10+ tips for å jobbe i Outlook's kalendervisning

Outlook tilbyr mange kalenderfunksjoner - mer enn mange brukere selv vet om. Disse pekerne vil hjelpe deg å benytte deg av den mest nyttige Outlook-funksjonaliteten.


Outlook's kalendervisning ligner mye på hverdagens skrivebordskalender, bortsett fra den er dynamisk. Du kan planlegge og oppdatere avtaler, arrangementer, møter og vise oppgavelister uten rotet. Med noen få tips på ermet, kan du øke produktiviteten, lette samarbeidsoppgaver og overstyre noen irriterende standarder og oppførsel.

Merk: Denne artikkelen er også tilgjengelig som PDF-nedlasting.

1: Endre standard timing

Outlook's kalendervisning er standard på 30 minutters intervaller. Det betyr at når du oppretter en ny avtale, tillater Outlook automatisk 30 minutter. Hvis de fleste av møtene dine går 30 minutter, fungerer innstillingen bra, selv om du må justere den til det tidvis oddballmøtet. På den annen side er det ineffektivt å oppdatere tidsintervallet gjentatte ganger. Hvis de fleste av hendelsene dine ikke er 30 minutter, endrer du standardinnstillingen som følger:

  1. Høyreklikk i kalendervisningen.
  2. Velg Andre innstillinger.
  3. Klikk på rullegardinlisten Tidsskala og velg et annet tidsperiodeelement, som vist i figur A. For å planlegge flere 15-minutters intervjuer med potensielle nyansatte i løpet av neste uke, velger du 15-minutters intervall. Å gjøre det er mer effektivt enn å endre hvert møte fra 30 minutter til 15.
  4. Klikk OK.

Figur A

Endre kalenderens standardperiode for møter.
Denne ruten viser en rekke innstillinger via Format-dialogboksen (figur A), men det er en raskere måte å tilbakestille tidsintervallet. Bare høyreklikk på tidslinjen og velg et intervall fra den resulterende hurtigmenyen, vist i figur B. Neste gang du oppretter en avtale, bruker Outlook den nye tidslukeinnstillingen, som vist i figur C.

Figur B

Høyreklikk på tidslinjen for rask tilgang til tidsintervaller.

Figur C

Outlook-avtaler bruker standard tidsinnstillinger.

Du kan tilbakestille tidsperioden permanent eller midlertidig. Men merkelig kan du ikke legge til en ny tidsperiode. Du må velge et av de eksisterende elementene fra rullegardinlisten (trinn 3). Dessverre er den eksisterende listen kort. Hvordan Outlook-utviklerne bestemte at 6 minutter var en mer universell setting enn 20 eller 45 minutter, er litt av et mysterium.

2: Velg en avtaletid før du oppretter en avtale

Å tilbakestille tidsintervallet for avtaler i kalendervisningen er nyttig når de fleste av avtalene dine bruker samme tid. Men det kan komme til nytte på en annen måte. Ved å velge det minste vanlige intervallet, kan du automatisere tidspunktet for nye avtaler. Du kan for eksempel angi standard tidsintervall i 15 minutter. Når du oppretter en ny avtale, må du markere så mange blokker på 15 minutter som nødvendig.

Figur D viser et blokkeringsvalg fra 11:00 til 11:45 AM - tre intervaller på 15 minutter. Bare begynn å skrive emnet til avtalen og trykk Enter. Hvis du trenger å angi flere detaljer, høyreklikker du på den valgte blokken for å åpne et nytt avtaleskjema, med tidsintervallet allerede satt. Som du ser i figur E, samsvarer standard starttid og sluttid med den uthevede blokken i figur D.

Figur D

Velg tidsblokker for nye avtaler.

Figur E

Outlook setter tid for en avtale basert på en valgt blokk.

Du trenger ikke å angi standard tidsintervaller til en bestemt enhet for å dra nytte av dette tipset. Du kan utheve en blokk før du oppretter en avtale, uavhengig av innstillingen. Imidlertid vil det være mindre tilbakestilling å ha standardintervallet for å reflektere det laveste vanlige intervallet for møtene dine når det er mulig.

3: Dra elementer til kalenderen

Du mottar sannsynligvis informasjon om møter og arrangementer via e-post. Eller kanskje disse detaljene allerede finnes i en oppgave eller journalpost. Hvis du trenger å opprette en avtale eller hendelse ut fra den informasjonen, kan du legge den inn på nytt i kalendervisningen, eller du kan gjøre det på en enkel måte - dra det eksisterende elementet til kalenderen. Når du gjør det, åpner Outlook en avtale-dialogboks som inneholder informasjon fra elementet. Hvis du for eksempel drar en e-postmelding, viser avtalsskjemaet e-postens overskrift og brødtekst.

Du må fortsatt angi riktig dato og klokkeslettinformasjon, men alt i elementet du trenger fra e-postmeldingen vil også bli kopiert til avtalen om notater. På den måten trenger du ikke kutte og lime inn eller legge inn informasjonen på nytt for å ha det hele på avtalen der du trenger den.

4: Dra avtaler fra en dag til en annen

På samme måte som å dra en e-post til kalenderen, kan du dra en eksisterende avtale fra en dag til en annen. Bare klikk på avtalen i kalenderen og dra den til en annen dag - det er så enkelt.

Men vær forsiktig når du drar en avtale til visningen Dag eller arbeidsuke. Outlook vil oppdatere avtalen for å gjenspeile den nye tidsperioden. Hvis du ikke vil endre klokkeslettet, må du slippe det til samme tidsluke for den nye dagen.

Hvis du vil kopiere i stedet for å flytte en avtale, holder du nede Ctrl -tasten mens du drar avtalen til en annen dag. Denne nyttige snarveien er mye enklere enn å lage en ny avtale når de fleste opplysningene allerede finnes i en gammel avtale. Bare flytt eller kopier den gamle avtalen og oppdater den etter behov.

Dessverre kan du ikke angre denne handlingen ved å bruke Ctrl + Z eller Angre-kommandoen på Rediger-menyen.

5: Vis antall dager du ønsker

Alle visningene har et bestemt antall dager: Dag er selvfølgelig den gjeldende dagen, så det er bare en; Arbeidsuke er fem, mandag til fredag; Uken er syv dager; og Måned viser fem hele uker, med noen dager som faller i den ene eller begge de foregående og de neste månedene.

Det er bare et tastetrykk unna å se antall dager du ønsker, opp til ni, i hvilken som helst visning. Hvis du vil se et bestemt antall dager i et bestemt visningsformat, trykker du på Alt + 0 til 9 . For å se tre dager i dagsvisningen, trykk for eksempel Alt +3, som vist i figur F. For å vise 10 dager, trykk Alt +0.

Figur F

Bruk en snarvei for å overstyre preferansen til visningen.

Å trykke på Ctrl + Z vil ikke angre denne endringen. Imidlertid er det ikke permanent. Bare klikk på passende visningsikon på standardverktøylinjen for å tilbakestille antall dager.

6: side om side

Hvis to dager er i samme uke, kan du enkelt sammenligne dem. Imidlertid faller de ikke alltid den samme uken. Heldigvis er det et enkelt triks å vise to bestemte dager side om side, og dagene trenger ikke å være sekvensielle - de kan være uker eller til og med måneder fra hverandre. For å vise to dager side om side, hold nede Ctrl -tasten og klikk på begge datoene i Date Navigator (kalenderen i navigasjonsruten). For eksempel viser figur G 14. oktober og 17. desember side om side.

Figur G

Vis eventuelle to dager side om side.

Du kan legge til flere dager i visningen. Fortsett å holde nede Ctrl -tasten mens du klikker dager i Date Navigator. Du kan også legge til en dag til en dato- eller månedsvisning. Å trykke på Ctrl + Z vil ikke angre denne endringen, men du kan klikke på riktig visningsikon på Standard-menyen for å gå tilbake til normalt.

7: Gi helgen sin grunn

Som standard viser månedsvisningen lørdag og søndag i samme kolonne, som vist i figur H. Hvis helgedagene dine fortjener litt mer oppmerksomhet enn det, kan du komprimere dem. På den måten vil Outlook vise begge dagene som to hele og separate dager i stedet for å kombinere dem i en kolonne. For å gjøre denne endringen, høyreklikk Kalendervisning og velg Andre innstillinger. Fjern merket for Komprimere helgedagalternativet i Måned-delen, og klikk OK. (Dette tipset er ikke aktuelt i Outlook 2007.)

Figur H

Outlook komprimerer begge helgedagene i samme kolonne.

8: Del kalenderen din

Exchange Server-brukere kan raskt dele kalendere, som er en viktig nøkkel til produktivitet på et travelt kontor. Ikke bruk tid på å maile og ringe for å spørre: "Er du fri ...?" I stedet kan du dele kalenderen din og sammenligne potensielle møtedatoer og -tider med andre.

Hvis du vil dele kalenderen din, klikker du på koblingen Åpne en delt kalender i navigasjonsruten i kalendervisningen. Velg en kontakt og klikk OK. Det kan ikke være enklere. Du kan vise opptil 12 kalendermapper side om side i visningen Dag, uke, arbeidsuke eller måned.

9: Åpne kalendervisning i et eget vindu

Hvis du veksler mellom visninger mye, kan det hende du synes det er enklere og raskere å jobbe med kalendervisning i sitt eget separate vindu. Denne konfigurasjonen vil redusere behovet for å trykke på navigasjonsruten for å gå frem og tilbake mellom visningene. For å åpne Kalender-visning i eget vindu, høyreklikker du på snarveien til Kalender i navigasjonsruten og velger Åpne i nytt vindu.

Du kan åpne hvilken som helst Outlook-visning i det separate vinduet - og det er det som gjør dette tipset så verdifullt. Du kan jobbe med flere individuelle vinduer som er åpne og bruke oppgavelinjen til å bevege seg frem og tilbake mellom dem, og føre deg tilbake til det nøyaktige stedet der du sist jobbet i det vinduet.

Hvis du vil lukke et eget vindu, klikker du bare på Lukk-knappen (X) i høyre hjørne av tittellinjen i det vinduet.

10: Vis kalenderelementer i Outlook i dag

Outlook Today gir en rask gjennomgang av dagens dato, som vist i figur I. For å få tilgang til denne visningen, velger du bare Personlige mapper i Alle postmapper. Hvis du er på Exchange Server, vil dette elementet lese som postkasse - navnet ditt .

Figur I

Gå gjennom dagen med et øyeblikk med Outlook Today.
Som standard viser denne visningen fem dager med avtaler, møter og hendelser i kalenderdelen. Du kan endre antall dager oppført ved å klikke Tilpass Outlook Today øverst til høyre. Hvis du gjør det, vises listen over innstillinger vist i figur J.

Figur J

Bruk disse alternativene til å tilpasse visningen av Outlook Today.

11: Vis avkortede elementer i månedsvisningen

Månedsvisning har minst mulig plass til å vise avtaler og arrangementer. Noen ganger kan Outlook ganske enkelt ikke vise hele elementet, som vist i figur K. Når du holder musen over et element, vises hele elementet, så den avkortede oppføringen er kanskje ikke en god sak. Hvis det er det, kan du imidlertid redusere skriften Månedvisningsbruk bruker som følger:
  1. Høyreklikk Kalendervisning.
  2. Velg Andre innstillinger fra den resulterende hurtigmenyen.
  3. I månedsdelen klikker du på Font-knappen.
  4. Angi en mindre skrift i den resulterende font-dialogboksen. Den minste skriften som er oppført i Størrelse-kontrollen er 8, men du kan skrive inn en mindre verdi, for eksempel 6.
  5. Klikk OK to ganger.

Figur K

Månedsvisning avkortes noen ganger elementer.

Den mindre skriften fungerer ikke alltid. Men hvis det er viktig å vise komplette oppføringer, kan du prøve. Dessverre vil ikke denne endringen redusere størrelsen på hendelser; det fungerer bare med avtaler.

12: Vis to tidssoner

Hvis du kommuniserer med mennesker i andre tidssoner, kan det være nyttig å kjenne deres lokale tid når du setter møter eller før du ringer. Heldigvis gjør Outlook det enkelt å vise to tidssoner - din lokale tid og en andre. Gjør følgende for å legge til en andre tidssone:

  1. Velg Alternativer fra Verktøy-menyen.
  2. Klikk på Kalenderalternativer i Kalender-delen.
  3. Klikk på Tidssone-knappen (nederst til høyre).
  4. Merk av for Vis et ekstra tidssone-alternativ.
  5. Skriv inn et beskrivende navn for den nye tidssonen i etikettkontrollen.
  6. Velg riktig tidssone fra nedtrekkslisten Tidssone.
  7. Klikk OK tre ganger, og Outlook viser begge tidssonene, som vist i figur L.

Figur L

Vis to tidssoner

Eller du kan bare høyreklikke på tidslinjen og velge Endre tidssone fra den resulterende hurtigmenyen.

Bruk dialogboksen Tidssone til å justere tidssonen din når du reiser. Hvis hendelser hele dagen plutselig går over to dager, ikke bekymre deg. Du kan endre begynnelse og sluttid for hver hendelse eller ignorere to-dagers spenn.


Sjekk ut 10 Things ... nyhetsbrevet

Få de viktigste fakta om et bredt spekter av teknologier, teknikker, strategier og ferdigheter ved hjelp av de kortfattede behov-til-kunnskap-listene som er omtalt i TechRepublic's 10 Things-nyhetsbrev, levert hver fredag. Registrer deg automatisk i dag.

© Copyright 2021 | pepebotifarra.com