Slik følger du et rullende IT-budsjett: 5 tips

Bilde: iStockphoto / Eternalcreative

Når vi nærmer oss den årlige planleggingsperioden for budsjettperioden, puster ledere både IT, CIO og IT-team et kollektivt sukk og lurer på hvordan de skal få gjort alt neste års budsjetteringsarbeid og fremdeles overholder tidsfrister for kritiske prosjekter som må fullføres ved årsslutt.

Det er ingen spørsmål om det: Selv om budsjettering av ny teknologi gir muligheter og spenning, gjør rus og tidsforbruk av budsjettering få IT-ledere glade.

Det er ingen hurtigløsning-automatiseringsløsning for budsjettering, og det er heller ingen måte å eliminere all den tid og iterative innsats som brukes på budsjetter, men det er bevis på at ved å kjøre det som kalles et rullende budsjett som regelmessig blir vurdert og revidert gjennom året som den årlige budsjetteringsprosessen kan forenkles og fremskyndes. Følgende tips kan hjelpe deg med det rullerende budsjettet.

Tekniske budsjetter 2020: En CXOs guide (ZDNet / TechRepublic spesialfunksjon) | Last ned gratis PDF-versjon (TechRepublic)

Evaluer regelmessig den økonomiske kostnadsytelsen til IT-eiendelene dine

Måned til måned eller kvartal til kvartal bruker du mer eller mindre behandlings-, lagrings- og nettverksbåndbredde? Hvis det er avvik, ble variansene indusert av midlertidige og forståelige avvik, eller er det en trend som dukker opp?

Rapporter økonomisk innvirkning på månedlig eller kvartalsvis basis for å finansiere

Ved å rapportere økonomiske konsekvenser regelmessig, har økonomi en klar forståelse av kostnadsutviklingen innen IT i god tid før en årlig IT-budsjettpresentasjon. Dette bør redusere frem og tilbake-debattene om finansiering mellom økonomi og IT over hvor mye investering som skal gå i IT-aktiviteter og eiendeler, siden alle vil være oppe i hastigheten på IT-kostnadsutbyttet før årlige budsjettdiskusjoner.

Samarbeid med finans og andre om bedriftsmarked og salgsprognoser gjennom året

Hvis du er i en syklisk industri som halvledere, kan resultat- og tapsbildet endre seg over natten. Å svare på disse endringene kan bety at du må kassere IT-budsjettet opp eller ned på kort varsel. Ved å bruke en månedlig eller kvartalsvis budsjettrapportering og overvåkningstilnærming med rullerende prognoser, er alle i selskapet på toppen av markedsforholdene.

Du har også muligheten til å bruke hva-hvis-modellering og andre teknikker som viser hvordan IT-budsjettet ditt vil fungere hvis du må skralle IT-investeringsnivået opp eller ned, og hva de sannsynlige resultatene vil være. Dette gir deg informasjonen du trenger for å justere budsjettene oppover eller nedover. Det gjør det også mulig for deg å kommunisere hva IT-resultatene sannsynligvis vil være for dine interne brukerledere på forhånd.

Involver hele IT-teamet

Teammedlemmene med øynene og ørene tett på bakken er vanligvis de første som ser en pris- eller ytelsesøkning, eller en reduksjon i utnyttelsen av IT-eiendeler. Som et eksempel vil en datamaskinoperasjonsveileder sannsynligvis se at vinduer for prosessering av batchvis om natten forlenges og kan kreve ytterligere behandling eller lagring, eller at visse diskstasjoner svikter og trenger utskifting; Imidlertid vet kanskje ikke hans eller hennes toppleder (som sjelden setter foten i datasenteret) dette.

Hvis du prøver å vurdere og / eller forutsi ytelsen til teknologien din, er det best å få de som er mest koblet til ressursene som er engasjert og investert. Dette er også med på å sikre suksess i utførelsen av en rullerende budsjettplan fordi alle er engasjert, slik at alle føler eierskap.

Vurder å bruke et EPM-system

Et flertall av organisasjonene overvåker og utvikler fremdeles budsjettene sine med regneark, men det er enterprise Performance Management (EPM) systemer som kan automatisere mye av prosessene for budsjettplanlegging, sporing og simulering, og som kan engasjere alle (IT, økonomi, etc.) i en samarbeidsinnsats. Du bør vurdere å ta i bruk et EPM-system.

Executive Briefing Nyhetsbrev

Oppdag hemmelighetene for suksess med IT-ledelse med disse tipsene om prosjektledelse, budsjetter og håndtering av daglige utfordringer. Leveres tirsdager og torsdager

Registrer deg i dag

© Copyright 2021 | pepebotifarra.com