Utnytte kraften fra digitale signaturer

Min kone og jeg kjøpte en bil sammen nylig på et slags innfall. Vi dro til et Toyota-forhandler lørdag kveld, testkjørte et par kjøretøyer, og ble deretter rullet rett inn i den vi ønsket, og handlet med vårt gamle kjøretøy på stedet.

Hvis du aldri har brukt en lørdagskveld på å sitte der på signering av papirer, anbefaler jeg deg at du ikke prøver det ... den er så kjedelig og kjedelig som den høres ut (men bilen i seg selv er flott!)

Det fikk meg til å tenke. Tidene har endret seg fra dagene med innlevering av skap fylt med papirer, avhengig av postkontoret for å sende eller returnere kritiske dokumenter og gjennomføre ansikt til ansikt møter for å få ting gjort. En ting som imidlertid ikke har endret seg, er kravet til involverte parter å signere viktige kontrakter eller dokumenter for å gjennomføre kritiske forretningstransaksjoner.

Etter hvert som samfunnet har gått, blir digital papir foreldet, for ikke å nevne metodene som overfører det (eller innholdet). Å bruke postkontoret eller til og med faksmaskiner for å sende oppdragskritisk materiale for nødvendige signaturer har blitt tungvint og unødvendig. Videre legger sekvensen av trinn som kreves for å sende en fil på e-post, skrive den ut, signere den, skanne den og sende den tilbake til avsenderen forsinkelse og overhead til presserende operasjoner som må avsluttes så snart som mulig. Det er heller ingen garanti for at papirdokumenter ikke har blitt endret etter at de ble signert og sendt av, og det er heller ikke alltid lett å bevise identiteten til signatøren.

Skriv inn den digitale (eller elektroniske) signaturen, en måte for selskaper å raskt få autorisasjoner eller godkjenninger, slik at de kan drive virksomhet mer effektivt og bruke mindre tid på uformelle oppgaver som å fylle konvolutter og skrive inn adressetiketter. Faktisk uttaler en Linkedin-artikkel fra Steve Anderson fra 2012 at "Å bruke elektroniske signaturer kan spare milliarder." Jeg skulle ønske jeg kunne ha brukt en digital signatur lørdag kveld, i stedet for å ha på meg hånden og signert uendelige former mens magen rumlet.

Hva er en digital signatur?

En digital signatur er en elektronisk signatur som kan brukes til å autentisere identiteten til avsenderen av en melding eller undertegner av et dokument, og muligens for å sikre at det originale innholdet i meldingen eller dokumentet forblir uendret. Digitale signaturer er enkle å bruke, kan ikke etterlignes av noen andre og kan automatisk stemple dokumenter. Evnen til å sikre at den originale signerte meldingen ankom og ble behandlet via en dokumentert kjede av aktiviteter, bidrar til å sikre integriteten til prosessen; et velprøvd elektronisk spor viser historien til handlinger som avsender og mottaker har gjort ved signering av de involverte skjemaene.

Digitale signaturer er fleksible og kan brukes på alle slags enheter: PC-er, bærbare datamaskiner, nettbrett og smarttelefoner. De kan også være innebygd i applikasjoner som kan kreve et høyere sikkerhetsnivå for å gi autentisitet og tillit.

Hva er noen eksempler på digitale signaturer som er i bruk?

La oss si at du vil fylle ut en søknad om et autolån og bruke en digital signatur. Bilforhandleren kan laste opp eller opprette skjemaene på et nettsted som tilbyr tjenester for digital signatur for bedrifter og forbrukere. Et slikt eksempel er eSignLive, som jeg har valgt å bruke som eksempelorganisasjon for denne diskusjonen (det er også mange andre alternativer foruten eSignLive som RightSignature, Docusign og Hellosign).

Når skjemaet er klart, vil EsignLive sende deg en e-post som inneholder en lenke for å åpne skjemaet og legge til din digitale signatur:

Bilde: Scott Matteson

Når du har klikket på lenken, åpnes skjemaet i nettleseren din (ingen spesiell programvare eller plugin-moduler er nødvendig).

Bilde: Scott Matteson

Signaturikonet nederst til venstre (med den røde "2") angir hvor mange steder det er nødvendig med en signatur i dokumentet. Hvis du klikker på den, kommer du til de relevante seksjonene på skjemaet.

Bilde: Scott Matteson

Klikk der det står "Klikk for å signere", og skjemaet endres for å lese "Godkjent":

Bilde: Scott Matteson

Gjenta prosessen for neste signatur:

Bilde: Scott Matteson

Når du klikker "Klikk for å signere" i det siste signaturfeltet, endres det til å lese "Godkjent" og gir deg følgende ledetekst:

Bilde: Scott Matteson

Klikk OK for å fullføre prosessen. Du vil se en melding om at dokumentene er sikret og forseglet:

Bilde: Scott Matteson

Når dette er fullført, vil siden vise at dokumentet ble e-signert og oppgir dato og navn på signeren.

Bilde: Scott Matteson

Du vil da motta en e-post som inneholder en lenke for å laste ned skjemaet:

Bilde: Scott Matteson

Du kan laste ned skjemaet som en PDF-fil. Hver gang du åpner det, vil dokumentet bekrefte at signaturene er gyldige og vise deg dokumentstatusen øverst:

Bilde: Scott Matteson

I dette tilfellet viser dokumentet at det er signert og alle underskrifter er gyldige. Adobe indikerer også at det er et sikkert dokument ved å legge ordet SIKKERHET til tittelen. Hvis du klikker på "Signaturpanel" -alternativet, vises ytterligere detaljer om de digitale signaturene som er knyttet til dokumentet, og forsikrer signatørens identitet og oppgir at dokumentet ikke har blitt endret siden det ble signert:

Bilde: Scott Matteson

Du kan prøve denne prosessen selv ved hjelp av eSignLive quick demo-funksjonen som tilbyr en rekke eksempler.

Hvordan fungerer digitale signaturer?

I eksemplet over vist med eSignLive oppretter avsenderen skjemaet og laster det opp enten til en lokal (privat) server eller en server på internett (offentlig) - eSignLive gir begge alternativene for å imøtekomme kundenes behov, som kan krever interne signaturtjenester. Spesiell programvare lager en algoritme av dokumentet som fungerer som en unik identifikator. Denne algoritmen er kjent som en melding hash som er en matematisk oppsummering av skjemaet. Skjemaet blir deretter kryptert og den krypterte hasjen blir en digital signatur av meldingen (merk at dette endres med hver form eller melding).

Mottakeren blir deretter sendt en e-post som gir dem en lenke for å få tilgang til skjemaet. For at de skal gjøre det må de først logge seg inn for å få tilgang til serveren ved å bruke en konto i navnet deres. De kan deretter legge til den digitale signaturen som vist ovenfor, og disse handlingene er dokumentert som en del av en revisjonsspor. Skjemaet blir enten ferdigstilt og klart for distribusjon, eller det blir sendt videre til neste trinn (for eksempel kan det være behov for ytterligere signaturer fra andre parter, og så blir neste varsel sendt ut) til prosessen er fullført.

Hvordan kan du stole på en digital signatur?

Ved første øyekast kan prosessen virke underlig; du kan tro at du faktisk ikke signerer noe siden du bare klikker på felt! Imidlertid GODKJENTER du det elektroniske dokumentet ved å bruke din identitet. Så selv om signaturen på skjemaet kanskje ikke ligner den du oppretter med en penn i hånden, utgjør den den samme tingen - bekreftelse fra din side at du samtykker til detaljene som er oppført på skjemaet.

Prosessen med digital signatur registrerer hver oppdatering som er gjort i et dokument, og bekrefter at endringen ble gjort av hver enkelt person. Signaturer på skjemaet kan ikke forfalskes, endres eller kopieres. Med eSignLive blir identiteten til signatoren etablert av kontoen de bruker for å logge på, og bekrefter at de er den de sier de er (selvfølgelig, bruk av sterke passord som er lagret sikkert er en kritisk sikkerhet). Digitalt signerte skjemaer er mer pålitelige enn papirbaserte skjemaer som kan redigeres eller endres etter at de er signert.

Betraktes digitale signaturer som lovlige i retten?

Ja. Disse har blitt ansett som pålitelige i mange år nå, takket være loven om elektronisk signatur i global og nasjonal handel (E-SIGN) fra 2000 som uttalte at en kontrakt eller signatur "ikke kan nektes rettsvirkning, gyldighet eller håndhevbarhet bare fordi det er i elektronisk form, "som etablerer elektroniske og papirunderskrifter som likeverdige. Mange institusjoner inkludert den amerikanske hæren og den amerikanske generaldirektoratet stoler på dem som en del av deres daglige aktiviteter.

Hvor kan ikke digitale signaturer passe godt?

Digitale signaturer brukes til et bredt utvalg av alternativer; kredittsøknader, forsikringsskjemaer, kontrakter, pantelån og mer. Imidlertid kan tradisjonelle papirbaserte skjemaer være nødvendige i noen tilfeller der det er nødvendig med notarisering; når alt kommer til alt, en notarius publicus kan ikke bekrefte at du har signert et dokument elektronisk med mindre de er der for å fysisk være vitne til det. Imidlertid tilbyr mange digitale signaturtjenester betalte e-notar tjenester som kan oppfylle kravene. Det er viktig å huske på at drivprinsippet bak digitale signaturer - identitetsbekreftelse - kan avverge behovet for notarisering, så signaturkrav kan fortsette å utvikle seg tilsvarende.

Hvor kan jeg finne ut mer?

ESignLive tilbyr en samling ressurser som diskuterer digitale signaturer inkludert meldinger, webcasts og artikler. De tilbyr også en ubegrenset gratis 30-dagers eSignLive tria l. Deres fulle produktversjoner inkluderer en profesjonell, integrert og bedriftsutgave som kan tilby alternativer som skjemaer og arbeidsflyt, merketilpasning, transaksjonsstyring, rapporter, dashboards og mer.

Forhåpentligvis neste gang jeg kjøper en bil, blir detaljene ført elektronisk. Jeg ser frem til dagen der du også kan ansette elektroniske forhandlere for å prute med bilselgere.

© Copyright 2021 | pepebotifarra.com