Overholdelse av kommunikasjon henger på grunn av overbelastning av plattformer

Hvorfor krav om overholdelse skyver flere store selskaper til skyen Migreringen av skyer akselererer etter hvert som selskapene møter overholdelse, sikkerhet og kontroll.

Overholdelsesteam sliter med å holde tritt med elektroniske kommunikasjonskanaler, med 45% som sier at de er i konstant innhentingsmodus når det gjelder tilsyn, ifølge den niende årlige rapporten om elektronisk kommunikasjonskonformitet fra Smarsh.

Det er et overveldende antall elektroniske kommunikasjons- og samarbeidsplattformer nå, og de sprer seg på arbeidsplassen, viser undersøkelsen av mer enn 300 fagpersoner som leverer finansielle tjenester.

Gapet for samsvarsbevissthet

Å ha forbudspolitikk for bruk av personlige enheter og meldingsapplikasjoner på jobben "er virkelig nytteløst, '' sa Robert Cruz, seniordirektør for informasjonsstyring i Smarsh.

Undersøkelsen fant at 74% av de spurte organisasjonene lar de ansatte bruke sine egne enheter. Likevel utgjør 77% SMS / tekstmeldinger den største risikoen.

Cruz sa at undersøkelsens intensjon var å kalle ut samsvarshull og se etter deltaet mellom forretningsbruk og kontroller på plass for å overvåke disse hullene.

"Og det som skjer er at det er en enorm vekst i team i Slack, spesielt der bruken overgår overholdelseskontrollene, og det er fortsatt mange selskaper som ikke har gitt beskyttelsen over hva du kan og kan" t gjør på sosiale nettverk, '' sa han.

Som et resultat må organisasjoner revurdere sine tilnærminger til adopsjon og tilsyn med elektronisk kommunikasjon for bedre å konkurrere og vokse som et selskap, sa Smarsh.

Med nye kanaler som integrert tale, video, chatter og applikasjonsdeling som blir godkjent for arbeidsplassen, må compliance-teamene holde tritt med arkiverings- og tilsynsstandarder.

Bedrifter erkjenner at det er mer effektivt å snakke med en klient via tekst og få svar på 90 sekunder, men 69% av de spurte har liten eller ingen tillit til at hvis de ble undersøkt, kunne de gi spesifikke meldinger fra SMS / tekstkanaler innen rimelig tidsramme, i følge undersøkelsen.

Så det har vært et større press for å bruke teknologier for å skille informasjon fra private kontra selskaper. Dette er ikke et nytt teknologiområde, påpeker Cruz. Forskjellen nå er at compliance-teamene jobber i takt med IT, som tidligere ikke var "foran og senter for hva compliance folk har vært opptatt av: e-post og data som flyter innenfor IT-kontrollerte systemer" og sporer og kontrollerer den korrespondansen, han sa.

Sil av ressurser

Datamengden øker, spesielt i samarbeidsplattformer som Microsoft Teams og Slack, men compliance-teamene må gjøre mer arbeid mens de i noen tilfeller arbeider med flate eller synkende teller, sier Cruz.

"Hvis du begynner med samme antall etterlevelsesressurser, er det vanskeligere å forstå hva som skjer i en vedvarende chat, " bemerket han. "Du kan ikke bare gå gjennom en melding; innholdet endres og folk kommer og går, og i noen tilfeller er det regulerte ansatte som ikke burde snakke med andre ansatte. "

I høyt regulerte bransjer som finansielle tjenester, er selskaper pålagt å opprettholde "etiske murer" for å sikre at ansatte gir rimelige og objektive råd til kunder som for eksempel oppfyller deres spesielle investeringsprofil.

Mer om innovasjon

  • IBM kunngjør gjennomslag av batteriteknologi
  • Augmented reality for business: Cheat sheet
  • Bilder: Verdens 25 raskeste superdatamaskiner
  • Inside the Raspberry Pi: Historien om $ 35-datamaskinen som forandret verden

"Dette er kontroller som folk tradisjonelt har hatt på plass via en policy, men nå er det for mange kommunikasjonskilder til å bare stole utelukkende på politikken og antakelsen om at folk vil gjøre det rette, " sa Cruz.

Ettersom grunnleggende kommunikasjon har blitt mer sofistikert og det er flere ting du kan gjøre når du samarbeider gjennom verktøy, blir det en enorm belastning på ressursene for å holde følge, sa han.

"Vi har en stor klient som i dag støtter over 60 forskjellige kommunikasjonskilder, " som betyr at ansatte har lov til å bruke disse verktøyene internt eller til å kommunisere med en klient fordi firmaet er sikker på at det har muligheten til å fange opp, lagre og spore innholdet, Cruz sa. Disse inkluderer WeChat og WhatsApp. "Det er et tungt løft."

Det er avgjørende for overholdelsesteamene å forstå kompleksiteten i hva som skjer i en chat, og når fem ansatte snakker om potensielt å representere et finansielt produkt for en potensiell kunde, "er det viktig informasjon noen vil lagre og forstå ... hvis det oppstår et problem, '' han sa.

Medarbeidersaken

I tillegg til bekymring for personvern og sikkerhet for data, må organisasjoner også tenke på hva som skjer når en ansatt forlater et selskap, sa Cruz.

"Dette er organisk kommunikasjon i mange tilfeller ... men de er også grobunn som nye steder der trusler kan lanseres, " sa han. "Det er en enkel måte å ta med meg ting hvis jeg forlater et selskap, fordi jeg kommer til å bruke et nettverk der jeg tror jeg kan unngå deteksjon."

Kanalene med størst samsvarshull er Instagram (50%); tekst- / SMS-meldinger (40%); Facebook (i underkant av 30%); og samarbeidsplattformer (under 30%), ifølge undersøkelsen.

Cruz sa at det fremdeles overrasker ham at selv med data på telefoner som viser hvor mye tid folk bruker på enhetene sine om dagen, er det selskaper som fremdeles ikke har erkjent at "arbeidsplassen er på enheten din. Når jeg snakker med overholdelsesteam som sier, "Vi prøver fortsatt å blokkere det, " det er utrolig for meg at det tar så lang tid å finne teknologi for å takle dette. "

Hvordan takle

Mange organisasjoner har opprettet etterlevelsesgrupper for å evaluere nye kommunikasjonsverktøy før de blir distribuert slik at de kan ha et mer helhetlig syn på dem, sa Cruz. "La folk kommunisere hvordan de vil, men la oss se på dette med åpne øyne og enten utvikle en plan for å dempe - eller vi vil ikke la en kanal brukes."

Dette styringstrinnet er et flott grep for å forhindre at kommunikasjonsplattformer blir brukt på en taus måte.

Det er viktig å merke seg at mange av de eksisterende teknologiene mange bedrifter fremdeles bruker, er designet for bare å fange e-post, la han til.
De burde forstå at ansatte har multimodale samtaler som ikke kan fylles inn i eldre MDM-teknologier (mobile device device management), som vil miste konteksten, sa han. "Så du må behandle kommunikasjonskilder når de er gjengitt innfødt."

Cruz råder også selskaper til å gjennomgå sin kommunikasjonspolitikk og sørge for periodisk opplæring av ansatte.

"Det er noens jobb å gå bort og støv av manualen, men de er statiske, og du må virkelig tenke på de nye måtene folk samhandler i dag - tale, video, emoji, samarbeidsverktøy, " sa han. Så hvis du ' Når du tillater dem, må trening være eviggrønn med de nye appene som er i horisonten, sa han.

Bruker Smarshs klient som eksempel, sa Cruz at selv om det i år kan være 60 elektroniske kommunikasjonskilder, "garanterer jeg at det neste år vil være 70."

Tekniske nyheter du kan bruke nyhetsbrev

Vi leverer de nyeste teknologiske nyhetshistoriene om selskapene, menneskene og produktene som revolusjonerer planeten. Leveres daglig

Registrer deg i dag

© Copyright 2021 | pepebotifarra.com