Fem tips for å produsere treningsmateriell for beste praksis

Enten du er ansvarlig for å trene folk til å utføre nye jobber, bruke dataprogramvare, svare på kundesamtaler eller utføre mange andre oppgaver, er sjansen stor for at - formalisert eller ikke - det er visse beste fremgangsmåter din avdeling følger for å sikre at arbeidet blir gjort så effektivt og så enhetlig som mulig. Dessverre går disse prosessene ofte uten dokumentasjon, noe som gjør trening til et ad hoc, noen ganger inkonsekvent, tilsagn.

Den gode nyheten er at du kan lene deg på noen få Office-apper for å implementere en mer organisk prosess for generering av treningsmateriell. Her er noen tips for å samle beste praksis i ressurser du kan tilpasse, distribuere og endre etter behov.

1: Lag en bærbar PC med beste praksis

De beste praksisene du har utviklet, slo sannsynligvis ikke bare inn i hodet ditt en dag. Du har kanskje jobbet med et team - kanskje over lang tid - for å vurdere de beste måtene å gjennomføre prosessen på og for å bestemme den korteste avstanden mellom to punkter. Vurder for eksempel en samtale om teknisk support i IT-avdelingen din. Prosessen kan gå slik: Anropet blir mottatt og logget; et saksnummer er tildelt; en kategori er valgt; forespørselen blir dirigert til en av supportteknologene som er belastet med den kategorien; samtalen går i en kø; og den mottakende teknologen svarer på samtalen, arkiverer teknologirapporten og avslutter saken.

Enten prosessen er lang eller kort, gammel eller ny, lager du en OneNote 2010 bærbar PC for å lagre den beste fremgangsmåten du vil bruke som grunnlag for opplæringen din. Sett den bærbare datamaskinen opp som en delt notisbok, slik at alle i teamet ditt kan legge til egne tanker og forslag når du konsoliderer innholdet.

2: Bygg opplæringen din på godkjente prosesser

Når du har nådd en slags enighet om den beste fremgangsmåten du vil bruke, kan du bygge en presentasjon ut fra innholdet i OneNote-notatboken. Med PowerPoint 2010 kan du åpne OneNote-notisbok sammen med den utviklende presentasjonen. Du får velge hvilken notisbok - og til og med hvilken del i den bærbare PCen - som skal åpnes. Du kan deretter kopiere og lime inn innholdet, bruke ressursene du har samlet, eller ganske enkelt bruke notatene som ledetekst for å lage lysbildene for treningen ( figur A ).

Figur A

Du kan åpne OneNote-notatboken din ved siden av presentasjonen, slik at du kan bruke det godkjente innholdet til å bygge opplæringsressursene dine.

3: Lag viderekoblinger fra samme materiale

Etter at du har tatt med deg beste praksisinnhold i PowerPoint-presentasjonen, kan du bruke den presentasjonen til å lage utdeling av deler for dine traineer. PowerPoint inkluderer Create Handouts i Save & Send-fanen, som lar deg velge flere formater for det endelige Word-dokumentet ( figur B ).

Figur B

Du kan lagre presentasjonen som videresending i Word.

4: Sett sammen en treningsmanual

Med delingene fra presentasjonen din som er lagret i Word-format, kan du legge til en forside, en innholdsfortegnelse, en introduksjon og alt nødvendig innhold for å konfigurere de forskjellige prosedyrene for den beste fremgangsmåten du dokumenterer. Hvis du planlegger å inkludere flere scenarier i en håndbok, lager du seksjoner for å imøtekomme hver praksis. Du kan også lage deler sider for å skille seksjoner, slik at traineer enkelt kan finne det de trenger. Når du er ferdig med dokumentet (husk å ha andre i teamet ditt til å vurdere det), kan du lagre det som en PDF som skal sendes til trainees eller inkluderes i et nedlastbart sett før treningen.

5: Legg den ut på teamsiden din - og del

Når du har ferdigstilt innholdet med beste praksis, legg det ut der teamet ditt kan få tilgang til det enkelt. Dette kan være en mappe på en delt stasjon eller et sted i skyen, for eksempel et SharePoint Online-bibliotek i Office 365. Inviter tilbakemeldinger fra dine lærere, slik at du enkelt kan oppdatere og revidere opplæringen etter behov. Over tid kan du bygge et bibliotek med opplæringsmateriell for beste praksis, slik at dine ansatte alltid vil ha tilgang til de mest effektive prosedyrene for sine forretningsoppgaver.

Ekstra lesing

  • Fem tips for bruk av PowerPoint 2010 for online trening
  • Bygg en rask treningspresentasjon ved hjelp av PowerPoints fotoalbumfunksjon
  • Hold treningsklassene dine nyttige med disse fire reglene
  • Fem tips for å gjennomføre webinarer som fungerer
  • Fire tips til ledere som har ansvar for trening

© Copyright 2021 | pepebotifarra.com