10 tidsbesparende triks for å jobbe med Outlook-meldingsmaler

Hvis du sender den samme informasjonen eller bruker de samme stilene og formateringen gjentatte ganger, må du ikke opprette innsatsen hver gang du sender en e-post. Lag en mal og baser nye meldinger på den. Du sparer tid og reduserer potensielle inputfeil. Disse tipsene vil hjelpe deg å lage maler som fungerer for deg.

1: Lag en meldingsmal

Meldingsmaler lar deg opprette og lagre informasjon du sender regelmessig. Å lage malfiler for gjenbruk er en enkel prosess:

  1. Åpne en ny melding.
  2. Legg til teksten og bruk stiler og formatering.
  3. Klikk på Fil-fanen eller Office-knappen.
  4. Velg Lagre som i venstre rute.
  5. Velg Outlook Mal (* .oft) fra rullegardinmenyen Lagre som type.
  6. Klikk på Lagre, og Outlook lagrer malfilen i standardmappen.

Gjør følgende for å bruke en eksisterende mal:

  1. I Mail-vinduet klikker du på Hjem-fanen, velger Flere elementer fra rullegardinmenyen Nye elementer i gruppen Ny, og deretter velger du Velg skjemaer fra den resulterende undermenyen. I Outlook 2007 velger du Velg skjema i rullegardinmenyen Det nye alternativet.
  2. Velg Brukermaler i filsystemet fra rullegardinmenyen Søk.
  3. Dobbeltklikk på malen, eller velg den og klikk Åpne.
  4. Gjør de nødvendige endringene for å oppdatere meldingen og klikk på Send som du normalt ville gjort.

2: Utkast til en mal

Åpne en mal, men er mer effektiv enn å lage meldingen på nytt, tar flere trinn. Et annet alternativ er å lagre din grunnleggende melding i Utkast-mappen. Dobbeltklikk deretter meldingen i Utkast-mappen, fullfør den og klikk Fremover for å sende den. (Hvis du sender den som vanlig, vil Outlook slette meldingen fra utkast-mappen.)

Du sparer noen få trinn, men dette tipset fungerer best med begrensede meldinger. I tillegg er en melding i utkast-mappen lett å slette. Det er en flott snarvei, men bruk den med omhu.

3: Unngå doble signaturer

Når du oppretter malfiler, må du ikke lagre en manuelt lagt inn signatur med malen hvis du har en autosignatur aktivert. Outlook har ingen måte å vite at teksten nederst i malmeldingen din er en signatur. Meldingene dine vil ende opp med to underskrifter. Det er ingen løsning; slett tekstsignaturen fra malen eller deaktiver autosignaturen.

4: Bruk et raskt trinn

Maler er ikke den eneste måten å få tilgang til aksjemeldinger. Du kan opprette et raskt trinn (nytt i Outlook 2010) i stedet. Klikk på kategorien Hjem, og gjør deretter følgende:

  1. I alternativet Quick Steps velger du alternativet Create New.
  2. Skriv inn et navn på det nye hurtigtrinnet.
  3. Velg Ny melding i Svar-delen fra rullegardinlisten Velg en handling.
  4. Klikk på Vis alternativer.
  5. Skriv inn malteksten.
  6. Velg en forhåndsdefinert snarvei fra hurtigmenyen, hvis du vil ha en.
  7. Klikk på Fullfør.

Hvis du vil bruke Quick Step-meldingen som en mal, velger du den fra alternativene i Quick Steps-gruppen - hvis du velger den, åpnes den generelle meldingen. På dette tidspunktet kan du fylle ut all gjenværende informasjon før du sender.

5: Legg til maler i 2010-båndet

Hvis du har flere maler, legger du til en tilpasset gruppe i båndet for enkel tilgang. Det første du trenger er en makro; bruk følgende underprosedyre som en veiledning:

 Sub OpenCustomTemplate () 

'Åpne mal fra en makroknapp

lagt til båndet.

Angi myFolder = Session.GetDefaultFolder (olFolderInbox)

Angi myItem = myFolder.Items.Add ("IPM.Form.NewsletterTemplate")

myItem.Display

Slutt sub

Oppdater Set myItem-setningen for å gjenspeile navnet på malen din, men beholde IPM.Form-komponenten (det er klassen). Når makroen er på plass, legger du til en tilpasset gruppe til båndet som følger:

  1. Klikk på Fil-fanen, og klikk deretter Alternativer under Hjelp i venstre rute.
  2. Velg Tilpass bånd i venstre rute.
  3. Klikk på Ny gruppe, velg Gi nytt navn, skriv inn et navn som Maler, og klikk OK. Som standard vil Outlook plassere den nye gruppen på slutten av båndet. Du kan bruke pilene til høyre for å flytte den.
  4. Når den nye malgruppen fremdeles er valgt, velger du Alle kommandoer fra rullegardinmenyen Velg kommandoer og velger Makroer.
  5. Velg makroen og klikk Legg til.
  6. Høyreklikk på makroen (i malgruppen nå), velg Gi nytt navn og skriv inn et kort, men beskrivende navn.
  7. Klikk OK.
Outlook vil plassere en malgruppe på Hjem-fanen, som vist i figur A.

Figur A

Legg til en ny gruppe for maler i båndet.

6: Legg til en snarvei til hurtigtilgangsverktøylinjen

Hvis du ikke vil tilpasse båndet, kan du tilpasse hurtigtilgangsverktøylinjen, som følger:

  1. Velg Flere kommandoer fra QAT-rullegardinmenyen.
  2. Velg makroer fra rullegardinmenyen Velg kommandoer.
  3. Velg makro.
  4. Klikk Legg til.
  5. Klikk OK.

7: Sett inn fra en Word-mal

Så langt har alle tipsene handlet om å åpne en mal, fullføre den og deretter sende den. Men noen ganger trenger du en annen rute. Det kan for eksempel være lurt å sette inn eksisterende stiler fra en annen mal eller HTML-kode for et banner. Du kan raskt gjøre det slik:

  1. Klikk kategorien Sett inn, og klikk deretter Legg ved fil i gruppen Inkluder.
  2. Finn malfilen og velg den, men ikke klikk Åpne ennå!
  3. Klikk på Sett inn som tekst fra rullegardinmenyen Sett inn. Hvis du gjør det, vil malen bli satt inn i e-postadressen i stedet for å legge ved dokumentet.

Denne ruten er nyttig når du får tilgang til data fra en mal som ikke er Outlook.

8: Svar via en mal

Har du noen gang hatt behov for å svare på flere meldinger som bruker den samme informasjonen? La oss for eksempel anta at du sendte en invitasjon til flere personer. Ved hjelp av en regel og en mal kan du erkjenne alles svar eller sende mer oppdatert informasjon. Lag først malen og lagre den som normalt (nr. 1). Start deretter regelveiviseren og bruk svaret ved å bruke en spesifikk mal-handling, og spesifiser riktig mal. (Veiviseren vil holde hånden din gjennom hele prosessen.)

Hvis du allerede har et antall meldinger du bør svare på, flytter du dem til en ny tom mappe. Velg deretter mappen før du oppretter regelen. Etter at du har konfigurert alle betingelser og handlinger, vil veiviseren la deg kjøre regelen for alle meldingene i gjeldende mappe.

9: Ta en snarvei

Hvis du bruker en mal ofte, kan du jobbe fra en snarvei på skrivebordet. For å opprette snarveien, bruk Windows Utforsker for å navigere til malmappen. I Windows XP er det sannsynligvis C: \ Documents and Settings \ Administrator \ Application Data \ Microsoft \ Templates. I Windows 7, prøv C: \ Brukere \ brukernavn \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Maler. Høyreklikk på filen i Windows Utforsker og velg Lag snarvei. Windows vil opprette en kopi av filen i den gjeldende mappen. Høyreklikk på kopien og velg Send til og velg deretter Skrivebord fra den resulterende undermenyen.

Dobbeltklikk på snarveien på skrivebordet for å åpne malen i et meldingsvindu. Fullfør meldingen, klikk Send, så er du ferdig. Du trenger ikke engang å lukke Outlook for å fullføre oppgaven.

10: Hopp!

Windows 7 lar deg feste filer, inkludert Outlook-maler, til oppgavelinjen - det som er kjent som hopplisten. Bruk Windows Utforsker, finn malen (se # 9) og dra .oft-filen til Windows oppgavelinje. For å bruke dette elementet, høyreklikk Outlook-ikonet på oppgavelinjen og velg malen fra Outlook's hoppliste.

© Copyright 2021 | pepebotifarra.com