Del møtedokumenter med Coaxion Reader på en sikker måte

Møtedokumenter av hardkopi representerer en rekke sikkerhetsrisikoer og ulemper for mobile arbeidere. Coaxion Reader, en ny iPad-app fra Moprise, tar sikte på å endre hvordan organisasjoner administrerer og sikrer dokumenter under møter.

Organisasjoner kan bruke Coaxion Reader til forskjellige arrangementer, for eksempel prosjektteammøter for å se gjennom et nytt produktkravdokument eller et bedriftsstyremøte for å gjennomgå sensitive økonomiske økonomiske dokumenter. De kan til og med skalere opp til en stor konferanseinnstilling med sine individuelle økter, hver med utdelinger.

Coaxion Reader bygger videre på Coaxion for iPad-appen, som jeg skrev om i "Topp iPad-apper for tilgang til SharePoint." Appdesignen slipper unna populær tenking om hvordan en iPad-app skal samhandle med SharePoint, og den kan gi tilgang til Dropbox og Box-kontoer. Til syvende og sist er Coaxion Reader en nyttig utvidelse til hele Coaxion-appen, fordi den gir skrivebeskyttet tilgang til dokumenter i løpet av et møte.

Koaksjonsleser i en møteinnstilling

Møtearrangører kan legge til dokumenter for møter til Coaxion Reader ved å bruke Coaxion for iPad-appen foran møter og arrangementer ( figur A ). De kan publisere / kringkaste møtedokumenter fra bedriftens SharePoint-nettsteder, Office 365, Dropbox eller Box. Figur A

Coaxion Reader gir sikker tilgang til alle møtedokumenter.

Møtedeltakere som bruker Coaxion Reader trenger ikke å være i samme nettverk. Deltakere på det samme Wi-Fi-nettverket (for eksempel et konferanserom) velger et møtenavn. Ekstern deltagere eller deltakere i et annet Wi-Fi-nettverk må oppgi en 10-sifret møtekode for å motta dokumentutsendelser over Internett. Når du er med på et møte, vil du motta oppdaterte dokumenter og kunne lese alle møtedokumentene sikkert, uten å måtte angi noen ekstra tilgangskoder.

Coaxion Reader-appen støtter hurtigbufring uten nett for de gangene møtedeltakere svelger konferanserom Wi-Fi raskere enn gratis kaffe og foreldede bakverk.

Dokumentgjengivelse av Microsoft Office-dokumenter på en iPad er en bekymring, selv på en god dag med noen iPad-apper. Kringkastingsprosessen til Coaxion Reader konverterer også møtedokumenter til Adobe PDF-filer som bevarer tabeller, grafikk, sporendringer og kommentarer.

Bruke Coaxion Reader for deling av møtedokumenter

Coaxion Reader bygger på rammene som Moprise bygde for Coaxion-appen deres. Derfor må en programleder kjøre Coaxion-appen på sin iPad med passende tilgang til møtedokumentene som ligger på et SharePoint-nettsted, Dropbox eller en boks-mappe.

Presenter

Fra Coaxion-appen oppretter programlederen et nytt møte ved å følge disse trinnene:

  1. Trykk på Møter-fanen for å trekke den ut på fullskjerm
  2. Trykk på + Nytt møte
  3. Inviter deltakere til møtet
  4. Velg dokumentene for møtet
  5. Trykk på Broadcast Meeting-ikonet for å kringkaste dokumenter til møtedeltakerne ( Figur B )
Figur B

Presentatører kontrollerer publisering av dokumenter og invitasjoner til møter.

Mens et møte pågår, har programlederen muligheten til å legge ved ytterligere dokumenter, dele møtet med flere deltagere og legge til meldinger.

Programlederen banker på End Meeting for å avslutte møtet. Når du avslutter møtet, slettes også automatisk mødedokumenter fra deltakernes iPad.

Møtedeltaker

Møtedeltakere trenger bare Coaxion Reader-appen. De trenger aldri tilgang til SharePoint-nettsted, Dropbox eller Box-konto som inneholder de originale møtedokumentene.

En møtedeltaker følger disse trinnene for å bruke Coaxion Reader for å få tilgang til møtedokumenter:

  1. Trykk på Velg eller bli med på møte, som viser dialogboksen Velg eller bli med i møte
  2. Velg et møte for å bli med som vises på listen, eller skriv inn møtekoden ( figur C )
Figur C

Velg et møte du vil delta fra listen, eller skriv inn en møtekode.

Mens du ser på dokumenter i Coaxion Reader, kan møtedeltakere trykke på Handling og deretter trykke på E-postdokument for å sende dokumentet de viser til e-post til noen andre hvis programlederen aktiverer denne funksjonen. En tom e-post med et dokument vedlagt som en PDF- eller PNG-fil åpnes, klar til sending. Tatt i betraktning dokumentlekkasjene som har truffet noen finansielle tjenester og teknologiselskaper i det siste, er et av de sterke salgsargumentene til Coaxion Reader at programlederen kan kontrollere omfordelingen av dokumenter og presentasjoner.

Coaxion Reader vs. hardkopimøtedokumenter

Coaxion Reader-produktkartet inneholder nettadresser, QR-koder og e-post for publisering av dokumenter til møter. Moprise prøver også å sette Coaxion Reader til å bli en del av stoffet til møter med tilpasset merkevarebygging for sponsors og arenaer.

Hvis organisasjonen din leter etter en bedre måte å administrere og distribuere møtedokumenter på en sikker måte, er Coaxion Reader verdt å ta en titt, spesielt hvis møtene dine inneholder utdelinger og presentasjoner om produktplanene dine, immaterielle rettigheter og bedriftsstrategier som må være tilgjengelige av på stedet og eksterne deltakere.

© Copyright 2021 | pepebotifarra.com