Hensyn for å gjøre FileMaker Pro til databaseløsning

Gitt mengden data som vi alle ser ut til å samle i disse dager, må det være en måte å håndtere dette på. Det er store produkter, som Oracle og SQL Server som kan hjelpe selskaper med å holde informasjonen organisert, men lisensiering og stor størrelse kan være overveldende. I den andre enden er det applikasjoner som Microsoft Access som er rettet mot individuelle brukere og ofte blir sett på for å la teamene samarbeide om prosjekter. Fildeling og størrelsesbegrensninger har forårsaket problemer for meg i ganske lang tid.

Så hørte jeg om FileMaker. Jeg har en kollega som er FileMaker Certified Developer, og han nevnte noen av måtene han har jobbet med det. Dette fikk meg til å tenke på prosjekter jeg har kommet opp for som FileMaker kan være en mulighet. Jeg begynte å eksperimentere med FileMaker-stabelen, og la sammen denne anmeldelsen.

Introduksjon til FileMaker

FileMaker kommer i noen få smaker:

  • FileMaker Pro
  • FileMaker Pro Advanced
  • File Maker Server
  • File Maker Server Advanced
Merk: Det er også en versjon av FileMaker som heter Go for iOS, men jeg vil se på det i en egen anmeldelse.

Det er gratis studier tilgjengelig for Windows og Mac FileMaker-produktene; App Store-regler forbyr gratis prøveversjoner av iOS-applikasjoner.

Hvorfor vurdere FileMaker?

FileMaker er etter min erfaring relativt enkel å lære, og kan brukes til å lage tilpassede applikasjoner basert på organisasjonens behov. For meg er Filemaker en god kandidat fordi prosjektet jeg jobber med krever mer enn den lille databasen som for øyeblikket brukes, men jeg ser ikke for seg at dette prosjektet skal vokse nok til å kreve en fullverdig bedriftskonfigurasjon som Microsoft SQL Server eller Oracle. Fordi FileMaker har en tendens til å lande midt på "For the Desktop" og "For the Datacenter" databaseplattformene, er den perfekt passform.

Hvilke typer ting kan FileMaker hjelpe deg å oppnå?

FileMaker kan administrere bestillinger, fakturaer og kundeinformasjon for stort sett alle størrelsesorganisasjoner. I tillegg til å forske på løsningen for arbeidsplassen min, jobber jeg med å lage en database for alle frilansklientene jeg har (eller vil ha) fremover. I tillegg til nettsteder og selskaper jeg skriver for, skal jeg holde rede på kontakter hos disse organisasjonene, kopier av innsendt arbeid, publisere datoer og fakturering.

Fra og med dette forfatteren legger jeg fortsatt til felt og peker med strukturen for prosjektet mitt; Heldigvis kommer FileMaker med startfiler som kan hjelpe deg med å komme opp i fart mye raskere enn om du startet fra bunnen av på egen hånd.

Merk: For dette innlegget jobber jeg med Research Notes Starter Solution.

Når du starter i FileMaker 11, presenterer applikasjonen en hurtigstartskjerm som hjelper deg med å komme deg på rett vei.

Figur A

FileMaker hurtigstart

Fra dette skjermbildet kan du lage nye databaser, åpne nylige elementer, velge startløsninger og lære litt mer om FileMaker-produktet. Du kan også velge å deaktivere den og forhindre at den starter hver gang. For å få det tilbake, besøk Hjelp-menyen og velg Rask startskjermbilde.

Når du har valgt prosjektet ditt, vil det bli åpnet eller opprettet av FileMaker. Jeg valgte Research Notes fra startløsningsruten og ble bedt om å lagre filen for å komme i gang. Når filen var lagret, dukket prosjektet opp.

Figur B

Research Notes Starter Project

Som du ser, presenterer det grunnleggende fanebladskjemaer for å legge inn informasjon om prosjekter du jobber med; FileMaker lar imidlertid filer og bilder inkluderes direkte i databasen. Denne funksjonaliteten kan forventes i løsninger som SQL Server, men ikke så mye i løsninger som Access.

I tillegg til å lagre filer i en database, tillater FileMaker også inkludering av programmering som gjør at nettet kan bla i en database. Når det gjelder forskningsnotater, kan du holde bokmerker til ressursene i databasen som deretter vil være tilgjengelig ved hjelp av FileMakers Web Viewer (på webvisningsfanen i Research Notes-databasen).

Figur C

Web Viewer-innhold

Det er mange ting FileMaker kan gjøre som jeg ble overrasket over da jeg begynte å klikke gjennom applikasjonen og startløsningene. Inkludering av webgjenstander og fullverdige dokumenter var to av de største for sikker. Fordi skjemaet er tilgjengelig når løsningen åpnes, trodde jeg at skjemaet ville tillate øyeblikkelig redigering, men det er ikke tilfelle, først må du opprette en ny post.

Følg trinnene nedenfor for å sette inn en ny post i databasen:

  1. Klikk på den nye postknappen (eller velg Ny post fra Filmenyen).
  2. Fyll ut skjemaet.

Merk: Formdata lagres som angitt, men prosjektet må lagres for å sikre at ingenting går tapt.

Redigering av oppsett

For å tilpasse et skjema i FileMaker, velger du Rediger layout fra verktøylinjen øverst på skjermen. Her inne kan du tilpasse hvordan den valgte layouten ser ut, fra feltplassering til å legge til eller fjerne felt. Figur D viser fanen Merknader i startløsningen i redigeringsmodus.

Figur D

Redigering av notater

I tillegg til å la redigeringer skje enkelt, tillater FileMaker også rollebasert kontroll av et prosjekt. Administrative brukere (vanligvis de som oppretter og endrer FileMaker-databaser) kan begrense tilgangen til brukere og grupper av brukere basert på rolle. Dette kan også gjøres ved å bruke integrasjon med Active Directory, slik at du kan bestemme hvilke rettigheter en bruker har basert på Active Directory-legitimasjonene deres som ble brukt til å logge inn på FileMaker.

Merk: Enkelt pålogging med eksterne kilder som Microsofts Active Directory støttes ikke.

Umiddelbart online

FileMaker har en øyeblikkelig nettutgiverfunksjon som gjør at et prosjekt kan publiseres på nettet for bruk i samarbeidssituasjoner i små grupper. Dette er flott for små grupper, fordi med noen få museklikk kan prosjektet du jobber i være synlig i en nettleser for andre å bruke, uten at de trenger å ha FileMaker-klienten installert. I tillegg til Instant Online for mindre prosjekter, kan FileMaker Server og Advanced Server støtte nettbasert bruk for større nettbaserte prosjekter ved hjelp av PHP-skriptspråk.

Hvis du vil bruke Instant Web Publishing, må du aktivere det fra delingsdelen i FileMaker File-menyen. Du må tillate innkommende tilkoblinger til applikasjonen din og systemet for at dette skal fungere, men å aktivere funksjonen gjør tunge løft for deg. Du kan også deaktivere det når som helst.

Figur E viser konfigurasjonsdialogen Instant Web Publishing.

Figur E

Instant Web Publishing-oppsett

Andre delingsalternativer inkluderer JDBC / ODBC og FileMaker-nettverk. Førstnevnte tillater tradisjonell ODBC-tilkobling til FileMaker-databaser, og sistnevnte brukes til FileMaker-klienttilkoblinger og bruker TCP / IP, men administreres fullstendig av applikasjonen.

Deling, men ikke online

I tillegg til Instant Web Publishing, tillater FileMaker også eksport av informasjon til Excel eller PDF. Ved å bruke disse metodene vil en FileMaker-bruker kunne dele sin informasjon med andre som kanskje ikke har FileMaker installert. Siden den originale eksporten av PDF er bakt inn, kan dette være en flott funksjon for å dele rapporter med andre på kontoret. Imidlertid er denne metoden veldig statisk, og når informasjonen først er ute, hvis den blir endret, er den eksporterte informasjonen gammel.

Angi stillbilder Koblinger. Når du sender en stillbildekobling, opprettes en fil som kan hente informasjon fra den opprinnelige kilden i tilfelle den opprinnelige informasjonen blir oppdatert etter opprettelsen av koblingen. Dette er veldig nyttig for noen typer rapportering hvis informasjonen endres ofte. Mottakeren av filen kan deretter se endringer som er gjort senere i et fast datasett.

passelig

Med FileMaker er det mange måter å skjule den ordspråklige katten, du kan lage egendefinerte formelementer, knapper og felt. Eksperimenter med verktøyene og se hva som fungerer for deg. Når du kommer i gang, vil du se at plattformen kan vokse, men du trenger den.

Hopper inn til FileMaker-plattformen

De opprinnelige kostnadene for en organisasjon kan virke bratte med det første, men sammenlignet med lignende løsninger er FileMaker ganske rimelig.

Lisensieringskostnadene for FileMaker er som følger (liste, selvfølgelig):

applikasjon Full versjon Oppgrader versjon
File Maker Pro 199, 00 179, 00
File Maker Pro Advanced 499, 00 299, 00
File Maker Server 999, 00 599, 00
File Maker Server Adv. 2999, 00 1799, 00

I tillegg til å kjøpe kopier av FileMaker hver for seg, kan du også kjøpe volumlisenser for bedre og rimeligere å imøtekomme dine behov. For mer informasjon om volumlisensiering, besøk http://store.filemaker.com/US/ENG/LIC/

Legger til en serverversjon eller ikke

Å avgjøre om du vil legge til en FileMaker-server (eller hvilken versjon) i miljøet ditt, vil avhenge av hvilke typer oppgaver du skal utføre med applikasjonen. Organisasjonen min ser på FileMaker for å gjøre en bedre brukeropplevelse og samlet applikasjon for noe datainnsamling enn vi har i dag. Hvis dette utelukkende ble gjort av en person (eller kanskje to personer), ville FileMaker Pro på skrivebordet sannsynligvis være heftig nok til å gjøre prosessen bedre; fordi applikasjonen vi for øyeblikket har brukt over hele nettverket av opptil 10 personer og mye av bruken er samtidig, vurderer vi en serverversjon av FileMaker. På denne måten vil deling og sammenhengende tilgang ikke lenger være et problem for disse brukerne.

Dette var min store tonehøyde for å flytte til serverversjonen av FileMaker, men behovene dine kan være forskjellige. Husk å vurdere hvor prosjektet ditt er for tiden og hvor det kan vokse fremover for å ta en nøyaktig beslutning om å legge til ressurser på serversiden. Det samme gjelder for den avanserte versjonen av serveren. Hvis prosjektet ditt vil innebære mye Internett-basert aktivitet, som å samle informasjon for et e-handelssted, kan den avanserte versjonen av serveren være veien å gå, men igjen, dette avhenger av prosjektet og budsjettet.

Ressurser for hjelp

Folkene i FileMaker har opprettet FileMaker tekniske nettverk som et sted der medlemmene kan lære og dele ting de jobber med for prisen for kjellerkjeden gratis. På dette tidspunktet var det også en kampanje som gikk til 31. januar 2012 som gjør det mulig å laste ned FileMaker Training Series for $ 9.99 - de vanlige kostnadene for denne nedlastningen er $ 99. For en tiendedel av kostnadene er det ikke en dårlig avtale. Besøk http://fmdev.filemaker.com for mer informasjon.

Jeg vil takke Mark Cyrulik, en FileMaker-sertifisert utvikler som var en god ressurs for irriterende spørsmål under forskningen. Han holder en blogg her.

© Copyright 2021 | pepebotifarra.com