Lag en oppgavebasert problemlogg i Microsoft Project 2007

Prosjektproblemer blir vanligvis registrert i en utgiftslogg, en prosjektlogg eller en type liste for å spore åpne og lukkede problemer. Problemloggen er avgjørende for prosjektlevering, ettersom tidsplanforsinkelser, veisperringer og prosjektproblemer oppstår og må løses av prosjektgruppen.

Jeg har nylig mottatt en e-post fra en leser som spurte om hvordan en prosjektleder kunne tilpasse Microsoft Project til å lage en problemliste på oppgavenivå. Tilnærmingen til å koble direkte en problemlogg direkte med en oppgave gir mye mening. Ved å koble Microsoft Project-oppgaver til spesifikke prosjektproblemer, tillater det prosjektlederen å tydelig identifisere det påvirkede arbeidet og raskt beskrive problemer for forsinkede oppgaver.

Noen nettbaserte prosjektstyringsverktøy, for eksempel Liquid Planner, lar prosjektledere oppgi problemer mot spesifikke prosjektoppgaver; andre prosjektstyringssystemer har online problemlogger som er koblet til en prosjektplan. I dette tilfellet vil jeg utvikle den samme løsningen med Microsoft Project 2007 og bruke den som en frittstående løsning ( figur A ). Figur A

Utgiftslogg i Microsoft Project 2007. (Klikk på bildet for å forstørre.)

Følg trinnene i denne opplæringen for å lage din egen problemlogg i Microsoft Project 2007.

Trinn 1: Lag en tilpasset tabell

1. Åpne din eksisterende prosjektplan og velg Vis | Tabell | Flere tabeller.

2. Klikk på Ny-knappen.

3. Legg inn problemlogg i feltet Navn.

4. Legg til følgende felt i feltnavn-seksjonene:

  • en. ID
  • b. Navn
  • c. tekst1
  • d. text2
  • e. dato1
  • f. Flagg 1
  • g. Text4
5. Klikk på hvert felt og skriv inn en beskrivende tittel, per figur B.

6. Klikk på OK og lukk dialogboksen.

Figur B

Tabel for problemlogg

Trinn 2: Lag en tilpasset visning

Neste trinn er å lage en tilpasset visning som bruker tabellen Problemlogg.

1. Velg Vis | Flere visninger.

2. Velg Ny | Enkeltutsikt.

3. Skriv inn emneloggen for navnet.

4. Velg Problemloggen fra rullegardinmenyen for tabellen.

5. Velg Ingen gruppe for gruppe-feltet.

6. Velg Alle oppgaver for filteret.

7. Merk av for Vis i menyen.

8. Klikk OK.

Alternativene skal se ut som figur C. Figur C

Lag visningsloggen. (Klikk på bildet for å forstørre.)

Trinn 3: Bytt til visning av problemlogg

1. For å aktivere visningen Logg, velger du Vis | Problemlogg fra rullegardinmenyen.

2. Hvis du ikke har lagt inn oppgaver i prosjektplanen, vil du se en tom tabell som ligner på Gantt-kartvisningen.

Trinn 4: Angi utgiftsdata på oppgavenivå

1. Populér feltene i problemloggen, akkurat som du vil legge inn utgiftsdata i prosjektproblemloggen.

2. Skriv inn et utgavenavn.

3. Angi en problembeskrivelse.

4. Velg en måldato.

5. Velg Ja eller Nei fra Åpne-feltet.

6. Tildel en emneeier i Tilordnet til-feltet.

Du bør ha en problemlogg som ligner på figur D. Figur D

Prosjekt Utgave logg. (Klikk på bildet for å forstørre.)

Trinn 5: Filtrer åpne problemer

Hvis du vil at loggen bare skal identifisere oppgavene med åpne problemer, må du aktivere prosjektfilteret.

1. Klikk på Auto-filterikonet på verktøylinjen.

2. Klikk på kolonnefilteret for måldato og velg Egendefinert.

3. Enter tilsvarer ikke og NA i boksen Egendefinert automatisk filter ( figur E ).

4. Klikk på OK.

Figur E

Autofilter

Resultatet vil være en filtrert liste som ligner den som er vist i figur A.

begrensninger

Erfarne prosjektledere vil merke at problemloggen bare tillater ett problem per oppgave. Siden en oppgave kan påvirkes av flere problemer, kan en løsning inkludere å bruke oppgavens merknadsfelt i oppgaveinformasjonspanelet. Dette er ikke den mest elegante løsningen, ettersom verktøyet skal tillate prosjektlederen å raskt identifisere alle oppgavene og problemstillingene i en visning. Siden en arbeidsdelingsstruktur er sammensatt av leveranser og arbeidspakker med flere oppgaver, kan prosjektlederen tilordne et problem til en annen oppgave i den samme arbeidspakken. Denne løsningen vil fungere bra for oppgaver som har tilstrekkelig definerte underoppgaver.

Sammendrag

Å integrere en problemlogg i Microsoft Project 2007 er en tilnærming for å dokumentere problemer i et prosjekt; den vanlige måten å spore problemer på i et eget dokument fungerer like bra. Imidlertid oppfordrer jeg deg til å prøve denne tilnærmingen og gå gjennom problemene og oppgavene i den neste teamets prosjektplanoversikt. Prøv det og gi meg beskjed om resultatene dine.

© Copyright 2021 | pepebotifarra.com