10 kule måter å få mer ut av Words Finn og erstatt-funksjonen

Finn og erstatt er en av Words kraftigste og fleksible funksjoner - men den er betydelig underbruk. De fleste bruker det for å finne spesifikt innhold, men de skjønner ikke at det også kan kjøre ringer rundt mange kjedelige oppgaver. Begynn med disse 10 enkle å implementere måtene å bruke avanserte Finn og erstatt innstillinger og se hva de inspirerer til dine daglige gjøremål.

1: Bytt ut to mellomrom med et enkelt mellomrom

Noen gamle skolebrukere setter fortsatt inn to mellomrom etter en periode. Hvis du utilsiktet gjør dette, kan du raskt erstatte to mellomrom med ett:

  1. Trykk Ctrl + H for å åpne dialogboksen Finn og erstatt.
  2. Klikk på Finn Hva-kontrollen, slett eksisterende innhold og skriv inn to mellomrom (bare to).
  3. Klikk inne i Erstatt med-kontrollen, slett eksisterende innhold og skriv inn ett mellomrom.
  4. Klikk på Erstatt alle, eller bruk Erstatt og Finn neste-knappene for å finne (og erstatte - eller ikke) hver forekomst individuelt.

Disse innstillingene vil finne alle forekomster av to mellomrom, ikke bare de som er på slutten av en setning. Du kan avgrense søket ved å forhåndsvise både funnet og erstatte strengene med en periode (eller annet tegnsettingsmerke).

2: Bytt ut flere mellomrom med en fane

En av de største feilene nybegynnere som Word-brukere gjør, er å legge inn flere mellomrom i stedet for å bruke en fane for å plassere tekst på siden - og disse mellomrommene kan ødelegge et dokument! Heldigvis kan du erstatte dem med et tabuleringsmerke ved å bruke {} koden, som følger:

  1. Trykk Ctrl + H.
  2. Skriv inn et enkelt mellomrom i Find What-kontrollen, etterfulgt av {2, }.
  3. I kontrollen Erstatt med skriver du inn ^ t, som representerer et enkelt fanetegn.
  4. Klikk på More-knappen og sjekk alternativet Use Wildcards, som vist i figur A.
  5. Klikk på Erstatt alle.

{2, } -koden forteller Word å finne to eller flere bokstavlige tegn; mellomromstegnet du skrev inn er bokstavelig karakter.

Figur A

Bruk et jokertegn for å finne flere mellomrom.

3: Sett inn ny tekst

Å bytte ut eksisterende tekst med ny tekst er enkelt. Men å sette inn ny tekst uten å slette noe er litt vanskeligere. La oss for eksempel anta at du vil sette inn teksten ", Inc." til hver forekomst av et firmanavn. Du kan oppdatere hver for seg, eller du kan bruke ^ & koden som følger:

  1. Trykk Ctrl + H.
  2. Skriv inn navnet på selskapet Harkins og Son i Find What-kontrollen.
  3. I kontrollen Erstatt med skriver du inn ^ &, Inc. som vist i figur B.
  4. Klikk på Erstatt alle.

Figur B

Bruk ^ og koden for å beholde funnstrengen.

4: Bruk en stil

Stiler er en flott måte å bruke jevn formatering på. Ved hjelp av Finn og erstatt kan du gjøre det også etter faktum. Gjør følgende for å bruke en stil ved hjelp av denne funksjonen:

  1. Trykk Ctrl + H.
  2. Skriv inn teksten du bruker formatet til i Finn hva-kontrollen. (Du kan bruke bokstavelig tekst, koder og jokertegn.)
  3. Klikk på kontrollen Erstatt med (og slett alt innhold).
  4. Klikk på More-knappen og klikk på Format.
  5. Velg Stil fra den resulterende listen.
  6. I dialogboksen Erstatt stil velger du stilen du vil bruke, som vist i figur C.
  7. Klikk OK. Word viser stilen under Erstatt med kontroll, som vist i figur D.
  8. Klikk på Erstatt alle.

Figur C

Angi en stil i stedet for en bokstavlig erstatningsstreng.

Figur D

Stilen du valgte, vises under Erstatt med-kontrollen.

5: Erstatt en stil

Hvis du vil endre en stil til en annen, kan du bruke stilruten til å velge all teksten til en stil og deretter velge den nye stilen. Denne teknikken er rask med rundt fem klikk. Du kan også bruke Finn og erstatt-funksjonen som følger:

  1. Trykk Ctrl + H.
  2. Klikk på Finn hva-kontrollen, og klikk på Mer.
  3. Klikk på Format og velg Stil.
  4. Velg stilen du erstatter, og klikk OK.
  5. Klikk på Erstatt med-kontrollen.
  6. Klikk på Format og velg Stil.
  7. Velg erstatningsstil og klikk OK. Figur E viser den spesifiserte Finn hva og erstatt med stiler.
  8. Klikk på Erstatt alle.

Denne teknikken krever noen flere klikk enn valgmetoden, men det er hyggelig å ha mer enn én løsning i verktøysettet ditt.

Figur E

Velg erstatningsstil og klikk OK.

6: Slett avsnitt

Anta at du vil slette flere avsnitt, og deres eneste vanlige attributt er stilen deres. Ved hjelp av Finn og erstatt-funksjonen kan du raskt slette dem:

  1. Trykk Ctrl + H.
  2. Klikk på Finn hva-kontrollen, og klikk på Mer-knappen.
  3. Klikk på Format og velg Stil.
  4. Velg stilen som avsnittene deler, og klikk OK.
  5. Forsikre deg om at Replace With-kontrollen er tom, som vist i figur F.
  6. Klikk på Erstatt alle.

Figur F

Bytt ut funnsteksten (som faktisk er en stil) med ingenting.

7: Bruk et triks for å erstatte en lang tekststreng

Kontrollene Finn hva og erstatt med er begrenset til 255 tegn. Når erstatningsstrengen er lengre, kopier den til utklippstavlen og bruk ^ c som følger:

  1. Trykk Ctrl + H.
  2. Skriv inn teksten eller koden for å finne innholdet du erstatter i Find What-kontrollen. Ikke glem jokertegn.
  3. Skriv inn ^ c i kontrollen Erstatt med.
  4. Klikk på Erstatt alle.

Denne teknikken erstatter finnteksten med innholdet på utklippstavlen. Dessverre fungerer ikke ^ c-koden i Find What-kontrollen.

8: Transponere data

Ved hjelp av Finn og erstatt kan du raskt transponere data. For eksempel kan det hende du må transportere en liste over navn i etternavn etternavn format til etternavn, fornavn format. Slik gjør du det:

  1. Velg listen.
  2. Trykk Ctrl + H.
  3. I Find What-kontrollen skriver du inn () () (Merk: Det er et mellomrom mellom de to jokersettene).
  4. I Replace With-kontrollen skriver du inn \ 2, \ 1 (med et mellomrom mellom de to jokersettene), som vist i figur G.
  5. Klikk på More-knappen og sjekk alternativet Use Wildcards.
  6. Klikk på Erstatt alle.

Figur G

Ved hjelp av jokertegn kan du transponere data.

Slik fungerer jokertegnets komponenter:

  • Parentesene () betegner begynnelsen og slutten på et ord eller uttrykk.
  • * -Tegnet refererer til alle tegn.
  • Parentesene indikerer et mønster.
  • Skråstrekningen (\) erstatter tegn, og tallet etter det indikerer plasseringen til en brakettkomponent.

9: Sett inn spesialtegn

Noen ganger må du sette inn spesialtegn i et dokument. For eksempel kan det være lurt å sette inn et ikke-brytende mellomrom mellom deler av et firma eller persons navn. Hvis det bare er noen få forekomster av navnet, og dokumentet er kort, kan du oppnå dette manuelt med lite problemer. Ellers kan det å bruke Finn og erstatt være et bedre valg:

  1. Trykk Ctrl + H.
  2. Skriv inn finneteksten i Find What-kontrollen.
  3. I kontrollen Erstatt med skriver du inn samme tekst, men i stedet for å angi mellomrom ved å trykke på mellomromstasten, trykker du på Ctrl + Shift + mellomromstasten. Du kan ikke skille mellomrommene, men de er forskjellige.
  4. Klikk på Erstatt alle.

10: Slett formatert tekst

I likhet med nr. 6, som bruker stiler for å slette avsnitt, kan du bruke Finn og erstatt for å slette konsekvent formatert tekst. Du kan for eksempel bruke denne funksjonen til å slette skjult tekst:

  1. Trykk Ctrl + H.
  2. Klikk på Finn hva-kontrollen, og klikk på Mer.
  3. Velg Font i rullegardinmenyen Format.
  4. Kontroller det skjulte alternativet i Effekter-delen, og klikk OK.
  5. Som du ser i figur H, vil Word vise det spesifiserte formatet under Finn hva-kontrollen.
  6. Klikk på Erstatt alle.

Figur H

Slett skjult tekst ved å bruke disse innstillingene.

De fleste brukere legger ikke skjul på tekst, men du kan bruke denne metoden i alle formater. Du kan også legge inn et format i både Finn hva og Erstatt med-kontrollene for å endre et format til et annet.

Andre triks?

Har du funnet noen smarte måter å spare tid på ved hjelp av Finn og erstatt? Del teknikkene dine med andre TechRepublic-medlemmer.

Topp 10 nyhetsbrev

Vend deg til disse må-lesne primerne for å få den magre på de hotteste teknologiske emner, strategier og analyser. Leveres fredager

Registrer deg i dag

© Copyright 2021 | pepebotifarra.com