Hvordan bygge en prosjektlinje i Excel

Et informert team er et produktivt team. Alle på teamet ditt skal være kjent med prosjektets plan - når hver oppgave er planlagt å starte og slutte. En prosjekttidslinje, lik den som er vist i figur A, deler prosjektets generelle plan og fremdrift mens de kommuniserer hver oppgaves forhold til de andre. I denne artikkelen skal jeg vise deg en gammel, men sann metode som bruker et spredningskart for å implementere et prosjekt tidslinje i Excel.

Figur A

Denne prosjektlinjen er ikke så vanskelig å lage som du kanskje tror.

Diagramgrensesnittet for Excel 2013 er betydelig forskjellig fra tidligere versjoner, så denne artikkelen inneholder instruksjoner for å finne alternativer i 2013 og 2010. Jeg vil også inkludere instruksjoner for Excel 2003 for å finne alternativer via den eldre versjonsmenyen. Den nedlastbare demoen .xls og .xlsx-filene inneholder det fullførte diagrammet og dets data.

1. Du trenger data

Figur B viser våre eksempeldata; hver post representerer en oppgave i et enkelt prosjekt med flere oppgaver. De tre første kolonnene er selvforklarende. Nåværende og fullførte verdier representerer prosjektets nåværende status og antall fullførte dager. Verdiene for fullført dager er en representasjon av den opprinnelige planen. Du kan bruke mer eller færre dager på å fullføre oppgaven. De fullførte verdiene er resultatet av en enkel formel: = D5 * C5

Figur B

Del prosjektet opp i oppgaver og gi hver en startdato, en ID og estimer antall dager teamet ditt vil bruke på hver oppgave.

Prioritetsverdiene angir hver oppgave sin plassering i diagrammet og kan representere hver oppgave sin prioritering. Hva det betyr er at jo høyere prioritetsverdi, jo høyere oppgave vises på diagrammet (vertikalt sett). Du kan også anta at jo høyere oppgaven vises på diagrammet, desto viktigere er den (i forhold til de andre). Hvis oppgavene ikke har en prioritet, trenger du fortsatt disse verdiene for å plassere oppgavene på diagrammet. Å legge inn en negativ verdi tvinger oppgaven til å vises under Y-aksen. De fleste oppgaver vil ikke være så lave prioriterte, men det er mulig. Ikke bekymre deg for mye om å få prioriterte verdier akkurat - du kan justere dem senere, når kartelementene er på plass.

2. Sett inn et diagram

Vi bygger et scatter-diagram ved å legge til en serie i et kartvindu, som sannsynligvis er forskjellig fra det du har gjort før. Uten å velge noen verdier, gjør følgende:

  1. Klikk kategorien Sett inn.
  2. Klikk på Spredning i gruppen-diagrammer. 2003: Klikk på Chart Wizard for å starte prosessen.
  3. Velg Scatter With Only Markers fra galleriet. 2003: Klikk på Fullfør i stedet for Neste.

Excel vil sette inn et blankt diagram i arket ditt. Foreløpig kan det være lettere å jobbe med diagrammet i databladet. (Du må kanskje endre størrelse på og flytte diagrammet.)

3. Legg til en serie

Akkurat nå er diagrammet tomt, så la oss legge til den første serien, som følger:

  1. Høyreklikk på diagrammet og velg Velg data. 2003: Velg kildedata.
  2. Klikk på Legg til i dialogboksen. 2003: Klikk på kategorien Serie for å finne Legg til.
  3. Du kan gi serien et navn, hvis du vil. Foreløpig, la navnekontrollen være blank.
  4. Identifiser A5: A10 som serien X-verdiene.
  5. Identifiser F5: F10 som serie Y-verdiene, som vist i figur C.
    Figur C
  6. Klikk OK to ganger. Det resulterende diagrammet er vist i figur D. (Bare Excel 2013 støtter de nye alternativikonene til høyre. Hvis du bruker en tidligere versjon, vil diagrammet være likt, men ikke nøyaktig det samme.)
    Figur D

4. Formater diagrammet

Diagrammet trenger litt formatering for å forbedre den visuelle effekten. Velg først og slett legenden om serie 1 (hvis diagrammet viser en). Skjul deretter Y (vertikale) akseverdiene som følger:

  • 2013: Velg diagrammet, og klikk deretter på Kartelementikonet (plustegnet til høyre for diagrammet). Klikk på Axe-pilen og fjern merket for Primary Vertical, som vist i figur E.
  • Andre versjoner: Høyreklikk på det vertikale aksearealet og velg Format Axis. I dialogboksen du velger, velger du Ingen fra rullegardinmenyen Axis Labels.

Figur E

Fjern etikettene på vertikal akse i Excel 2013.

Skjul rutenettene som følger:

  • 2013: Klikk på diagramelementikonet og fjern merket for rutenett.
  • 2010: Klikk på kategorien Oppsett. Klikk deretter på rullegardinmenyen Rutenettlinjer (i Axes-gruppen) og velg Ingen for begge alternativene.
  • 2003: Høyreklikk plotteområdet, velg Kartalternativer, klikk på rutenettlinje-fanen og fjern merket for begge alternativene.

På dette tidspunktet skal diagrammet ligne det som er vist i figur F.

Figur F

Litt formatering gjør en forskjell!

5. Legg til datatiketter

Som det er vet du ikke hva markørene representerer, så la oss vise datatiketter for å identifisere markørene som følger:

  • 2013: Klikk på diagramelementer, sjekk datamerkninger og velg Venstre.
  • 2010: Klikk på rullegardinmenyen Datamerkinger og velg Venstre (i gruppen Legender i kategorien Oppsett).

Etikettene vil vise prioritetsverdiene. Å vise oppgave-ID i stedet er en delikat prosess:

  1. Klikk på en datalabel - ikke etikettens tilsvarende markør, men selve etikettkontrollen. Hvis du gjør det, velger du alle datalappene.
  2. Klikk en gang for å velge bare den klikkede etiketten.
  3. Klikk på formelfeltet og skriv inn cellereferansen (inkludert arknavnet) for cellen som inneholder den markørens oppgave-ID. Figur G viser endringen for den første markøren. Bruk dataene som din guide - dette er en av grunnene til at det er en fordel å jobbe med diagrammet i databladet.
    Figur G
  4. Gjenta denne prosessen til du har oppdatert alle datatikettene, som vist i figur H.
    Figur H

6. Identifiser i dag

Det er nyttig å se gjeldende dato i forhold til startdatoer, så la oss legge til en serie som fremhever gjeldende dato. Dette trinnet er sannsynligvis det mest kompliserte, så vær forsiktig. Du trenger to nye poster: en vil indikere toppen og en bunnen av en vertikal bjelke som beveger seg over diagrammet horisontalt. Du kan legge til postene hvor som helst, men du kan like godt fungere innenfor den eksisterende strukturen, som vist i figur I.

Startverdiene er gjeldende dato, så skriv inn EN DAG () -funksjon for begge postene. (Den nedlastbare demoen - lenket til over - bruker en spesifikk dato slik at den forblir effektiv, uavhengig av når du laster ned den. Når du bruker dette på ditt eget arbeid, angir du TODAY () -funksjoner.) Prioritetsverdiene skal være en litt høyere og lavere enn henholdsvis de høyeste og laveste verdiene.

Figur I

Bruk TODAY () -funksjonen til å finne gjeldende dato på diagrammet ditt.

Nå er du klar til å legge til serien "i dag":

  1. Høyreklikk på diagrammet og velg Velg data.
  2. Klikk Legg til.
  3. De to TODAY () -funksjonene er serien X-verdiene.
  4. De to prioriterte verdiene er serien Y-verdiene, som vist i figur J.
  5. Klikk OK to ganger.

Figur J

Definer linjeserien "i dag".

7. Formater dagens serie

På dette tidspunktet er den nye i dag-serien to nye markører i en annen farge. Vi vil gjøre disse merkene om til en feillinje i stedet. Velg først den nye i dag-serien ved å klikke på en av de to nye markørene. Gjør deretter følgende:

  • 2013: Klikk på diagramelementer (plustegnet til høyre for diagrammet), sjekk feilstenger, klikk deretter på alternativets pil og velg Flere alternativer, som viser oppgavruten for formatfeilbarer.
  • 2010: Klikk på rullegardinmenyen Feilsøyler i gruppen Analyse i kategorien Kontekstuell oppsett, og velg deretter Flere feillinjealternativer.
  • 2003: Velg Valgte dataserier fra Format-menyen og klikk på fanen Y Feilsøyler.

Hvis Excel viser alternativer for den horisontale (X) feillinjen, må du endre det til vertikal (Y). Bruk rullegardinmenyen Kartelementer i kategorien for kontekstuell format, velg Series 2 Y Error Bars, som vist i figur K. Du kan også velge det alternativet fra rullegardinmenyen Feilsøylinjer i oppgavelinjen. Hvis Excel allerede bruker de vertikale feilstengene, kan du hoppe over dette trinnet. Du trenger ikke å gjøre dette for 2003.

Figur K

Forsikre deg om at du jobber med Y Error Bars.

Følgende innstillinger vil legge til en tynn stolpe mellom de to markørene, som vist i figur L :

  • Retning: Minus
  • Sluttstil: Ingen tak
  • Prosent: 100%

Figur L

Feilsøylens format vil vise en linje mellom de to markørene.

Feillinjen er et linjeobjekt, og du kan formatere det som sådan. Når serien fortsatt er valgt, gjør du følgende:

  • 2013: Klikk på Fill & Line i oppgavelinjen. Velg Fast linje i linjeseksjonen, rød fra rullegardinmenyen Farge og 3 fra rullegardinmenyen Bredde. Figur M viser den resulterende serien i dag.
  • 2010: Lukk den åpne dialogboksen, og med den nye serien fremdeles valgt, klikker du kategorien for kontekstuell format. I gruppen Shape Styles klikker du på rullegardinmenyen Shape Outline. Velg fargen rød og 3 poeng vekt (eller hvilken verdi som helst returnerer den mest passende linjen for dine formål).
  • 2003: Klikk på kategorien Mønstre. Velg en solid linje, rød og en bredere vekt, og klikk deretter OK.

Figur M

Serien i dag belyser dagens dato.

Du kan se serien bevege deg ved å legge inn bokstavlige datoer som startdatoer (A2: A3), men husk å bytte dem ut med TODAY () -funksjonene når du er ferdig.

8. Strekk den ut

Akkurat nå angir datamarkørene i serie 1 startdatoen, men de angir ikke hvor lang tid du forventer at oppgaven skal ta. Vi kan endre det ved også å formatere den første serien som feilstrek som følger:

  1. Velg den første serien (de blå markørene) ved å klikke på en av dem.
  2. 2013: Klikk på diagramelementer, sjekk feilstaver, klikk pilen og velg Flere alternativer. 2010: I kategorien Oppsett, klikker du på rullegardinmenyen Feilsøyler (i analysegruppen) og velger Flere feillinjealternativer. 2003: Velg Valgte dataserier fra Format-menyen, og klikk på fanen X Feilsøyler.
  3. I 2013 og 2010 klikker du på kartelementer-rullegardinmenyen i Format-fanen og velger Serie 1 X-feilstenger. I 2010 flytter du dialogen om nødvendig; må du velge varighetsverdiene.
  4. Endre retningsinnstillingen til Plus.
  5. Endre innstillingen End Style til No Cap.
  6. Klikk Egendefinert i delen Feilbeløp, og klikk deretter Spesifiser verdi.
  7. Dette neste trinnet er grunnen til at du flyttet dialogen i 2010. I den resulterende egendefinerte feilbjelken-dialogen, angir du varighetsverdiene som den positive feilverdien. I Excel 2010, lukk dialogboksen.
  8. Formater feilstrekene

Feilsøylene ville være mer effektive hvis de var litt bredere, som vist i figur N. Hvis du vil formatere dem, velger du dem og bruker deretter Kartelementer-rullegardinmenyen (i kategorien Format eller kontekst) for å sikre at du jobber med Series 1 X Error Bars.

  • I Excel 2013 klikker du på Fyll og linje i oppgavfeltet og velger en hel linje, en farge og endrer vekten til 3 eller 4.
  • I Excel 2010, klikk på den kontekstuelle format-fanen og bruk alternativene Shape Outline.
  • I Excel 2003 klikker du på kategorien Mønstre, velger linjeinnstillinger og klikker OK.

Figur N

Formater feilstengene slik at de skiller seg ut.

10. Juster

På dette tidspunktet har du alle brikkene på plass, og du kan begynne å justere. De mest sannsynlige justeringene du gjør, er de prioriterte verdiene. Avhengig av størrelsen på diagrammet ditt, kan oppgaver på samme vertikale plan overlappe hverandre, ligner på eksempeldiagrammets oppgave 2 og 5. Å forstørre diagrammet kan hjelpe, men det kan ikke. Spesifikt endret jeg prioriteringsverdiene for henholdsvis oppgavene 5 og 6 til 7 og -15 for å oppnå de endelige resultatene vist i figur A.

Mer å vurdere

Hvis du legger til en ny post i bunnen av dataområdet, må du oppdatere diagrammet ved å legge den til serien. Hvis du konverterer dataområdet til en tabell, oppdateres diagrammet automatisk. Jeg har valgt å ikke bruke en tabell for å opprettholde kartets bakoverkompatibilitet med tidligere versjoner som ikke støtter dette alternativet.

Har du brukt Excel for å lage en prosjektlinje? I så fall, hvilke utfordringer eller snarveier opplevde du underveis? Del opplevelsen din i diskusjonstråden nedenfor.

© Copyright 2021 | pepebotifarra.com