11 tips for å levere en problemfri presentasjon

Bilde: iStockphoto.com/DGLimages

Mer om Office

  • 18 Excel-tips hver bruker skal beherske
  • Microsoft Office, dataanalyse, virtuell assistent topp mest ønsket jobbferdigheter
  • Ansettingssett: Microsoft Power BI-utvikler (TechRepublic Premium)
  • Abonner på vårt Microsoft Weekly nyhetsbrev

Nøkkelen til en vellykket presentasjon er kunnskap og forberedelse, ikke meldingen din. Nå er meldingen din den viktigste for deg, men leveringen din er viktigere for publikum. For en glippfri presentasjon, anbefaler jeg at du bruker mer tid på leveringen enn på lysbildene. I denne artikkelen vil jeg dele noen praktiske, ikke-tekniske tips som kan hjelpe deg med å garantere suksessen til neste presentasjon.

En gratis nedlastbar PDF-versjon av denne artikkelen er tilgjengelig her.

1: Gi meldingen med overbevisning

Den eneste måten å komme på toppen når alt annet mislykkes, er å være en kompetent bruker av presentasjonsprogramvaren og kjenne emnet bakover og fremover. Når alt annet går galt, vil publikum fremdeles beundre deg hvis du går fremover med selvtillit, trekker den kaninen ut av hatten og fortsetter med presentasjonen. Ingen vil bry seg om teknologien som ikke fungerte; de vil huske at du lagret hendelsen.

Det er lettere sagt enn gjort, men tilliten som kommer til å kjenne til emnet ditt vil overgå de verste feilene. Ingen teknologi kan erstatte deg, programlederen.

2: Øve, øve, øve

Å vite hvordan du skal levere meldingen din er like viktig som å vite selve meldingen. Øvelse hjelper deg å holde deg i rute. Øvelse lar deg tilpasse deg ved å legge til eller eliminere innhold på farten. Øvelse hjelper deg å takle det uventede, men du vil være den eneste som vet; publikum blir ikke klokere.

Kjenn innholdet ditt så godt at du kan opprettholde øyekontakt med publikum i stedet for å lese fra lysbildene dine (selv om et raskt blikk er i orden). Koble til publikum, så husker de meldingen din. De fleste av oss kan ikke vinge en presentasjon; Hvis du tror du kan, har du sannsynligvis feil - spør publikum neste gang du er ute.

Hvis du bruker PowerPoint, er Rehearse Timings-funksjonen i Setup-gruppen i lysbildefremvisning-fanen uvurderlig. Når du tror du er klar, kan du ansette noen kolleger for å lytte og kritisere ferdighetene dine. I stedet for mennesker, videotape deg selv og se den kritisk og ærlig.

3: Få et annet øyepar

La noen andre redigere forhåndsinnstillingen din, fordi det er vanskelig å fjerne ditt eget arbeid. Det er et psykologisk faktum. Feilene i den setningen hopper ut på deg fordi du ikke skrev den!

Når du redigerer ditt eget arbeid, vet tankene dine hva du mente å skrive, så det glanser over feil og leser hva du hadde tenkt å skrive i stedet for det du faktisk skrev. Det er et vanskelig fenomen å slå. Hvis du ikke har noen andre til å hjelpe, kan du lese 10+ måter å forbedre skrivingen din ved å redigere selv.

4: Bruk høyttalernotater

Høyttalernotater er en fin måte å holde seg på sporet. Legg nøkkelidéene, statistikken og faktaene i talerruten og henvis til dem etter behov under presentasjonen. Med høyttalernotater kan du være litt mer fleksibel med gruppen din ved å stoppe for spørsmål og andre korte diskusjoner og ha detaljene tilgjengelig som noen måtte be om, men som du ikke hadde planlagt å diskutere. Du kan ikke huske alt - vel ... det kan jeg ikke!

5: Kjenne utstyret og plasseringen

Når du bruker ditt eget utstyr, er dette enkelt. Hvis ikke, ta deg god tid før presentasjonen for å bekrefte at alt du trenger er tilgjengelig og fungerer som forventet. Gjør deg også kjent med nettstedets oppsett. Er beliggenheten lett å finne og tilgjengelig for publikum og funksjonshemmede? Hvor er stikkontaktene og bryterne?

Be om Wi-Fi-passordet og ha det klart til å gå på forhånd. Hva vil du gjøre hvis de ikke har Wi-Fi? (Jeg kan ikke en gang forestille meg.) Er du avhengig av en projektor og skjerm eller en smart-TV? Det kan være lurt å pakke en skjøteledning, en strømstripe og en rulle med duct tape (seriøst). Hvis rommet er stort, trenger du en måte å forsterke stemmen din eller lydfiler i presentasjonen din? Pakk en flaske eller to vann.

Sørg for å pakke batterier til den trådløse musen og klikkeren. Hvis du bruker PowerPoint og det verste skjer, kan du bytte ut klikkeren med laserpekeren. Bare hold nede Ctrl-tasten og klikk på venstre musetast for å aktivere den. Dette vil være litt mer arbeid enn en klikker, men det er bedre enn ingenting. Å vite enkle detaljer som dette kan redde dagen.

6: Ta en kopi av presentasjonen din

Presentasjonen din er på den bærbare datamaskinen - hva kan skje? Vel, hva hvis den bærbare datamaskinen nekter å starte opp? Kanskje batteriet er dødt eller at viften er stekt. Disse tingene skjer ikke ofte, men de skjer. Ha alltid en kopi av presentasjonen din på en flash-stasjon, og vær klar til å kommandere en annen bærbar PC. En kopi på OneDrive eller din SharePoint-side er heller ikke god nok; trådløse adaptere går dårlig.

Dette tipset høres ut som overdreven, så la meg melde seg et øyeblikk. For mange år siden tok min militære mann en regnfrakk til ørkenen. Det begynte å strømme mens han og en general dro. Min mann overrakte generalen sin regnfrakk, og generalen sa: "Harkins, du er den eneste mannen jeg kjenner som ville ta med en regnfrakk til ørkenen." Har jeg kommet med poenget mitt?

7: Kontroller at ingenting mangler

Hvis du jobber med en ny bærbar PC eller nylig har oppgradert operativsystemet eller presentasjonsprogramvaren din, kan du løpe gjennom presentasjonen minst en gang for å sikre at alt du trenger er installert og klar til å gå. Å lære at du trenger å laste ned en driver eller tilbakestille en standardinnstilling foran publikum, er ikke måten å imponere dem på.

8: Forsikre deg om at lysbildeserie som fungerer direkte

Live respons-systemer lar deg samhandle med publikum ved å oppsøke tankene dine i sanntid. Vanligvis vil nettstedet gi individuelle klikkere eller medlemmer av publikummet ditt kan bruke sine egne mobile enheter for å svare på spørsmålene dine og deretter se de kompilerte resultatene i presentasjonen din - live, som det skjer.

Det er engasjerende og mye moro, helt til et stykke av puslespillet mangler. Ikke planlegg et lysbilde med direkte respons med mindre du har full kontroll over plasseringen og utstyret.

9: Vær proaktiv når det gjelder komfort og tilgjengelighet

Vet hvor alle innganger, utganger og toaletter er. Publikummet ditt vil spørre, og du bør vite det. Ankom tidlig og sjekk at det er tilstrekkelig sitteplasser, temperaturen er behagelig og at belysningen er tilstrekkelig. Les 10 tips for å gjøre en presentasjon mer tilgjengelig for funksjonshemmede for en grundig titt på funksjonshemmingsbevissthet.

Hvis oppmøtet fremdeles er oppe i luften, kan du vurdere å tape av ryggen for å oppmuntre folk til å sitte nær fronten. Fjern teipen for å åpne de bakerste radene om nødvendig.

10: Hold deg kald

Hvis du kan holde deg i ro og fortsette når noe uplanlagt skjer, vil kanskje ikke publikum vite at noe er galt. For eksempel, hvis en lysbilde er malplassert, ikke fortell publikum med mindre du ikke har noe valg. Det kan høres uskyldig nok ut for deg, men "Hvordan kom det lysbildet dit? Det er ikke neste lysbilde!" er distraherende for publikum. Hvis Wi-Fi-tilkoblingen din bremser, er det bare å pause et sekund eller to. Du trenger ikke å trekke publikum oppmerksomhet til det. De vil ikke legge merke til, og en og annen pause lar alle et sekund absorbere det de har lært.

For de umulige øyeblikkene, vær forberedt med en ut - en anekdote utenfor mansjetten eller en improvisert spørsmål og svar pause kan fylle et tomrom til problemet er løst (av noen andre). Det er viktig å vite hva du vil gjøre på forhånd, slik at du kan skli rett inn i det uten å forårsake forvirring for publikum. Publikum vil at du skal lykkes, og de vil samarbeide hvis du forblir rolig og i kontroll.

Husk at du håper å informere publikum, men du må være litt underholder for å trekke det godt av. Det er greit å lage vitser hvis alt annet mislykkes.

11: Optimaliser de siste 30 sekundene

Du virkelig wowed dem og din korte spørsmål og svar økten gikk bra. Da sa du: "Så det er det folk; ha en god dag!" eller "Takk for at du deltok i dag; vær så snill å stoppe og kjøp produktet mitt."

Du har aldri gjort det, ikke sant?

Etter spørsmål og svar, gjenvinn kontrollen for det siste øyeblikk med et kort, men oppmuntrende tips, sammendrag, relevant tilbud eller kreativ oppfordring til handling. Det er faktisk greit å formulere budskapet eller oppdraget ditt på dette tidspunktet. Hvis du selger noe, er det ikke tid for en tonehøyde; presentasjonen din var banen.

Oppfatning

Sannheten er at oppfatningen betyr mer enn budskapet ditt. Det er litt kynisk, men sant. Hvis presentasjonsferdighetene dine - kroppsspråk, artikulasjon, øyekontakt - er gode, vil publikum etterlate seg lykkelige og godt informerte. Jeg anbefaler at du bruker mindre tid på å jobbe med lysbildene og mer tid på å presentere meldingen. Publikum vil tilgi en feil eller to; de vil ikke være like tilgivende hvis du kjeder dem eller gjør dem ukomfortable ved å avsløre din egen inkompetanse. Når du kjenner meldingen din og hvordan du deler den meldingen, vil det være forskjellen mellom middelmådighet og en flott presentasjon.

Send meg spørsmålet ditt om Office

Jeg svarer på lesernes spørsmål når jeg kan, men det er ingen garanti. Ikke send filer med mindre du blir bedt om det; innledende forespørsler om hjelp som kommer med vedlagte filer, blir slettet ulest. Du kan sende skjermbilder av dataene dine for å avklare spørsmålet ditt. Vær så spesifikk som mulig når du kontakter meg. For eksempel "Vennligst feilsøk arbeidsboka mine og fikse hva som er galt", vil sannsynligvis ikke få noe svar, men "Kan du fortelle meg hvorfor denne formelen ikke returnerer forventede resultater?" kanskje. Nevn appen og versjonen du bruker. Jeg får ikke refundert TechRepublic for min tid eller kompetanse når jeg hjelper leserne, og ber heller ikke om et gebyr fra lesere jeg hjelper. Du kan kontakte meg på

Microsoft Weekly Newsletter

Vær din virksomhets Microsoft-innsider ved hjelp av disse Windows- og Office-opplæringsprogrammene og våre eksperters analyser av Microsofts bedriftsprodukter. Leveres mandager og onsdager

Registrer deg i dag

© Copyright 2021 | pepebotifarra.com