Fem tips for sortering av Outlook-e-postmeldinger

Outlook laster ned mest e-post i innboksen, som raskt kan fylles opp. Å finne det du trenger når du trenger det, kan bli en frustrerende oppgave, men med noen få enkle å implementere sorteringsteknikker kan til og med den mest overfylte innboksen temmes.

1: Klikk for å sortere

Du er sannsynligvis kjent med sorteringsatferden click-a-header i Outlook. Når Innboksen (eller en hvilken som helst postmappe) er åpen, klikker du bare på en kolonneoverskrift (Fra, Til, Emne, Mottatt osv.) For å sortere etter dataene i den kolonnen. Klikk en gang til for å veksle mellom stigende og synkende rekkefølge. Det er en flott funksjon, men den stopper ikke der. Du kan sortere etter flere kolonner. Klikk først på overskriften til den primære kolonnen. Hold deretter Skift nede og klikk overskriften på den sekundære kolonnen. Klikk om nødvendig på nytt for å endre sorteringsrekkefølgen (mens du holder nede Skift.) Fortsett å legge til opptil fire sorteringskolonner.

Figur A viser en tofeltssortering der den primære sorteringen er fra kolonnen Fra og den sekundære sorteringen er i kolonnen Mottatt. Trekantene til høyre for hver feltittel angir typen. (En opp trekant indikerer en stigende sortering.)

Figur A

Disse meldingene blir sortert etter kolonnen Fra og deretter mottatt-kolonnen.

2: Sorter etter e-postkonto

Det er ikke vanlig, men noen ganger deler mer enn én person Outlook Innboksen. (Dette er ikke nødvendig hvis du oppretter profiler for flere brukere på samme maskin.) Dette arrangementet kan bli rotete raskt. Hvis du må tåle dette oppsettet, legger du til e-postkontofeltet og sorterer etter det.

Legg til E-postkontofeltet som følger:

  1. Høyreklikk på hvilken som helst overskrift.
  2. Velg Vis innstillinger.
  3. Klikk på Kolonner.
  4. Velg Alle postfelt fra rullegardinlisten Velg tilgjengelige kolonner fra.
  5. I listen Tilgjengelige kolonner velger du E-postkonto, som vist i figur B.
  6. Klikk på Legg til, og klikk deretter OK.

Figur B

Klikk på Legg til for å vise kontoinformasjon om hver melding.
Nå kan du sortere meldinger ved å bruke feltet E-postkonto ( figur C ). Dette er ikke den typen tips mange brukere vil trenge - men de som gjør det, vil elske det. (Hvis du bruker Outlook 2007 eller 2010, må du lage dedikerte mappesett.)

Figur C

Sorter meldinger etter konto.

3: Sorter etter kriterier ved å bruke søkemapper

Noen ganger har du motstridende behov. Anta for eksempel at du lagrer meldinger fra spesifikke avdelinger i tilsvarende mapper, men du jobber med et prosjekt som berører mer enn en avdeling. Lagrer du disse meldingene etter avsender eller etter prosjekt? Takket være søkemapper, kan du gjøre begge deler - slags. Løsningen er å lage en søkemappe og vise alle meldinger som samsvarer med tilpassede kriterier.

Gjør følgende for å opprette en søkemappe:

  1. Høyreklikk Søk mapper i navigasjonsruten og velg Ny søkemappe.
  2. I dialogboksen Ny mappe klikker du på Opprett en egendefinert søkemappe i delen Egendefinert.
  3. Klikk på Velg.
  4. I dialogboksen Egendefinert søkemappe skriver du inn et navn for den tilpassede mappen og klikker Kriterier.
  5. Bruk kategorien Meldinger for å spesifisere innhold. I figur D vil den tilpassede søkemappen vise hvilken som helst melding som refererer til prosjektet HR413 i emnet eller meldingen. Ved hjelp av andre tilgjengelige alternativer kan du utvide eller begrense søket. To ekstra faner tilbyr flere alternativer.
  6. Klikk OK tre ganger for å opprette søkemappen. Outlook vil umiddelbart søke etter meldinger som samsvarer med kriteriene du har angitt.
Figur D

Søk etter spesifikt innhold i meldinger.

Søkemapper oppdateres kontinuerlig. Når du har opprettet mappen, viser den alltid den mest oppdaterte meldingslisten.

4: Sorter etter flagg

Flagg er en enkel måte å merke en e-post raskt og så glemme den - i det minste for en stund. Legg til flagg i innkommende og utgående meldinger du vil henvise til senere. Bare klikk på flaggikonet (sannsynligvis til høyre). Standardfargen er rød, men som du kan se i figur E, er det mange alternativer.

Figur E

Standard flaggfarge er rød, men du kan tilordne flere farger til tilpassede kategorier.

For å se alle merkede meldinger klikker du bare på kolonneoverskriften.

5: Slett!

Det siste sorteringstippet er ikke egentlig et sorteringstips i det hele tatt - men det kan likevel lette e-posten din sortering elendighet. Forsøk å redusere antall meldinger i innboksen og andre tilpassede mapper. Regelmessig - og hver eneste dag er det ikke så ofte du får mye e-post - bruk noen minutter på å slette meldinger du ikke lenger trenger. Slett unødvendige e-poster i det øyeblikket de kommer. Slett meldinger mens du svarer på dem, med mindre du trenger å opprettholde en korrespondansespor. Gjør dette til en del av rutinen din og ikke trekk den løs. Når alt kommer til alt, kan fjell av meldinger styre selv de beste sorteringspraksisene.

© Copyright 2021 | pepebotifarra.com