Julens postbag: Microsoft Office oppgraderingsangst

Oppgradering er en plage, selv om du er spent på de nye funksjonene du får. Hopp over en versjon gjør det verre fordi å gjøre det ofte utsetter problemer som brukere ikke kan løsne på egenhånd. Vanligvis er det tap av en favorittfunksjon eller en makro som ikke lenger fungerer. Imidlertid oppstår problemer ofte selv om du ikke hopper over versjoner - det er sjelden en enkel endring. Her er to oppgraderingssnafus fra et par lesere og tilhørende løsninger.

Hvordan bruke KeyTips

Rachel hoppet over Office 2007 og oppgraderte fra 2003 til 2010. Mange organisasjoner gjorde det. I Word 2003 trykket hun på Alt + i + c + b for raskt å sette inn en kolonnebrudd. At kombinasjonsboksen ikke lenger fungerer i Words båndversjoner og å skille den nye kombinasjonsboksen er ikke akkurat intuitivt. Heldigvis, å hjelpe Rachel gir meg muligheten til å dele et raskt tips med dere alle: hvordan du følger en grensesnittbasert tastetrykk-snarvei i båndversjoner. Det er det samme som før - etter kommandoene - men hvis du ikke vet hvordan du kommer i gang, er du fortapt.

For å komme i gang holder du Alt -tasten nede. Det er det som mangler for de fleste brukere. De er vant til å holde Alt nede mens du trykker på en andre tast. Under oppdagelsesprosessen i båndversjonene av Office, hold Alt nede uten å trykke på noen andre taster, og for eksempel vil Word vise et sett med tastetips.

Tastetips er alfanumeriske tegn som representerer nøkkelen som er nødvendig for å utføre en spesifikk kommando. Tallrekken på toppen representerer QAT-oppgavene. For eksempel kan du åpne et nytt dokument ved å trykke på Alt +3. Raden med alfabetetegn representerer båndmenyene: F for File, H for Home, N for Insert, og så videre. I Rachels tilfelle trenger hun fanen Sideoppsett, så hun ville trykke på P. Hvis du gjør det, vises fanen Sideoppsett og den fanens nøkkeltips.

Rachel ønsker å sette inn en kolonnebrudd, så å trykke på B for Breaks er neste trinn. På dette tidspunktet kan hun bruke musen til å klikke på Kolonne, eller trykke på C. I likhet med tidligere versjoner indikerer understrekingen i kommandonavnet den kommandots snarveistast.

Rachels nye tastetrykkkombinasjon for båndversjonene av Word er Alt + p + b + c. Hvis du holder øye med tastetipsene etter å ha trykket på Alt, har du et spor med brødsmuler å følge. Du kan ikke gå deg vill! I tillegg er det ikke nødvendig å fortsette å holde Alt - bare trykk på den. Når Word engasjerer tastetipsene, trykker du på de aktuelle tastene for å fortsette.

Mistet autofilter

Etter oppgradering til 2010 fra 2007 (ingen versjon hoppet over) kunne Kersey ikke filtrere etter valg lenger. For å filtrere etter valg, velger du data, klikker på en knapp, og Excel viser bare postene som samsvarer med den valgte verdien. Dette problemet fikk meg til å klø meg i hodet fordi Excel ikke tilbyr denne typen filtrering.

Hva hadde Kersey mistet i oppgraderingen? Han mistet en tilpasning, ikke en innebygd funksjon. Excel vil filtrere etter valg, men du må legge til funksjonen i båndet. For å lære hvordan du legger AutoFilter til Excel-grensesnittet 2003, 2007 og 2010, kan du lese Legg til AutoFilter til Excel og filtrere data etter valg. Trinnene for 2013 følger (de er de samme som 2010):

  1. Klikk på Fil-fanen og velg deretter Alternativer.
  2. Velg Tilpass bånd i venstre rute.
  3. Velg Alle kommandoer fra rullegardinlisten Velg kommandoer fra.
  4. Velg AutoFilter i den resulterende listen.
  5. Til høyre klikker du på kategorien Data og deretter på Ny gruppe.
  6. Klikk Flytt opp for å plassere den nye gruppen rett etter gruppen Sorter og filter.
  7. Når den nye gruppen er valgt, klikker du på Legg til.
  8. Klikk OK, og Excel legger til en tilpasset gruppe med alternativet AutoFilter.

Enten du oppgraderer trofast eller hopper over en versjon eller to, vil du kanskje møte noen få utfordringer. Vanligvis er ikke funksjoner virkelig borte; ruten er akkurat annerledes, eller som i Kersey, det var ikke en innebygd funksjon i det hele tatt.

Les også:

  • Tre tips for å bruke Excel's betingede formatering mer effektivt
  • Rask tips: Legg til nyttige apper direkte til Word 2013
  • 10+ avanserte formateringstips for Word-brukere

© Copyright 2021 | pepebotifarra.com