Eksporter en prosjekt 2007 oppgavebasert problemlogg til Excel

I min forrige TechRepublic-veiledning viste jeg hvordan jeg oppretter en problemlogg i Microsoft Project 2007 ved hjelp av en tilpasset tabell og visning ( figur A ). Når prosjektproblemer er integrert med Microsoft Project, lar det deg knytte det spesifikke problemet til en oppgave i prosjektplanen. Hvis prosjektplanen utvikles ved hjelp av en leveringsorientert arbeidsdelingsstruktur, kan spesifikke problemer knyttes til oppgavene som støtter prosjektet som skal leveres. Figur A

Utgiftslogg i Microsoft Project 2007 (klikk på bildet for å forstørre)

For å dele problemloggen med andre interessenter, kan det hende du må sette filen i et annet format for klienter som ikke har Microsoft Project installert. Det er en rekke verktøy tilgjengelig for å se en Microsoft Project-fil uten å ha installert programmet; for eksempel kan en Microsoft Project Viewer som Steelray eller Seavus Project Viewer brukes til å lese disse filene. Et annet alternativ er å distribuere Microsoft Project-filen som en PDF ved hjelp av et PDF-skriveverktøy som pdf995, som lar deg skrive ut og dele problemloggen.

Disse løsningene fungerer bra, men de krever fortsatt ekstra programvare for å bli installert. Den foretrukne løsningen er å eksportere problemloggen til et Microsoft Excel-format, slik at det enkelt kan deles.

Denne Microsoft Project-opplæringen er også tilgjengelig som et TechRepublic-galleri.

Eksporter problemloggen til Microsoft Excel

Følg disse trinnene for å eksportere problemloggen til Microsoft Excel:

1. Åpne prosjektfilen.

2. Velg File | Lagre som.

3. Velg Microsoft Excel-arbeidsbok fra menyen Lagre som type ( figur B ). Figur B

Lagre som-dialogboks (klikk på bildet for å forstørre)
4. Når dialogboksen Eksporter veiviser vises, klikker du på Neste to ganger ( figur C ).

5. Velg alternativknappen Nytt kart og klikk Neste.

Figur C

Eksporter veiviser - dialogboksen Kartalternativer

6. Legg inn emneloggen for regnearkets navn.

7. Legg til følgende felt per figur D :

en. tekst1

b. text2

c. dato1

d. Flagg 1

e. Text4

f. WBS

8. Klikk på den første teksten 1-raden i Til: Excel-feltet, og skriv inn navnet på mål Excel-feltet per figur D.

g. Tekst1: Angi utgavenavn

h. Tekst2: Skriv inn problembeskrivelse

Jeg. Dato1: Angi måldato

j. Flagg1: Gå inn i åpen utgave?

k. Tekst4: Angi tilordnet til

l. WBS: Angi arbeidsdelingsstruktur-id

Figur D

Eksporter veiviseren - dialogboksen for oppgavekartlegging

9. Når Eksporter kart er fullført, klikker du Neste.

10. Klikk på Lagre kart-knappen og skriv inn Utgiftslogg for kartnavnet ( figur E ). Figur E

Lagre kart

11. Klikk på Fullfør.

Du har nå opprettet et nytt eksportkart og lagret problemloggen på Microsoft Excel. Hver gang du eksporterer kartet, trenger du ikke lage et eksportkart igjen; i stedet i trinn 5, velger du alternativknappen Bruk eksisterende kart ( figur F ). Figur F

Bruk alternativknappen Eksisterende kart
Neste trinn er å velge kartet for problemlogg og klikke på Fullfør ( figur G ). Figur G

Kartvalg

Se Microsoft Excel-problemloggen

Når filen er eksportert, åpner du den i Microsoft Excel. Du kan formatere Excel-filen ved å utvide cellene og filtrere de tomme radene. Følg disse trinnene i Microsoft Excel:

1. Endre bredden på hver kolonne etter behov.

2. Klikk på filterikonet.

3. Klikk på Filter-ikonet i feltet Problembeskrivelse.

4. Fjern merket for (tomme) avkrysningsrute ( figur H ).

5. Klikk OK.

Figur H

Fjern merket (tomme)
Sluttresultatet er en filtrert problemlogg som enkelt kan deles med prosjektgruppen og med klienter som bruker Microsoft Excel ( figur I ). Ved å inkludere ID for arbeidsoppdelingsstruktur i problemloggen, kan du også krysse henvisning til det relaterte problemet til oppgaven i Microsoft Project-planen din. Du vet allerede hvilket problem som er kartlagt til en spesifikk oppgave ved å vise problemloggvisningen i Microsoft Project; Arbeidsfordelingsstrukturen brukes bare som referanse. Figur I

Problemlogg i Microsoft Excel (klikk på bildet for å forstørre)

Prosjektstyringsgjenstander trenger ikke alltid å eksistere som separate dokumenter. Problemstyring og tidsplanhåndtering kan enkelt integreres ved hjelp av en tilpasset tabell, en tilpasset visning og et eksportkart fra Microsoft Project. Du kan lage lignende visninger for risikostyring og endringshåndtering ved å følge mine forrige Microsoft Project-opplærings trinn for tilpasning.

© Copyright 2021 | pepebotifarra.com