Fem tips for å ta teamet ditt til skyen

Avhengig av hvor regelmessig du administrerer lag eksternt - noe som betyr at ett eller flere medlemmer logger seg på fra et sted - kan du allerede undersøke måter å få gruppen til å jobbe lykkelig sammen i skyen. Du kan lappe et sett med verktøy for å gjøre utslaget, eller du kan se etter en one-stop-shop med alle funksjonene du trenger. Uansett, å finne en sikker løsning som er enkel å administrere vil spare deg for mye hodepine i det lange løp.

1: Vet hva du trenger fra skyen

Alle lag er selvfølgelig ikke skapt like. Avhengig av hvilken type arbeid du planlegger å gjøre sammen - og om du er et team for en kort varighet (som å bare fullføre dette prosjektet) eller for langdistanse - trenger du visse typer funksjonalitet fra skymiljø du skaper.

De fleste team trenger en slags dokumentbibliotekfunksjon, samt muligheten til å kommunisere i sanntid (og ha online møter om ønskelig). Og å kunne legge ut kunngjøringer og oppdateringer og tildele oppgaver er et stort pluss.

Noe skyfri programvare, som Office 365, som nettopp har kunngjort sin offentlige beta, kan også gi deg et bredt spekter av webdeler du kan koble til teamet ditt, sammen med et offentlig vendt nettsted du kan tilpasse for å være ditt ansikt til verden.

Office 365 tilbyr forhåndsdesignede webdeler som kobles til teamområdet ditt.

Å vite hvilke funksjoner du trenger for teamet ditt, vil hjelpe deg med å ta et godt valg og unngå å bli fanget av et komplekst (og kanskje kostbart) alternativ som gjør mer enn du trenger.

2: Se etter en fleksibel løsning

Mobilteam har i dag flere alternativer for måtene de kobler seg til gruppen på. Det kan hende at ett teammedlem får tilgang til filer fra en PC i Kenya, mens et annet logger på for et møte på en smarttelefon. Et annet teammedlem kan skrive notater på en iPad (og lagre det direkte i skyen), mens teamlederen snakker alle gjennom den siste presentasjonen som vises på en netbook. Uansett hvilken skyteknologi du velger, må du være sikker på at den støtter de forskjellige plattformene og mediene teammedlemmene dine bruker for å få tilgang til teamområdet ditt.

3: Ha en skyvisjon

Når du har en følelse av hva du vil gjøre i skyen, er det en god ide å tenke gjennom den faktiske strukturen på nettstedet du vil opprette. Hvor mange dokumentbiblioteker trenger du? Vil du opprette fire forskjellige områder for fire forskjellige prosjekter - med et dokument eller aktivabibliotek i hver - for å holde ting rett? Vil du innlemme podcaster og video på teamets side? I så fall, hvor er det mest logiske stedet for at varene kan lagres slik at alle teammedlemmer kan finne dem lett? Jeg vet at det er gammeldags, men det er nyttig for meg å tegne alt på et stykke ekte papir. Diagrammet kan hjelpe deg å se hva du trenger å lage der, slik at teammedlemmene dine kan fokusere på oppgaven de trenger å utføre i stedet for å prøve å finne veien gjennom en komplisert teamside.

Merk: Det er ikke en dårlig idé å skanne og legge ut "skykartet" på nettstedet eller lage et områdekart som teammedlemmene kan bruke i tilfelle de blir borte. Å se hele skybildet kan være nyttig når alle først blir komfortable med alle bevegelige deler.

4: Bruk tillatelser med omhu

En av de store bekymringene rundt skytilnærminger, og med god grunn, er sikkerhet. Er filene dine sikre, lagret i et datasenter et sted som er utenfor din kontroll? Er sensitiv informasjon trygg og lydbar, bare synlig for personer med nødvendige tillatelser til å se den? Selv om tillatelsesnivåene - og din evne til å tilpasse dem - kan være forskjellige avhengig av nettsky-databehandlingstjenesten du bruker, må du planlegge de forskjellige tillatelsesnivåene du vil at medlemmene skal ha.

Noen teammedlemmer kan ha tillatelse til å bare lese og gjennomgå materiale; andre vil du kunne lage, redigere og revidere materiale; og andre vil du gi full administrativ rettighet til, slik at de kan hjelpe deg med å legge til innhold, sider, biblioteker og webdeler etter behov. Forsikre deg om at når du sender et nytt medlem den informasjonen han eller hun trenger for å få tilgang til nettstedet, stresser du sikkerheten til nettstedet (pålogging og privat passord kreves) slik at dataene dine forblir sikre i skyen, bare tilgjengelig for de som har eksplisitt tillatelser til å se det.

5: Inviter tilbakemelding og finjuster

Hvis det å lede et team i skyen er nytt for deg, kan du behandle dine første par opplevelser som ditt "skyklasserom" og være vert for minst to eller tre debriefing-møter der du ber teammedlemmer om å snakke om deres erfaring med å få tilgang til materialer i skyen, delta på møter og utføre oppgaver eksternt. Finn ut hvor enkelt (eller vanskelig) skyplassen din er å navigere. Be medlemmene komme med forslag for å effektivisere prosedyrer eller forbedre nettstedets elementer. Lytt til teamet ditt, finjuster teamets nettsted, og gjør deg best for at alle skal kommunisere når de går fremover. Før du vet ordet av det, har du et solid, fungerende team. Det er en stor fordel i enhver avdeling, virtuell eller ikke.

© Copyright 2021 | pepebotifarra.com