Fem tips for å unngå dataregistreringsfeil i Excel

Du kan bruke mye tid på å legge inn formler og formateringsområder, men alt hardt arbeid er bortkastet hvis noen legger inn en upassende verdi. Vanligvis kan du fikse denne typen feil - hvis du fanger dem. Men det mest praktiske du kan gjøre er å unngå dem helt. Følgende tips hjelper deg med å eliminere dataregistreringsfeil og beskytte gyldigheten av dataene dine.

1: Valider inntastingsverdier

Ved å bruke Excel's Data Validation-funksjon kan du eliminere upassende data. Du angir betingelsene en verdi må oppfylle, og Excel avviser verdier som ikke oppfyller disse betingelsene. Figur A viser et enkelt eksempel på å begrense inndataverdier til bare desimalverdier mellom 0, 01 og 0, 99. For å få tilgang til denne funksjonen, klikker du på kategorien Data og deretter på rullegardinmenyen Datavalidering i gruppen Dataverktøy. Alternativet Tillat tilbyr flere valideringsalternativer (som er selvforklarende).

Figur A

Valider inndataverdier for å begrense feil.

Du kan finjustere prosessen ved å vise en nyttig melding for å forklare hvorfor Excel avviste inngangsverdien. Denne funksjonen er uunnværlig når du distribuerer et ark til andre.

2: Gi en liste

Validering av datainndataverdier er en måte å begrense dataregistreringsfeil på, men det er ikke idiotsikkert. Du kan for eksempel tilordne en regel som begrenser oppføringer til en desimalverdi, men brukeren kan fremdeles legge inn feil desimalverdi. Når inndataverdier tilhører et kjent sett, oppretter du en liste som ligner den i figur B.

(Klikk på fanen Data, klikk på rullegardinmenyen Datavalidering i gruppen Dataverktøy og velg Liste fra rullegardinmenyen Tillat.) Brukere vil velge et element fra listen og ytterligere begrense mulighetene for å introdusere feil i arket. Du kan bruke en liste til å legge inn data i en enkelt celle eller et område.

Figur B

Listen i B1 er basert på etikettene i A6: A9; Hvis du endrer en verdi på arknivå, vil Excel også oppdatere listen.

3: Bruk autofullfør

Excel's AutoComplete-funksjon samsvarer med tidligere oppføringer med gjeldende input. Så snart inngangsverdien samsvarer med en eksisterende verdi (i et sammenhengende område med én kolonne), prøver Excel å fullføre den gjeldende oppføringen. Figur C viser et eksempel. I dette tilfellet må du angi HR6 for å matche en eksisterende verdi fordi det er to HR-verdier. Hvis den foreslåtte verdien er den riktige, trykk Enter for å godta den. Hvis det ikke er det, fortsett å skrive. AutoComplete reduserer dataregistrering og feil.

Figur C

Excel sin AutoComplete-funksjon prøver å fullføre inndataverdiene.

Du kan deaktivere denne funksjonen hvis du synes det er irriterende. Klikk på Fil-fanen (eller Office-knappen) og velg Alternativer. Klikk Avansert i venstre rute, fjern merket for Aktiver alternativ for automatisk fullføring for celleverdier i Redigeringsalternativene, og klikk OK. I Excel 2003 velger du Valg fra Verktøy-menyen.

4: Bruk en hurtigliste

AutoComplete er nyttig, men du må oppgi noen få verdier for å aktivere den. Du kan unngå dataregistrering fullstendig ved å bruke en hurtigliste - en kombinasjon av autofullfør og en datavalideringsliste. Verktøyet er praktisk talt uanstrengt å bruke.

Når du legger inn data i et sammenhengende område med en kolonne, trykker du på Alt + Pil ned. Excel vil vise en plukkliste med unike verdier, basert på verdiene i de foregående radene, som du kan se i figur D. (Du kan også høyreklikke og velge Velg fra nedtrekksliste.) Velg en verdi og fortsett på vei. Denne ruten reduserer dataregistreringsfeil fordi det ikke er noen inndataverdi.

Merk at plukklisten er en tekstfunksjon. Excel genererer ikke en nedtrekksliste for en kolonne med numeriske verdier.

Figur D

Denne hurtigvalglisten omgir datainnføringen fullstendig, med mindre du trenger å oppgi en ny verdi.

5: Bruk en dynamisk liste

Å legge til eller slette verdier vil ikke oppdatere elementene i en valideringsliste (# 2). I Excel 2007 og 2010 konverterer du listeelementområdet til en tabell. For å gjøre dette, velg enkel-kolonneområdet, klikk kategorien Sett inn og klikk Tabell i gruppen Tabeller. Enhver valideringsliste basert på datainndataområdet oppdateres nå når du oppdaterer inndataområdet. For eksempel oppdateres listen i C1 automatisk når du legger inn nye (og sletter eksisterende) verdier i tabellen på A1: A8.

Figur E

Listen i C1 oppdateres automatisk etter at du har konvertert inndataområdet til en tabell.

© Copyright 2021 | pepebotifarra.com