Sluttbruker IT-trening: Kan den virkelig bestå testen?

I forkant av et nytt IT-budsjettår bruker teknikere mye tid på å tenke på anskaffelse av ny programvare, maskinvare og tjenester. Likevel hvor lang tid bruker du på funksjonaliteten og leverandørene, kontra å utdanne brukerne dine?

Jeg vil si at sannsynligvis 80 prosent av innsatsen går på selve teknologien. De resterende 20 prosent er avsatt til å utvikle lanseringsplanen og utdanne brukerne.

Men hvorfor bruke mer på utdanning? Tross alt blir mest teknologi i disse dager promotert som intuitiv og enkel å bruke. Så er utdanning bare for de som verken er nørder eller digitale innfødte?

Før jeg kjører et av e-postverkstedene mine, oppfordrer jeg deltakerne til å sammenligne e-post-IT-egnetheten deres og fortelle meg hvilke av de 10 beste funksjonene i programvaren de bruker. For eksempel regler, kategorier, farge eller feltredigering.

Det slutter aldri å overraske meg at så mange sliter eller rett og slett ikke har kunnskap om selv de mest grunnleggende funksjonene. Alle disse programvarefunksjonene er produktivitetsforbedre og kan spare tid.

Teknologi har alltid en overflod av slike produktivitetsfunksjoner, men mange mennesker utenfor tusenårsgenerasjonen, som betyr sannsynligvis 75 prosent av arbeidsstyrken, kan ikke naturligvis henvende seg til disse verktøyene.

Den bevisste kompetanselæringsmatrisen viser at mange brukere opererer med et lite nivå av IT-kondisjon. Bilde: Monica Seeley / Mesmo Consultancy

Den bevisste kompetanselæringsmatrisen gir en nyttig innsikt i denne situasjonen. Mange brukere opererer med et veldig lavt nivå av IT-egnethet i den ubevisste inkompetansekvadrant. Jeg kaller disse bronsebrukerne. De fomler eller bruker bare det minste minimum.

Noen gjør et forsøk på bevisst inkompetanse ved å lese om IT og leke med det og vil bli motivert til å flytte til kvadranter tre og fire, og derav sølv og gull.

IT-fagpersoner opererer vanligvis som gullbrukere i disse to kvadrantene, ettersom det er deres virksomhet å finne ut hvordan de kan bøye programvaren og maskinvaren for å gjøre den mer funksjonell og integrert med eksisterende applikasjoner.

Hvor mange fokuserer imidlertid på å forbedre IT-egenskapen til kundene sine for å få mest mulig ut av IT-investeringen?

Den gjennomsnittlige forretningsbrukerens største bekymring, når de blir møtt med enten en ny applikasjon eller maskinvare, er hvordan du får jobben hans gjort med et minimum av forstyrrelser. Som et resultat blir ofte ikke nytt funksjonelt utnyttet, og i noen tilfeller er teknologien ikke så omfattende distribuert som den burde være.

Jeg har mistet antall ganger jeg har hørt en CIO si at de har implementert samarbeidsverktøy, for eksempel SharePoint, når programvaren faktisk viser seg å ikke brukes mye i organisasjonen.

Bedriftsbrukere og de av generasjon X trenger ofte hjelp til å gå fra å være ubevisst inkompetente bronsebrukere til å være minst bevisst inhabil, sølv til gullbrukere og sultne etter å utnytte teknologien.

Brukere som opererer i 3. og 4. kvartal, forbedrer sin personlige produktivitet, og denne forbedringen fører til bedre teknologiopptak og større avkastning på IT-investeringen.

Her er tre enkle måter å hjelpe bedriftsbrukere med å forbedre IT-egnetheten, som noen CIO-er bruker veldig effektivt.

1. Benchmark IT fitness

Gi online verktøy som brukere kan få tilgang til å benchmark deres eget IT-fitnessnivå - for eksempel vår Outlook IT Fitness-sjekk. Bare å vite det du ikke vet, ansporer ofte folk til å lære.

2. Distribusjonsmodeller

Vedta en rollemodell for distribusjon av teknologi. Send medlemmer av helpdesk for å sitte ved siden av brukerne eller gå litt på gulvet for å se hva brukere gjør og hvordan de bruker teknologien. Det kan være en øyeåpner.

3. Vanlige hint og tips

Produser regelmessige - si, ukentlig eller til og med daglig - tips og hint som er oppgavebasert. Et tips kan for eksempel være å bruke en viss farge for å fremheve e-post fra nøkkelpersoner. Forsikre deg imidlertid om at tipsene blir testet og sjekket av en person med lav IT-egnethet, fordi du vil bli overrasket over hvor mye vi i yrket tar for gitt.

Helst bør tiden brukt på brukeropplæring kontra valg av teknologi være 80:20 i stedet for den normale 20:80. Det spør mye og innebærer en stor kulturendring. Dessverre er trening i tider med budsjettmessige begrensninger vanligvis den første varen som blir akseptert.

Likevel vil bare en liten økning i tid og budsjetter tildelt brukerutdanning for virksomheten gi reelle fordeler. En times trening vil gi deg minst to timers økt produktivitet tilbake. I disse dager med nesten null renter er trening en stor investering for å forbedre bunnlinjen.

© Copyright 2021 | pepebotifarra.com