Topp 10 måter å stoppe dårlige møter en gang for alle

Møter der intelligente arbeidere blir til uproduktive zombier, møter planlagt å vare en halv time som virkelig varer i tre, møter der tallerken med kjeks midt på bordet ser ut til å ha mer formål og drivkraft enn diskusjonen som foregår rundt det: dårlige møter er et faktum av kontorlivet.

Det er mulig å stoppe organisasjonen din og kaste bort tid og penger på møter som ikke oppnår noe. silicon.com har utarbeidet en liste over tiltak ledere bør ta for å holde møter under kontroll.

Execs må holde tett bånd på møtene for å unngå at de går over tid og utenfor emneFoto: Shutterstock

1. Spør deg selv om du virkelig trenger å ha et møte

Før du selv begynner prosessen med å sette opp et møte, bør du spørre deg selv om et møte er nødvendig i utgangspunktet.

"Mange møter er et komplett og fullstendig bortkastet tid, " sa Sean McPheat, administrerende direktør for utøvende coachingfirma MTD Training, til silisium. "Og det er fordi de ikke er fokuserte. Folk dukker opp. Folk vet ikke hva formålet er."

Før ledere skal innkalle til møte, bør ledere gjennomgå omfanget av saken de vil diskutere og spørre: 'Hvem påvirker denne avgjørelsen til slutt? Kan vi ta en beslutning nå og fortelle folk om det i fremtiden? Eller trenger vi å engasjere folk nå, så de kan si og redde oss litt tid senere? '", Sa McPheat.

2. Begrens tiden som kan brukes på møter

De beste møtene er "veldig korte, skarpe, fokuserte møter", ifølge McPheat, så individet som opptrer som tilrettelegger bør prøve å unngå lange, utdragne diskusjoner.

"Du kan ha et møte i et par timer og bare være opptatt med å snakke og ikke gjøre noe egentlig. Det er styrelederens ansvar å virkelig holde det på sporet, " sa han.

"Noen styreledere får faktisk alle til å stille opp, og intet møte varer mer enn 15 minutter, så det betyr at det som er diskutert i dette rommet, må være kort, skarpt, sentralt og sentrert om handling."

Den amerikanske forfatteren Aaron Dignan beskriver en lignende teknikk i Game Frame, hans siste bok om gamification. Dignan forklarer hvordan ett selskap forsøkte å bli kvitt unødvendige møter ved å utstede ledere med en tildelt mengde symboler, som de kunne handle inn for tidsbruk i møter.

Hvert symbol var verdt 15 minutter, og da en leder gikk tom for symboler, fikk de ikke lov til å be sine ansatte om å bruke mer tid på møter. Selskapet ga også hver ansatt et enkelt symbol som umiddelbart kunne avslutte ethvert møte hvis de mente det var uproduktivt.

Ved å gjøre tid tilgjengelig for møter en begrenset ressurs, skriver Dignan at ledere har større sannsynlighet for å bruke den tiden på en verdifull måte, og de ansattes evne til å avslutte uproduktive møter ga ledere et ekstra insentiv til å holde møter fokusert.

3. Inkognito isbrytere

"Det verste er at folk dukker opp og de ikke kjenner hverandre, de ikke vet hvor de kommer fra og de ikke kjenner noen bakgrunn bak folket, og alle bare går på det og ikke egentlig forstår alles poeng med se, "sa McPheat.

For at møtene skal fungere problemfritt, skal deltakerne kjenne hverandre og være kjent med hva hver enkelt kan ta med seg til bordet. Men er den typiske isbryteren "Fortell oss navnet ditt og noen få ord om deg selv" den beste måten å gjøre mennesker kjent med hverandre?

"Icebreakers kan være veldig bra, men personen som leder møtet må ha sans for tonen i gruppen, " sa Connson Locke, foreleser i organisasjonsatferd ved London School of Economics, til silicon.com.

"Det er noen grupper som bare hater isbrytere, og hvis du prøver å gjøre en isbryter vil de le av deg, og for ...

© Copyright 2021 | pepebotifarra.com