Fem Word-tips som kan endre livet ditt

De fleste av oss har ikke tid til å oppdage alle inn og ut på programvaren vi bruker til daglig. Vi lærer på farten, vi henter av og til et tips eller snarvei, og pløyer gruvig gjennom hjelpesystemet når vi absolutt må.

Men noen ganger kan bare noen få små triks gjøre en stor forskjell. Å slå av en irriterende funksjon, lære et tastaturtriks som omgår tre dialogbokser, eller dra nytte av et uoversiktlig alternativ kan spare deg for noen hodepine og mye tid. Vil de virkelig endre livet ditt? Det kan være en strekning. Men de kunne det. Prøv disse tipsene for størrelse og gi beskjed.

Merk: Denne artikkelen er også tilgjengelig som PDF-nedlasting.

1: Gjør vertikale tekstvalg

Vanligvis velger vi tekst horisontalt - et ord, en serie ord, et avsnitt - fra venstre mot høyre eller omvendt. Men noen ganger må utvalget være vertikalt. Anta for eksempel at du ville slette de ledende tegnene i figur A.

Figur A

For å gjøre et vertikalt valg, hold nede Alt mens du drar nedover gjennom teksten du vil utheve. Figur B viser kolonnen med uønskede tegn valgt med denne teknikken. Trykk Slett og klikk, de er borte.

Figur B

Selv om vi valgte tekst på begynnelsen av linjene i dette eksemplet, kan du gjøre vertikale valg hvor som helst på siden.

Merk: Noen brukere har rapportert at Forskningsruten vises når de prøver denne valgsteknikken. Her er hemmeligheten: Slipp Alt -tasten før du slår på museknappen. Word skal beholde utvalget. Hvis du holder nede Alt men slipper museknappen, kan Word tenke "Alt -klikk" og åpne Forskningsruten som svar.

2: Angre automatiske endringer du ikke vil ha

Som standard pålegger Word mange endringer på teksten du skriver inn i et dokument. For eksempel kan det konvertere en nettadresse til en hyperkobling, erstatte rette apostrofer og anførselstegn med de krøllete kollegene, eller gjøre et par bindestrek til en emnestrek. Hvis det er en kjærkommen bekvemmelighet, er du i god form. Hvis du vil undertrykke disse endringene, kan du deaktivere dem. Se 10 irriterende Word-funksjoner (og hvordan du slår dem av) for detaljer. Men hvis du bare ønsker å forhindre disse endringene fra tid til annen, kan du nå Undo-kommandoen - Ctrl Z. Angre er ikke bare for å reversere noe du har gjort; det angre også noen av handlingene Word tar. Vil du ikke at det er noe strek? Når Word setter det inn, trykker du på Ctrl Z og endrer det tilbake til bindestrekene du hadde tenkt å legge inn.

3: Kvitt deg med en vedvarende grense

Denne pannen-smacking-løsningen tjente betydelig takknemlighet fra stymmet TechRepublic-lesere da Susan Harkins først leverte den. Word tilbyr et til tider hendig alternativ som lar deg sette inn en ramme automatisk. Skriv inn tre bindestrek på en tom linje og trykk Enter. Hvis alternativet er aktivert, erstatter Word bindestrek med en horisontal linje. Du kan bli kvitt det hvis du trykker på Ctrl Z etter at Word har satt det inn (se over). Men hvis du prøver å velge grensen og slette den, er du heldig. Du har ikke å gjøre med et linjeobjekt her. Word har brukt bunngrensformatet på avsnittet.

Hvis du vil fjerne dette formatet i Word 2003, klikker du på avsnittet og velger Ingen kant fra rullegardinlisten Grenser på formateringsmenyen. I Word 2007/2010, klikk på avsnittet og klikk deretter på kantknappen i avsnittgruppen på Hjem-fanen. Bare velg Ingen kant fra nedtrekkslisten ( figur C ).

Figur C

Hvis du liker den automatiske grensefunksjonen, er her et bonustips: I tillegg til å skrive inn tre bindestrek for å bruke en bunnkant (3/4-punkt), kan du utløse forskjellige kantlinjer. Typing:

  • Tre tilde tegn (~) vil opprette en bølget linje.
  • Tre understrekede tegn (_) vil opprette en 1, 5-punkts linje.
  • Tre stjerner (*) vil opprette en stiplet linje.
  • Tre like tegn (=) vil skape en dobbel linje.
  • Tre kilos tegn (#) vil gi en "tynn tykk tynn" linje.

4: Flytt valgt tekst opp eller ned

Dette tipset er sannsynligvis mest nyttig når du jobber i en tabell, selv om du også kan bruke det til å ordne avsnitt utenfor et bord. La oss si at du bestemmer deg for at den tredje raden i et bord skal være den øverste raden. Bare klikk på den tredje raden, hold Alt Shift nede og trykk pil opp to ganger. Hver gang du trykker på piltasten, vil Word flytte raden oppover. Du kan velge flere sammenhengende rader for å flytte dem som en blokk, og du kan bruke pil ned-tasten hvis du vil flytte tekst ned i stedet for opp.

Det blir litt vanskelig å bruke denne snarveien hvis du flytter store tekststykker utenfor et bord. Det er lett å miste oversikten over hva som blir flyttet dit, og du kan synes det er lettere å ta en standard klipp-og-lim-tilnærming i de situasjonene. Men når teksten er liten og håndterbar, er snarveien stor. Hvis du for eksempel trenger å flytte et element opp eller ned i en punktliste eller nummerert liste, kan du bare klikke i varens avsnitt og bruke Alt Skift og piltastboksen for å flytte elementet til ønsket sted.

5: Lagre endringer i alle åpne Word-dokumenter samtidig

Denne enkle teknikken kommer godt med når du jobber i flere dokumenter og vil forsikre deg om at du har lagret endringene til dem alle. Jeg bruker den som oftest når jeg har gjort en endring i en mal og vil ha en rask måte å lagre den endringen på.

I Word 2003 og tidligere er det bare å trykke på Skift -tasten og trekke ned Fil-menyen. Word viser kommandoen Lagre alle på menyen, over Lagre som-kommandoen. Velg Lagre alt, og Word ber deg om å lagre hvert dokument (eller mal) som har endringer som ikke er lagret. Dette er mer effektivt enn å måtte navigere til hvert enkelt dokument og klikke på Lagre.

Hvis du bruker Word 2007/2010, vil dette ikke fungere. Men du kan legge til kommandoen Lagre alle i hurtigtilgangsverktøylinjen:

  1. Klikk på Office-knappen (File in 2010) og klikk på Word Options (Alternativer i 2010).
  2. Klikk på Tilpass i venstre kolonne (Quick Access Toolbar in 2010).
  3. Velg kommandoer som ikke er i båndet fra rullegardinlisten Velg kommandoer fra.
  4. Bla nedover og velg Lagre alle.
  5. Klikk på Legg til-knappen, og klikk deretter OK.

Tilleggsressurser

  • 10+ mindre kjente snarveier for formatering av Word-tekst
  • 10+ hurtigtaster for å legge inn spesialtegn i et Word-dokument
  • 10 ting jeg aldri kan finne i Word 2007
  • De 10 mest nyttige snarveiene til Word
  • 10 obskure Word-triks som kan fremskynde vanlige gjøremål

Andre tips?

Dette er en litt tilfeldig samling av tips, men jeg bruker dem ofte (og takknemlig). Hvis du har dine egne favoritt tidsbesparende, kan du bli med på diskusjonen og dele dem med andre medlemmer.

© Copyright 2021 | pepebotifarra.com