Hvordan lage egendefinerte gallerier og kategorier for å kontrollere organisering i Word-dokumenter

Bilde: iStock / shironosov

Artikkelen Office Q&A: Legge til egendefinerte headers i Words Headers-galleri viser deg hvordan du bruker Word Building Blocks for å legge til tilpassede headers i Headers-galleriet, for rask tilgang. Hvis du vil forstå forholdet mellom Words Building Blocks-funksjon og gallerier, er denne artikkelen et bra sted å starte. Imidlertid er det begynnelsen - det er mer.

For bedre eller verre sorterer Word tilpassede elementer med innebygde elementer, så det kan være kjedelig å finne og velge egendefinerte elementer. Brukere skjønner kanskje ikke at de er tilgjengelige. Det er ingen innebygd måte å omplassere Words standardplassering, så jeg vil vise deg en stump-force løsning. Det er ikke pent, men det fungerer.

Mer om Office

  • 18 Excel-tips hver bruker skal beherske
  • Microsoft Office, dataanalyse, virtuell assistent topp mest ønsket jobbferdigheter
  • Ansettingssett: Microsoft Power BI-utvikler (TechRepublic Premium)
  • Abonner på vårt Microsoft Weekly nyhetsbrev

Jeg bruker Office 365s desktop-utgave av Word på et Windows 10 64-biters system, men denne teknikken vil fungere i tidligere versjoner. Nettlesergallerier har grenser; tilpassede byggesteiner som du legger til i gallerier, vil ikke være tilgjengelige i nettleseren. Det er ingen demonstrasjonsfil fordi du ikke trenger en. Denne artikkelen forutsetter at du er kjent med gallerier og hvordan du oppretter en enkel overskrift.

Merk: Denne artikkelen er den andre delen i en tredelt serie. Du finner de første og tredje artiklene her:

  • Office Q&A: Legge til tilpassede headers i Word's Headers gallery
  • Slik legger du til tilpassede gallerier i Words QAT og bånd for rask tilgang

Legg til det tilpassede elementet

Du kan bruke denne teknikken for å legge til elementer i de fleste gallerier, men vi jobber med den tilpassede overskriften vist i figur A. I hele denne artikkelen refererer begrepet element til alt tekst eller grafisk innhold du kanskje legger til i et galleri; en topptekst er en spesifikk type element.

For å komme i gang kan du legge til den tilpassede overskriften ( figur A ) i overskriftsgalleriet som følger:

  1. Når overskriften er åpen i redigeringsmodus, trykk Ctrl + a for å velge alt i overskriften.
  2. Klikk på Sett inn -fanen, og velg deretter Lagre valg i hurtigdelegalleri ( figur B ) fra hurtigdeler-rullegardinmenyen (det er i tekstgruppen). Eller trykk Alt + F3.
  3. I den resulterende dialogen, gi byggesteinen et meningsfylt navn. Når du navngir et element, må du huske at galleriet viser dem i alfabetisk rekkefølge.
  4. Velg Overskrifter fra rullegardinlisten Galleri ( figur C ). Kategoriinnstillingen er standard for innebygd; vi diskuterer denne innstillingen senere.
  5. Du trenger ikke endre noen andre innstillinger, så klikk OK.

Figur A

Susan Harkins
Vi legger til denne tilpassede overskriften i Word's Headers-galleri.

Figur B

Lagre den tilpassede overskriften som en byggestein.

Figur C

Lagre kundeoverskriften i Headers-galleriet.

Hierarkiproblemet

Etter å ha lagt til overskriften som en byggestein i Headers-galleriet, er den nå tilgjengelig for alle dokumenter - nye og gamle. Åpne det ved å åpne et nytt dokumenthode. Klikk deretter Header i Header & Footer-gruppen i kategorien Contextual Design. Figur D viser de innebygde topptekstene først, men vi kalte elementet TR Logo, så det er alfabetisk nær bunnen av listen. Tommelen ned for å se den.

Figur D

Word sorterer gallerielementer alfabetisk i hver kategori.

Fordi den nye tilpassede overskriften er utenfor synet, er du kanskje ikke klar over at den er tilgjengelig. Mest sannsynlig vil du ha lettere tilgang enn dette.

Løsning 1: Den enkle måten

Hvis elementet ditt sorteres til bunnen av den innebygde listen, er det åpenbare svaret å navngi elementet slik at det sorteres til toppen av listen. Hvis du er den eneste brukeren, kan du navngi den AAA, og stoppe her. På den annen side kan ikke AAA, AAB, AAC, og så videre være meningsfylte navn og forvirring. Oppsiden er at du kan se den faktiske overskriften i galleriet, så det er ikke noe problem å velge etter syn fremfor navn. De fleste av oss vil ikke ha nok tilpassede overskrifter til at navn kan spille noen rolle.

Løsning 2: Stump kraft

De fleste gallerier tilbyr to kategorier: Innebygd og Generelt. Kategorier sorterer også alfabetisk; det betyr at den innebygde kategorien er nær toppen av galleriet og før kategorien Generelt. Den innebygde kategorien installeres med flere grunnleggende elementer; Generelt er ofte tomt. Hvis det ikke er noe element, viser ikke galleriet kategorihovelen.

Hva alt det betyr er dette: Å legge til den tilpassede overskriften i kategorien Generelt hjelper ikke. Faktisk skyver den den tilpassede overskriften lenger ned i galleriet.

Hvis det ikke er akseptabelt å navngi den egendefinerte overskriften AAA, kan du opprette en ny kategori som vil sortere over innebygd og legge dine tilpassede overskrifter til den på følgende måte:

  1. Velg den egendefinerte overskriften og legg til som et utvalg som du gjorde før, ved å velge Lagre valg i Quick Parts Gallery.
  2. Navn overskriften i den resulterende dialogboksen, og velg Topptekster fra rullegardinmenyen Galleri, som du gjorde før.
  3. Velg Opprett ny kategori fra rullegardinmenyen.
  4. I den resulterende dialogen, navngi den tilpassede kategorien _Custom Headers ( figur E ) og klikk OK to ganger. (Navnet inkluderer en understrekningsprefiks; det er ikke en skrivefeil.)

Figur E

Opprett en tilpasset kategori.

Navnet _Custom Headers kombinerer to atferd. For det første tvinger understrekingen Word til å sortere kategorien øverst på listen; understrekingen sorteres før alfabetegn. For det andre er Custom Headers et meningsfylt navn. Vi har det beste fra begge verdener - et meningsfylt navn som sorteres til toppen av galleriet, som vist i figur F. Innenfor den nye kategorien vil Word sortere dine tilpassede overskrifter alfabetisk.

Figur F

Denne tilpassede kategorien sorteres til toppen av galleriet.

Men...

På dette tidspunktet tenker du kanskje at du kan omgå den tilpassede kategorien. Bare legg til det egendefinerte elementet i den innebygde kategorien, og legg understreketegnet til elementets navn. Strålende! Bortsett fra, det vil ikke fungere. Tredjeplassen er det beste du kan håpe på. Når det gjelder Header-galleriet, bruker de to blanke elementene de to første stillingene. Hvis du navngir din egendefinerte topptekst _TR-logo og legger den til i den innebygde kategorien, vil _TR-logoen sortere til tredje plassering, under de tomme alternativene.

Hvis du bare har ett eller to tilpassede elementer, kan dette være et alternativ for deg. Hvis du har flere, vil de raskt falle av skjermen og ut av syne, igjen. Uansett, vurder bekvemmeligheten med å korrigere alle dine tilpassede elementer i en tilpasset kategori - det er verdt det ekstra trinnet selv om du bare har noen få tilpassede elementer.

Gallerioppstilling

Hvis du prøver å legge til tilpassede elementer i gallerier, er sjansen stor for at du vil ha rask og enkel tilgang til dem også. Ved å opprette en ny kategori som sorteres til toppen av galleriet, vil dine tilpassede elementer komme først på rad.

Microsoft Weekly Newsletter

Vær din virksomhets Microsoft-innsider ved hjelp av disse Windows- og Office-opplæringsprogrammene og våre eksperters analyser av Microsofts bedriftsprodukter. Leveres mandager og onsdager

Registrer deg i dag

Send meg spørsmålet ditt om Office

Jeg svarer på lesernes spørsmål når jeg kan, men det er ingen garanti. Ikke send filer med mindre du blir bedt om det; innledende forespørsler om hjelp som kommer med vedlagte filer, blir slettet ulest. Du kan sende skjermbilder av dataene dine for å avklare spørsmålet ditt. Vær så spesifikk som mulig når du kontakter meg. For eksempel "Vennligst feilsøk arbeidsboka mine og fikse hva som er galt", vil sannsynligvis ikke få noe svar, men "Kan du fortelle meg hvorfor denne formelen ikke returnerer forventede resultater?" kanskje. Nevn appen og versjonen du bruker. Jeg får ikke refundert TechRepublic for min tid eller kompetanse når jeg hjelper leserne, og ber heller ikke om et gebyr fra lesere jeg hjelper. Du kan kontakte meg på

© Copyright 2021 | pepebotifarra.com