WorkZone: enkelhet i prosjektledelsen med noen røffe kanter

WorkZone er en nettbasert prosjektledelsesplattform som prøver å treffe søtplassen mellom et komplekst verktøy som Microsoft Project og de enklere programvarene som bruker SaaS-baserte sosiale oppgaveadministrasjonsverktøy. De gode menneskene på WorkZone arrangerte en evaluering av plattformen deres slik at jeg kunne se den for TechRepublic.

Prosjekt arbeidsområder

Prosjektarbeidsområder i WorkZone er godt lagt opp og designet; Jeg liker spesielt muligheten til å filtrere visninger etter datoer, prosjektansvarlig og prosjektkategori. En ting som mangler som kommer med mange andre plattformer er en aktivitetsstrøm.

Som standard er arbeidsområder åpne for prosjektoppgavelisten ( figur A ), noe som gjør WorkZone til all virksomhet. Jeg kjenner til team som vil finne Project To-Do List mer enn en match for deres prosjektstyringsbehov fordi de krever enkelhet og ikke et komplekst Gantt-diagram. Project To-Do List er sentralt i WorkZone arbeidsområder, men det er ikke nødvendigvis der du sporer prosjekter - det er en egen Project Tracker. Jeg skulle ønske at integrasjonen av oppgavelisten og Project Tracker var mer åpenbar; WorkZone-brukergrensesnittet behandler dem som separate enheter, noe som føles litt unaturlig.

Figur A

En prosjektoppgaveliste som spenner over flere arbeidsområder. (Se et forstørret bilde av bildet.)

Jeg liker ikke at du må gå under Innstillinger og til Setup-menyen for å sette opp et nytt arbeidsområde kontra å kunne opprette et arbeidsområde direkte fra rullegardinlisten Select Workspace. Gitt at dette er en mindre nitpick, men det er en vanlig funksjon i mange av dagens prosjektstyrings- og samarbeidsplattformer.

Jeg liker imidlertid det enkle å trekke frem andre nyttige visninger, inkludert:

  • Prosjekter etter ansvarlige
  • Gjennomførte prosjekter
  • Aktive prosjekter 100% fullført
  • Aktivitet: Siste 7 dager

Project Tracker

Project Tracker ( figur B ) er der du kan spore større og mer komplekse prosjekter innenfor WorkZone-arbeidsområdet. Project Tracker har filteralternativer som hjelper deg å endre synspunkter på prosjektinformasjon ( figur C ).

Figur B

Project Tracker (Se et forstørret bilde av bildet.)

Figur C

Vis bare OPPGAVER som samsvarer. (Se et forstørret bilde av bildet.)

Dokumentstyring og delingsfunksjoner

Dokumenter er delt opp etter prosjekt, og du har muligheten til å opprette mapper i prosjektet. Du kan bare laste opp dokumenter fra et prosjekt eller en mappe.

Document Manager-verktøyene ( figur D ) er et eksempel på hvordan enkelhet fungerer i plattformens favør.

Figur D

Document Managers rene oppsett (Se et forstørret bilde av bildet.)

Figur E viser tilgjengelige WorkZone-dokumenthåndteringsfunksjoner.

Figur E


Dokumenter som en del av et WorkZone-prosjekt (Se et forstørret bilde av bildet.)

WorkZones dokumentdelingsfunksjoner er grunnleggende, men tilstrekkelige for enkel dokumentdeling og samarbeid.

Prosjektrapportering

Et element på listen over bøtter med teknologiforfattere er å skrive et innlegg om slutten på Microsoft Word-statusrapporten. Jeg har jobbet i den føderale og kommersielle sektoren, og statusrapporten for Word-dokumentet virker alltid som et verktøy for byråkrati enn prosjektsporing.

For det formål er jeg glad for å se at WorkZone har en rekke prosjektrapporter tilgjengelig for å spore aktiviteter, inkludert:

  • Dashboards som gir en rask oversikt over nyere aktiviteter, kommende artikler, nylige dokumenter, godkjenninger og fullførte oppgaver.
  • Prosjektvisninger som tilbyr status etter prosjekt.
  • Arbeidsmengde av ansvarlig part og etter kategori.
  • Brukssammendrag og aktivitetslogger.

Figur F viser dashbordet for nylig aktivitet.

Figur F

Dashbord for nylig aktivitet (se et forstørret bilde av bildet.)

Alternativene for prosjektrapportering skal være attraktive for organisasjoner med moderate til høye rapporteringskrav. Distribuerte prosjektgrupper kan også bruke WorkZone-rapporteringsfunksjonene for å gi ledergruppen deres mer åpenhet i prosjektene og oppgavene sine uten å beskatte teammedlemmer med unødvendige nivåer av statusrapportering eller kommunikasjon.

Setup

Setup-menyen styrer alle arbeidsområder for WorkZone. Dessverre hilser en melding om "Velg en kobling fra venstre meny" deg når du åpner menyen. I 2013 er denne meldingen en billig utgave da de burde funnet en bedre bruk for skjermen eiendommer.

Oppsett blir forvirrende når du klikker på Oppsett på All Workspace-nivå, og deretter sender det deg til en menyen på nettstednivå. Hvis du er inne i et arbeidsområde og klikker på Oppsett, blir du tatt til et arbeidsoppstillingsnivåoppsett, som kan forvirre noen brukere og til og med administratorer. Jeg tror bedre avgrensning vil hjelpe brukervennligheten.

En skjult perle blant installasjonsalternativene er Partner Firms. Denne funksjonen lar deg konfigurere sikker tilgang til partnerfirmaer for å utveksle informasjon med dem. Sjekk ut om du jobber for en organisasjon som samarbeider med andre firmaer, entreprenører eller frilansere på prosjekter.

Siste tanker

Mens WorkZones design har noen røffe kanter og det mangler sosiale verktøy som en aktivitetsfeed, synes jeg dets enkelhet er ideell for noen prosjektleveringsorganisasjoner. WorkZone er et klart alternativ for prosjektgrupper som ønsker en løsning som passer mellom sosial oppgaveledelse og mer komplekse prosjektstyringsplattformer.

For prising av plattformer, vennligst kontakt WorkZone.


© Copyright 2021 | pepebotifarra.com