan vise, men ikke kan endre den.

Hvem som helst kan åpne og se på dataene, men bare de som kjenner passordet kan endre innholdet - du beskytter formlene og alt annet. Men husk at seere kan se formlene.

Problemer å vurdere

I den tidligere advarselsdelen nevnte jeg at brukere kan omgå beskyttelsen ved å kopiere data til en annen arbeidsbok eller et annet program. Den gode nyheten er at denne metoden bare kopierer data, ikke formler. Du kan imidlertid forhindre dette bruddet med en enkel formateringsinnstilling; ikke la brukere velge beskyttede celler.

Figur D viser flere alternativer som gir beskyttelsesfunksjonen fleksibilitet. Spesielt blir de to første, Velg låste celler og Velg ulåste celler, sjekket som standard. Ved å fjerne merket for Velg låste celler, kan du forhindre brukere i å velge og kopiere data i disse cellene til et annet program. Krise avverget - slags.

Tillatelse til å kopiere hele arbeidsboken er et annet problem. Hvis du for eksempel åpner en beskyttet Excel-fil i nettleserutgaven, kan du se skjulte formler. Du kan ikke endre låste celler - nettleseren støtter denne beskyttelsen. Imidlertid vil brukere kunne se formlene dine. Du trenger hjelp fra systemansvarlig for å hindre brukere i å kopiere Excel-arbeidsboka.

Microsoft Weekly Newsletter

Vær din virksomhets Microsoft-innsider ved hjelp av disse Windows- og Office-opplæringsprogrammene og våre eksperters analyser av Microsofts bedriftsprodukter. Leveres mandager og onsdager

Registrer deg i dag

Send meg spørsmålet ditt om Office

Jeg svarer på lesernes spørsmål når jeg kan, men det er ingen garanti. Ikke send filer med mindre du blir bedt om det; innledende forespørsler om hjelp som kommer med vedlagte filer, blir slettet ulest. Du kan sende skjermbilder av dataene dine for å avklare spørsmålet ditt. Vær så spesifikk som mulig når du kontakter meg. For eksempel "Vennligst feilsøk arbeidsboka mine og fikse hva som er galt", vil sannsynligvis ikke få noe svar, men "Kan du fortelle meg hvorfor denne formelen ikke returnerer forventede resultater?" kanskje. Nevn appen og versjonen du bruker. Jeg får ikke refundert TechRepublic for min tid eller kompetanse når jeg hjelper leserne, og ber heller ikke om et gebyr fra lesere jeg hjelper. Du kan kontakte meg på

Se også

  • Normalisering av utenlandske data for Access (TechRepublic)
  • 2 måter å raskt kopiere grafiske filer i Word eller PowerPoint (TechRepublic)
  • 9 måter å rengjøre utenlandske eller importerte data (TechRepublic)
  • Office Q & A: Validering krenkere og Windows Rask tilgang (TechRepublic)
  • Hvordan beskjære bilder i Microsoft PowerPoint (TechRepublic)
  • Microsoft legger til ny geografi, lager datatyper i Excel (ZDNet)
  • Microsoft Office 365 for virksomheten: Alt du trenger å vite (ZDNet)

© Copyright 2021 | pepebotifarra.com