Office Q&A: Finne objekter i Word og en telleløsning i Excel

En løsning er bare enkel hvis du vet om den. Denne måneden hjalp jeg en leser med å finne en enkel måte å finne alle delene av et Word-dokument. Jeg viste også en annen leser hvordan jeg raskt kunne velge all teksten fra innsettingspunktet til dokumentets slutt. I tillegg hadde to lesere Excel-spørsmål. For den første brukeren tilbød en vanlig Excel-funksjon en rask løsning. Den andre brukeren trengte litt veiledning om å bruke COUNTIFS () -funksjonen riktig; i dette tilfellet betydde det ikke å bruke COUNTIFS () i det hele tatt. La oss se nærmere på.

Søk etter objekter i Word

Jim lette etter en rask metode for å finne seksjonsbrudd i et langt dokument (over 500 sider). Å finne dem alle av syne ville være kjedelig arbeid. Heldigvis tilbyr Word mer enn én søkemetode.

Hvis du jobber med Word 2007 eller 2010, kan du bruke Select Browse Object-verktøyet nederst på den vertikale rullefeltet. Det kan imidlertid være lurt å vise dokumentets pauser før du begynner søket. En effektiv metode er ikke nyttig hvis du ikke kan se pausene! Hvis du vil vise seksjonsbrudd (og andre formateringskoder), klikker du på Vis / skjul i avsnitt-gruppen (på Hjem-fanen).

Når pausene er synlige, er du klar til å bla gjennom dem ved hjelp av verktøyet Velg bla gjennom objekt som følger:

  1. Finn verktøyet - det er en liten sirkel med trekanter over og under.
  2. Klikk på sirkelen og velg alternativet Bla gjennom etter seksjon ( figur A ) - eller trykk Ctrl + Alt + Home for å vise alternativene.
    Figur A
  3. Etter å ha valgt et passende objektvalg, klikker du enten på Neste eller Forrige pil. Seksjonsalternativet er det andre fra høyre på den andre raden.
  4. Fortsett å klikke til du finner bruddet (objektet) du leter etter.

Dette verktøyet gjør det enkelt å søke etter flere objekter og formateringselementer ( figur B ):

Figur B


Du kan enkelt søke etter flere objekter og formateringselementer.

Det er imidlertid andre måter å finne objekter på - å velge riktig metode avhenger av deg og situasjonen. Noen ganger gjør bruken av Find-funksjonen susen:

  1. Trykk Ctrl + G for å vise Finn-dialogboksen med fanen Gå til.
  2. Velg objektet eller elementet du søker etter i listen Gå til hva ( figur C ).
    Figur C
  3. Klikk Neste eller Forrige.
  4. Klikk på Lukk når du er ferdig.

Problemet med denne metoden er selve dialogen - den tilslører tekst. Du kan flytte den rundt, men avhengig av jobben du kan gjøre, kan det være kjedelig.

Select Browse Object er ikke tilgjengelig i Word 2013, men du bruker fremdeles dialogboksen Finn. I tillegg kan du bruke navigasjonsruten. For å vise denne ruten, sjekk alternativet Navigasjonsrute i Vis gruppe på Vis-menyen. Klikk på pil ned til høyre for søkeikonet for å vise listen over alternativer vist i figur D. Du finner de fleste alternativene her.

Figur D

Bruk navigasjonsruten til å finne objekter.

Når du har valgt et element fra Finn-delen, viser Word antall elementer som er funnet. Klikk på pilene på figur E for å gå gjennom de valgte objekttypene i dokumentet.

Figur E

Klikk på pilene for å navigere gjennom den valgte objekttypen.

Velg fra innsettingspunktet til slutten i et Word-dokument

Bill lette etter en snarvei som ville velge alt fra innsettingspunkt til slutten av dokumentet. Én ting Word-brukere lærer raskt er de mange valgsteknikkene og snarveiene. Heldig for Bill, det er en snarvei som gjør akkurat det han krevde. Bare trykk på Ctrl + Shift + End for å velge all teksten fra innsettingspunktet til slutten av dokumentet.

Ikke kopier betingelsesformater i Excel

Derek kopierte tekst fra områder der betingede formateringsregler gjaldt. Da han kopierte slik tekst, kopierte Excel også det betingede formatet, som han ikke ville ha. Heldigvis for Derek, det å forlate formateringsreglene bare krevde et ekstra trinn eller to:

  1. Velg betinget formatert tekst og trykk Ctrl + C for å kopiere teksten til utklippstavlen.
  2. Velg målcellen og trykk Ctrl + V. Når du gjør det, vil Excel vise et tipsikon ( figur F ). Du kan også klikke på Lim inn-rullegardinmenyen i gruppen Rediger for å finne det samme alternativet.

Figur F

Excel vil vise et tipsikon.

Dette valget fjerner også annen formatering, så det er litt av en avveining. For å jobbe mer effektivt i fremtiden, bruk litt tid på å gjøre deg kjent med alle tilgjengelige limalternativer.

Teller betingede verdier i samme område

Drew ønsket å telle blanke og tekstverdier som betydde det samme, for eksempel "ingen" eller "ukjent" på tvers av flere ark. Å prøve COUNTIFS () fungerte ikke. Den gode nyheten er at det er enkelt, men noen ganger er applikasjonen litt vanskelig. Problemet refererer ikke til ark. Snarere mistenker jeg at Drews anvendelse av COUNTIFS () ikke fungerte. Spesielt prøvde Drew å telle forskjellige verdier i samme område, som vist i figur G. Det vil ikke fungere. Den enkle sannheten er at denne funksjonen teller ikke forskjellige verdier eller strenger innenfor samme område. (Du kan laste ned eksemplet .xls eller .xlsx arbeidsbok.)

Figur G

COUNTIFS () returnerer et uventet resultat.

Som du ser i figur G, teller COUNTIF () antallet forekomster riktig. Da Drew prøvde å kombinere disse tellingene i et COUNTIFS (), returnerte funksjonen 0. COUNTIFS () -kriterieområdet kan ikke være det samme for hver betingede verdi.

For å telle betingede verdier i samme område, har du to enkle valg, og jeg har vist begge i figur H. Du kan legge til en hjelper COUNTIF () -kolonne og summere resultatene, eller du kan bruke en enkelt formel som kombinerer alle COUNTIF () -funksjonene.

Figur H

Legg til resultatene fra flere COUNTIF () -funksjoner.

Send meg spørsmålet ditt om Office

Jeg svarer på lesernes spørsmål når jeg kan, men det er ingen garanti. Vær så spesifikk som mulig når du kontakter meg. For eksempel "Vennligst feilsøk arbeidsboka mine og fikse hva som er galt", vil sannsynligvis ikke få noe svar, men "Kan du fortelle meg hvorfor denne formelen ikke returnerer forventede resultater?" kanskje. Jeg får ikke refundert TechRepublic for min tid eller kompetanse, og ber heller ikke om et gebyr fra leserne. Du kan kontakte meg på

© Copyright 2021 | pepebotifarra.com