Digital fakturering: Slik skyver du papirsystemer nærmere makuleringsmaskinen

Fakturering er fortsatt en av de siste bastionene med papirbaserte systemer. Heldigvis bør en rekke nyere utvikling hjelpe firmaer med å gå over til digital, sier Louella Fernandes.

Det er vanskelig å tro at i det digitale århundre fra det 21. århundre fremdeles er et av de mest forretningskritiske dokumentene - fakturaen - opprettet og sendt mest i papirformat.

I 2010 ble bare 10 prosent av de 30 milliarder fakturaene som ble sendt i Europa gjort elektronisk. I en global økonomi der mange andre prosesser blir automatisert, virker avhengighet av papirbasert forretningsprosess arkaisk. Men hittil har forsøk på å gå til ekte elektronisk fakturering på 100 prosent blitt hindret av fragmentering av markedet, kostnader og bekymringer rundt juridiske standarder og interoperabilitet.

Fremveksten av administrerte tjenester som gir en hybrid tilnærming til total fakturahåndtering, lover imidlertid å hjelpe virksomheter med en gradvis overgang til elektronisk fakturering, ved å behandle papir og elektroniske fakturaer basert på kjøperens og leverandørens preferanser.

E-fakturering kan kutte kostnadene ved håndtering av fakturaer med opptil 70 prosent, med utskrifts-, papir- og portobesparelser Foto: Shutterstock

En fersk Ricoh-studie viser at i gjennomsnitt 42, 5 prosent av all forretningskritisk informasjon fremdeles er i papirkopi. Det er ingen tvil om at fakturering bidrar til dette tallet, ettersom det forblir en av de siste bastioner av manuell behandling og er arbeidskrevende, ineffektiv, kostbar og feilutsatt.

Quocirca estimerer kostnadene for å behandle papirfakturaer ved hjelp av manuelle midler, og kan variere fra € 8 til € 10 per faktura, noe som er betydelig når det brukes over papirfjellet som mange bedrifter behandler hver dag.

Manuelle prosesser kan også føre til treg fakturavstemming, noe som gjør det vanskelig å sikre rabatter på tidlig betaling, noe som igjen kan føre til dårlige leverandørforhold.

Videre kan selskaper som fortsetter å stole på papirbaserte faktureringsmetoder, ha problemer med å utarbeide revisjonsspor for å lukke bøker og oppfylle kravene til europeiske momsrevisjoner.

Ricohs studie indikerer også at bare 39 prosent av selskapene har muligheten til å følge en revisjonsspor for alle sine forretningskritiske dokumenter. Stor avhengighet av papir kommer også til en miljøkostnad - ikke bare i papiravfall, men også i de tilhørende energikostnadene ved transport av de fysiske fakturaene.

Så det er ikke overraskende at flere bedrifter ønsker å implementere elektronisk fakturering for å fjerne manuelle prosesser, fremskynde faktureringssykluser og eliminere ikke-verdiøkende aktiviteter for kontoavdelinger.

E-fakturering direkte kostnadsbesparelser

Fordelene med e-fakturering er vidtrekkende. Quocirca anslår at e-fakturering kan forbedre virksomhetens effektivitet gjennom å redusere kostnadene ved håndtering av fakturaer med opptil 70 prosent. De mest åpenbare fordelene er de direkte kostnadsbesparelsene i papir, porto og utskrift for avsenderen, samt ved å godta, behandle og godkjenne fakturaen til mottakeren.

Disse overbevisende driverne er nå satt til å utvide adoptering av e-fakturering, slik at flere organisasjoner kan begynne overgangen til elektronisk fakturering. I 2011 forventes omtrent fem millioner europeiske virksomheter å sende eller motta elektroniske fakturaer.

Initiativer som EU-kommisjonens planer om å revidere direktivet om e-signaturer i 2011, er et forsøk på å oppfordre virksomheter til å benytte seg av elektroniske fakturaer mer. Elektronisk fakturering er også en del av ...

© Copyright 2021 | pepebotifarra.com