Lag et trafikklys Gantt-diagram i Microsoft Project 2007

I min forrige veiledning til Microsoft Project beskriver jeg hvordan du utvikler et portefølje-instrumentbord for å kommunisere et sammendragsnivå for hvert prosjekt i din portefølje eller program ( figur A ). Et TechRepublic-medlem ba om at jeg skulle skrive en veiledning for hvordan jeg kunne bruke det samme konseptet på de individuelle oppgavene i prosjektplanene. Figur A

Program Gantt-diagram
Ved å lage noen få egendefinerte formler ved hjelp av Microsoft Prosjektets sluttfeltvariant-felt og søylediagramstiler, kunne jeg lage et grafisk Gantt-diagram som ville formatere seg selv basert på prosjektytelsen mot prosjektets grunnlinje ( figur B ). Figur B

Trafikklys Gantt-diagram (Klikk på bildet for å forstørre.)

Ved å bruke disse formlene og stolpestilene, kan en prosjektleder raskt skanne Gantt-diagrammet for alle oppgavene i risikogruppen i prosjektplanen og bestemme om noen av oppgavene vil bli spådd for sent eller trenger å bli planlagt. Dette synet er spesielt nyttig for å bestemme hvor prosjektgruppen trenger å fokusere og identifisere oppgavene som er i umiddelbar risiko for å løpe bak.

I prosjektsporing ser vi ofte på de sene oppgavene, men vurderer ikke den langsiktige effekten av prosjektforsinkelser for å lykkes med oppgavene i prosjektplanen. Denne linjestilen gir en grafisk "trafikklys" -visning av hver oppgave i timeplanen. Finish Variance fra Microsoft Project er nøkkelfeltet som driver Gantt-diagramlinjestilen. Feltet Finish Variance beregner antall dager for sent en oppgave vil fullføre basert på prosjektets grunnlinje.

Finish Variance = Finish - Baseline Finish

Ved hjelp av denne formelen etablerte jeg følgende regler for å fargelegge stolpene:

  • Hvis Finish Variance er mindre enn to dager, kan oppgaven fremdeles betraktes som grønn. I faktisk praksis kan oppgaver løpe sent, og så lenge det er innenfor et inneholdbart område som ikke påvirker fullføringsdatoen, kan oppgaven fremdeles betraktes som grønn.
  • Hvis avslutningsvarianten er større enn to dager og mindre enn eller lik fem dager, anses oppgaven som utsatt eller gul.
  • Hvis Finish Variance er større enn fem dager, er oppgaven rød.

Endre gjerne disse reglene basert på organisasjon eller prosjektretningslinjer. Husk at vi ikke setter opp regler for å rapportere hele prosjektet som rødt, gult eller grønt - de subjektive vurderingene krever mer data enn bare en tidsplangjennomgang. Denne opplæringen etablerer toleranseområder som fargekoder Gantt-diagrammet for rask identifisering og videre inspeksjon.

Siden Gantt-diagrammet evaluerer de prognoserte oppgavene basert på kolonnene Fullfør og Grunnlinjeavslutningen, er det sannsynlig at prognoserte oppgaver vises i rød status. Selv om du har oppgaver som ikke er planlagt å starte i en gitt tidsperiode, kan oppgavene dukke opp sent basert på forventede sluttdatoer. Dette skjer fordi Microsoft Project beregner en fremtidig sluttdato for hver oppgave, selv om den er forskjellig fra grunnlagsdato. Prosjektledere bør sette pris på denne funksjonen, siden den trekker oppmerksomhet til oppgavene som trenger øyeblikkelig utredning.

Viktige notater

Før du tilpasser Gantt-diagrammet, må du være oppmerksom på at:

  • Det kreves en grunnleggende prosjektplan for å formatere Gantt-stolpene riktig. Hvis du bygger prosjektplanen ved å bruke disse linjestilene, vises alle oppgavene grønne.
  • Denne opplæringen er utviklet for Microsoft Project 2007; Hvis du utvikler den i en tidligere versjon av Microsoft Project, kan jeg ikke garantere de samme resultatene.

Hvordan lage trafikklys Gantt-diagrammet

Del A: Tilpass felt1, flagg2 og flagg3-felt 1. Start med Gantt-kartvisningen ved å bruke inngangstabellen.

2. Sett inn Flag1, Flag2 og Flag 3 i Gantt-tabellen.

3. Høyreklikk Flagg1 og velg Tilpass felt.

4. I dialogboksen Egendefinerte felt under overskriften Egendefinerte attributter, velger du alternativknappen Formel.

5. Klikk på Formel-knappen ( figur C ). Figur C

Egendefinerte felt dialogboks

6. Angi følgende formel og klikk OK

IIf (% fullført 100, IIf (Finish Variance / Minutter per dag <= 2, Ja, Nei), Nei)

Denne formelen vil evaluere alle ufullstendige oppgaver og bestemme om variansen er mindre enn eller lik to dager ( figur D ). Den returnerer en Ja-verdi hvis ligningen er sann og en Nei-verdi hvis ligningen er falsk. Figur D

Formel for flagg 1

7. I dialogboksen Egendefinerte felt (figur C), klikker du på Flag2-feltet.

8. Klikk på Formel-knappen.

9. Angi følgende formel og klikk OK

IIf (% fullført 100, IIf (Finish Variance / Minutes Per Day> 2, IIf (Finish Variance / Minutes Per Day <= 5, Yes, No), No), No)

10. I dialogboksen Tilpassede felt (figur C), klikker du på Flag3-feltet.

11. Klikk på Formel-knappen.

12. Angi følgende formel og klikk OK

IIf (% fullført 100, IIf (Finish Variance / Minutter per dag> 5, Ja, Nei), Nei)

13. Klikk OK for å lukke dialogboksen Egendefinerte felt.

Del B: Lag de røde, gule og grønne linjestilene

1. Velg Format | i Gantt Chart View Barstiler.

2. Sett inn tre rader og navngi dem rød, gul og grønn.

3. På den røde raden klikker du på rullegardinmenyen Farge og endrer den til rød ( figur E ).

4. Endre feltet Vis for ... Oppgaver til Flagg1-feltet.

5. Gjenta trinn 3 og 4 for de gule og grønne radene, og tildel henholdsvis Flag2 og Flag3.

6. Klikk på OK.

Figur E

Barstiler
Hvis du har fulgt instruksjonene og bruker en Baselined prosjektplan, bør Gantt-diagrammet lyse opp som et juletre ( figur F ). Forhåpentligvis ser du ikke alt rødt! Figur F

Det endelige produktet (Klikk på bildet for å forstørre.)

Sammendrag

Det er mange måter å spore prosjektplanen på, og Microsoft gir flere visninger til prosjektdata. Trafikklyset Gantt-kartet gir en prognosert oversikt over oppgaver som er sent eller som risikerer å løpe etter planen. Du kan få den samme informasjonen ved å følge et sporing av Gantt-diagram eller overvåke den kritiske banen. denne tilnærmingen tilfører imidlertid litt mer farge og trekker oppmerksomhet til problemområdene i prosjektplanen.

Få ukentlige PM-tips i innboksen din TechRepublic's IT Project Management nyhetsbrev, levert på onsdag, tilbyr tips for å hjelpe prosjektledere og deres team i rute.

© Copyright 2021 | pepebotifarra.com