Administrer dokumenter gratis med OpenDocMan

For mange selskaper er det nok å lagre dokumentasjon på en delt stasjon. Men hva hvis du trenger et system for utsjekking / innsjekking, enkelt søk, avdelinger og brukerstyring? Du kan gå med et fullstendig innholdsstyringssystem, eller du kan fokusere energien din på et ensinnet dokumentstyringssystem som OpenDocMan. Dette gratis dokumentstyringssystemet tilbyr disse funksjonene:

  • Legg til hvilken som helst filtype i systemet
  • Last opp direkte fra nettleseren din
  • Metadatafelt for hver fil
  • Avdelinger / kategorier
  • Check-out / check-in
  • Endringshistorikk
  • Dokumenter som er lagret fysisk på serveren
  • Utløp av fil
  • Egendefinerte dokumentegenskaper
  • Automatisk dokumentgjennomgangsprosess
  • Automatisk filutløpsprosess
  • Godkjenn eller avvis et nytt eller endret dokument
  • E-postvarsel
  • Rask søk ​​etter forfatter, avdeling eller kategori
  • Fullstendig søk etter metadata, forfatter, avdeling, kategori, filnavn, kommentarer osv.

Krav

  • PHP 5 / MySQL 5
  • Apache / IIS

En LAMP (Linux Apach MySQL PHP) eller en WAMP (Windows Apache MySQL PHP) server vil gjøre det bra. I dette innlegget vil jeg installere på en Ubuntu-basert LAMP-server. Hvis du installerer på en WAMP-server, må du gjøre små justeringer av prosessen.

Forbereder for installasjon

Når en LAMP-server er i gang, må du ta deg av flere oppgaver før installasjonen.

1. Lag en database som du kan gjøre med ditt vanlige verktøy (jeg foretrekker MySQL Workbench). Du blir bedt om å navngi databasen i installasjonsprosessen, så husk å huske navnet du gir den.

2. Opprett en datakatalog utenfor OpenDocManager-installasjonskatalogen. For installasjonen min opprettet jeg katalogen dataDIR i / var / www / med kommandoen sudo mkdir / var / www / dataDIR .

3. Gi den nyopprettede katalogskrivingstillatelsen med kommandoen sudo chmod -R ugo + w / var / www / dataDIR .

Installerer OpenDocMan

Det første trinnet er å laste ned den siste, stabile utgivelsen fra OpenDocMan nedlastingsside (i .zip- eller .gz-format). Etter at filen er lastet ned, flytter du den til dokumentroten til webserveren din (i mitt tilfelle, / var / www /).

Deretter åpner du et terminalvindu og endres til Apache-dokumentroten. Du må pakke ut arkivfilen ved å bruke en kommando som sudo tar xvzf opendocman-XXX.tar.gz (XXX er utgivelsesnummer). Dette vil opprette en ny katalog som heter opendocman-XXX (XXX er utgivelsesnummer). Jeg foretrekker å gi nytt navn til den katalogen for enkelhets skyld. For å gjøre det, gi kommandoen sudo mv opendocman-XXX opendocman (XXX er utgivelsesnummeret).

For å jevne ut installasjonsprosessen, må du sørge for at opendocman-mappen tilhører brukeren som er tilknyttet webserveren. For eksempel, hvis webserverbrukeren din er apache, vil du gi eierskap til den mappen med en kommando som sudo chown -R apache.apache opendocman . Denne kommandoen skal gi installasjonen de rette tillatelsene til å fortsette. Nå åpner du en nettleser og peker den til http: // ADDRESS_TO_SERVER / opendocman (ADDRESS_TO_SERVER er adressen til maskinen som er vert for OpenDocManager). Dette starter det nettbaserte installasjonsprogrammet.

Siden dette er en ny installasjon, blir du bedt om å klikke på knappen Opprett en konfigurasjonsfil ( figur A ). Hvis du får en feil etter å ha klikket på knappen, må du gi skrivetillatelser manuelt til innholdet i opendocman-mappen. Figur A

Klikk på bildet for å forstørre det.
Det neste skjermbildet ber deg om databaseinformasjonen ( figur B ); all informasjon som etterspørres på dette skjermbildet er selvforklarende. (Hvis du ikke allerede har opprettet databasen, må du gjøre det først.) Husk å oppgi alt nøye og at datakatalogen er den nye katalogen du opprettet utenfor OpenDocManager-rotkatalogen. Sørg også for å notere passordet du gir administratorbrukeren (dvs. den eneste tilgjengelige brukeren etter at installasjonen er fullført) fordi du trenger det for å logge inn.

Når du har skrevet inn denne informasjonen, klikker du på Neste-knappen. Hvis du får en tillatelsesfeil for templates_c-katalogen, kan du utgi kommandoen sudo chmod -R ugo + w / var / www / opendocman / templates_c .

Figur B

Klikk på bildet for å forstørre det.

Klikk på Kjør installer-knappen for å fullføre installasjonen. Etter at du har klikket på koblingen Klikk her som vises, går du til en påloggingsside. Logg på med brukeradministratoren og passordet du opprettet under installasjonen.

Gratulerer! Du har en fungerende installasjon av OpenDocManager.

Postinstallasjon

Du må gå tilbake til terminalvinduet og gi kommandoen sudo rm -rf / var / www / opendocman / install . Så bør du gå til admin-panelet ( figur C ) og begynne å legge til avdelinger, kategorier, brukere osv. Fra dette tidspunktet er systemet utrolig enkelt å bruke. Brukerne dine vil legge til dokumenter, sjekke dokumenter inn og ut og mer. Figur C

Klikk på bildet for å forstørre det.

Nyhetsbrev om innovasjon

Vær kjent med smarte byer, AI, Internet of Things, VR, AR, robotikk, droner, autonom kjøring og mer av de kuleste teknologiske nyvinningene. Leveres onsdager og fredager

Registrer deg i dag

© Copyright 2021 | pepebotifarra.com