Skjul dupliserte verdier i en gruppert Access-rapport

Tilgangsrapporter gjør data til informasjon - noe som er meningsfylt for leseren. Nøyaktige data er avgjørende, men lesbarhet er også en viktig vurdering. Heldigvis er det flere triks for å gjøre rapporter mer seervennlige. Et slikt triks er å skjule dupliserte verdier, men når du gjør det, må du være forsiktig, da å skjule duplikater kan være litt for mye av det gode! (Denne teknikken gjelder Access 2003 og tidligere.)

Rapporten nedenfor kan gjøre god bruk av å skjule duplikater. Som det er viser rapporten ordreverdien for hvert element i ordren. Siden flere elementer inneholder noen ordrer, vil rapporten være lettere å lese hvis rapporten trykte hver ordreverdi bare en gang for hver ordre.

Jeg har basert dette eksemplet på utvidet ordredetaljer-spørring i Northwind, eksempeldatabasen som følger med Access.

For å skjule dupliserte ordre-ID-verdier i eksempelrapporten, gjør du følgende:

  1. Dobbeltklikk på OrderID-kontrollen med rapporten i designvisningen for å starte egenskapsarket.
  2. Sett Hide Duplicates-egenskapen til Ja.

Å vise ordreverdien bare en gang per ordre gir god mening. Leseren trenger ikke å gjette på nytt - med et blikk kan leseren se hvor rekkefølgen begynner og slutter. Det er fordi ordreverdien er den ene verdien i forholdet mellom mange og flere ordrer og produktene som inneholder hver ordre. Det vil ikke alltid være resultatet; når du skjuler duplikater på mange sider, kan du få uventede resultater. Se for eksempel hva som skjer når du skjuler duplikater for produktnavnet. (Logisk nok vil du sannsynligvis ikke skjule produktnavnene fordi de ikke ville gjenta seg i en gitt rekkefølge, men for eksemplet skyld, vennligst spill sammen fordi de representerer mange sider av et forhold til en-mange-forhold.)

Hvis du skjuler duplikater i produktnavnfeltet, viser ikke rapporten produktnavnet for den første varen i rekkefølge 10251. Det vil være et problem for de fleste av oss. Hvis du sjekker den underliggende spørringen, vil du oppdage at produktet er Louisiana Fiery Hot Pepper Sauce - det samme som det siste elementet i forrige rekkefølge. Hide Duplicates-egenskapen vet ikke forskjellen mellom ordre 10250 og 10251.

Du kan spørre deg selv hvor nyttig denne egenskapen er hvis den ikke kan skille mellom grupper. Sannheten er at den kan og du trenger ikke en kompleks formel eller makro. For å skjule duplikater for mange verdier i grupper, grupperer du rapporten på følgende måte:

  1. Klikk rapporten Sortering og gruppering på rapportdesignverktøylinjen i rapporten.
  2. Velg OrderID fra det første felt- / uttrykksmenyen. Den vil automatisk angi sorteringsrekkefølgen til stigende for deg.
  3. Hvis du nå skulle se rapporten akkurat nå, vil produktverdiene fortsatt ignorere gruppen. Hvis du vil tvinge denne endringen, velger du Ja fra rullegardinmenyen Group Header (eller Group Footer).

Nå evaluerer egenskapen Hide Duplicates ProductID-verdiene i hver ordre (gruppe). Åpne gruppeoverskriften (eller bunnteksten) har den ekstra fordelen med å legge til litt hvitt mellomrom mellom gruppene, som er et annet attributt som gjør en rapport litt mer lesbar. Hvis du bestemmer deg for at du ikke vil ha den ekstra hvite plassen, angir du gruppehodens høyde til noe lite, for eksempel .0009. Ikke lukk den helt, da det vil negere løsningen.

Dette problemet er alt annet enn eliminert i Access 2007 og 2010. I design- eller layoutvisning, høyreklikker du på kontrollen som viser duplikater og velger Group On- felt .

© Copyright 2021 | pepebotifarra.com