E-postavhengighet: Hvordan sparke den giftige innboksvanen

Historienes symptomer: hele tiden sjekke innboksen din, utålmodighet over svake svar, skyte av meningsløse meldinger i stedet for bare å snakke med kollegene. Hvis de høres kjent ut, kan det hende du eller bedriften din lider av e-postavhengighet, sier Monica Seeley.

Blir e-postavhengighet fort den mest utbredte plagen for å plage forretningsfolk?

  • Avhengighet - tilstanden til å bli slavet til en vane eller praksis eller til noe som er psykologisk eller fysisk vanedannende, som narkotiske stoffer, i en slik grad at opphør av det forårsaker alvorlige traumer. Kilde: www.Thesaurus.com.

Mange trodde sosiale medier ville være med på å demme opp e-post-tsunamien som folk flest opplever hver dag. Men med mengden e-postmeldinger som er spådd å øke i stedet for å falle i løpet av de neste tre til fem årene, føler flere forretningsfolk at de bare ikke kan slå seg av.

Å kurere e-postavhengighet krever et gjennomtenkt program som alle er forpliktet til Foto: Shutterstock

Denne frykten er symptomatisk ikke for den alltid tilgjengelige forretningskulturen, men snarere en mer bekymringsfull sykdom kjent ganske enkelt som e-postavhengighet.

Det er de som sjekker e-postene deres hvert par minutter - selv på møter og på ferie - og ikke føler at de kan leve uten å sjekke. En undersøkelse vi gjennomførte fant at over 60 prosent av forretningsbrukerne sjekker e-posten deres når de er borte fra kontoret.

Da de ble sonderet, sa 20 prosent at den var selvpåført slik de oppfattet at det var forventet av dem. Andre undersøkelser antyder at noen mennesker til og med sjekker e-postene sine på badet og i intime øyeblikk.

Dårlig e-postatferd er ofte bare bakgrunn som dekker mye dypere strukturelle feil - for eksempel en dårlig ledelseskultur eller mangel på tillit. E-postvolumet øker ofte i tider med usikkerhet. Personlighet er også en faktor: de som er tilbøyelige til introversitet i Myers-Briggs-termer, har en tendens til å være mer utsatt for avhengighet av e-post.

Symptomene manifesterer seg på en rekke måter. Mest utbredt er den konstante kontrollen av e-post selv ved permisjon. Når du kjører workshops, er en av de viktigste utfordringene som siteres av at sjelden brukes alternative medier.

E-post har blitt standard kommunikasjonskanal, selv når alternativer som en kort samtale ville være mer effektive. Dette mislykkes er det neste mest åpenbare symptomet på e-postavhengighet. Andre symptomer inkluderer en følelse av at du ikke kan utføre jobben din uten konstant e-posttilgang og en forventning om et øyeblikkelig svar via e-post.

Sykdommen for e-postavhengighet byr på skjulte utfordringer og kostnader for bedrifter og organisasjoner, ikke minst når det gjelder stresset det skaper og påvirker produktiviteten som helhet. Vi må alle ta en pause på et tidspunkt for å lade batteriene.

Hva er nivået på e-postavhengighet på tvers av virksomheten din? Vi har et enkelt syv-punkts undersøkelsesverktøy som du kan bruke til å teste din egen og virksomhetens eksponering for ubehag.

Hva kan vi gjøre for å håndtere infeksjonsnivået og risikoen? I motsetning til stoffrelatert avhengighet kan det tydeligvis ikke behandles med medisiner. Du må heller implementere endringer i e-postatferd. Her er noen strategier som er vedtatt av de som har begynt å prøve å utrydde e-avhengighetssykdommen.

  1. Bestem den underliggende årsaken til avhengigheten. Er det for eksempel jobbusikkerhet eller mangel på tillit hos teammedlemmer? Det er interessant at når jeg jobber med kunder, kommenterer de ofte at kundene har langt lavere forventninger til hvor raskt folk skal svare på e-post enn interne avsendere.
  2. Utvikle en kultur der folk vet at det er OK å bytte fra e-post. Kanskje til og med oppmuntre dem til å foreta en konvensjonell telefonsamtale eller i det minste slå av e-postkomponenten på mobilenheten.
  3. Lær folk om verdien og bruken av alternative medier gjennom formelle og uformelle aktiviteter. For eksempel har mange virksomheter, inkludert Intel og Atos Origin, e-postfrie perioder der folk oppfordres til å snakke først og sende e-post senere der det er nødvendig.

Å kurere e-postavhengighet skjer ikke over natten. Selv om det krever et gjennomtenkt program som alle er forpliktet til, trenger det ikke å være belastende og komplisert. Men å gjøre ingen tiltak kan være veldig kostbart med tanke på helsen til både virksomheten og dens ansatte.

Dr Monica Seeley er en internasjonal ekspert på e-postadministrasjon. Hun er tilreisende på Cass Business School, City University, og har nettopp skrevet sin tredje bok Brilliant Email utgitt av Pearson. Du kan følge hennes daglige tips og hint på e-post på Twitter.

© Copyright 2021 | pepebotifarra.com