Bygg et filter for oppgavrapporteringsvindu i Microsoft Project 2010

En fordel med å skrive denne TechRepublic-kolonnen er å kunne samhandle med leserne og hjelpe dem med å løse prosjektledelsesproblemer. Jeg mottok nylig en forespørsel fra en TechRepublic-leser om å lage et tilpasset filter som identifiserer alle oppgavene i et fire ukers vindu. Det fire ukers vinduet brukes til å identifisere alle oppgavene som ligger tre uker foran en statusdato og alle oppgavene som er en uke etter statusdatoen. Prosjektlederen ønsket en rask og enkel måte å identifisere oppgaver i rapporteringsvinduet og ønsket bare å spesifisere en enkelt inndatadato.

Jeg trodde også at dette filteret ville være nyttig som Microsoft Project 2010 Highlight, slik at prosjektledere kunne se datoperioden innenfor konteksten av hele prosjektet ( figur A ). Høydepunktet og filtertilnærmingen gjør det lettere for prosjektgruppen å fokusere på de umiddelbare og fremtidige oppgavene. Figur A

Eksempel for en fire ukers datoområde basert på statusdato. (Klikk på bildet for å forstørre.)

Til å begynne med trodde jeg at dette ville være et enkelt filter på start- eller sluttdatoer basert på prosjektstatusdatoen. Siden Microsoft Project-filtre bare kan bruke oppgave- eller ressursnivåfelt, kunne jeg ikke lett filtrere i prosjektstatusdatafeltet siden det er et prosjektnivåfelt. Uten å ty til VB-programmering, var den eneste løsningen å utvikle en kompleks formel i et tilpasset felt og deretter filtrere på feltverdiene.

Fire-ukers-vinduet beregnes ved å bruke to start- og sluttdatoer:

  • Prosjektstatusdato - 1 uke> = Startdato <= Statusdato + 3 uker
  • Prosjektstatusdato - 1 uke> = Fullfør dato <= Statusdato + 3 uker

Hvis en start- eller sluttdato for oppgaven er innenfor datoperioden, vises den i Microsoft Project-filteret. Følgende trinn oppretter den tilpassede feltlogikken og filteret.

Trinn 1: Angi dato for prosjektstatus

  1. Gå til Prosjekt | Status dato.
  2. Velg riktig statusdato.
  3. Klikk OK.

Trinn 2: Tilpass Flag1-feltet

  1. Gå til Prosjekt | Tollfelter.
  2. Klikk på Flag1-feltet og gi nytt navn til feltet 3-1 Flagg .
  3. Klikk på Formel under tilpassede attributter.
  4. Angi følgende formel ( figur B ):
  5. IIf ((Start> = DateAdd ("ww", - 1, Status Date) og Start = DateAdd ("ww", - 1, Status Date) og Finish <= DateAdd (" ww ", 3, Status Date)), Ja, Nei)

    Formelen er et komplekst IF-utsagn som legger til og trekker uker fra prosjektstatusdatoen for å etablere et datoperiode. DateAdd-funksjonen legger til tre arbeidsviker til prosjektstatusdatoen og brukes også til å gå tilbake i historien en uke fra prosjektstatusdatoen.

  6. Klikk OK.
Figur B

Tilpasset flaggformel (Klikk på bildet for å forstørre.)

Hvis du vil se beregningen av hver oppgave, velger du Sett inn 3-1-flagget i tabellen. Hvis du ikke ser en Ja eller Nei-indikator, går du til Prosjekt-fanen og klikker på Status Date-knappen som er satt i navigasjonslinjen.

Trinn 3: Lag et 3-1-filter

  1. Gå til Vis | Filter | Nytt filter.
  2. Gå inn i 3-1-vinduet i feltet Navn ( figur C ).
  3. Klikk på feltnavnet 3-1.
  4. Sett testen til lik.
  5. Sett verdien til Ja.
  6. Klikk Lagre.
  7. Klikk Lukk.
Figur C

3-1 Vindu (Klikk på bildet for å forstørre.)

Trinn 4: Bruk 3-1-vinduet som et filter eller uthev på prosjektplanen

  1. Gå til Vis | Filter.
  2. Klikk på 3-1 Vindusfilter.
  3. Siden prosjektstatusdatoen ble satt, vil filteret vise alle oppgavene som oppfyller kriteriene ( figur D ).
Figur D

3-1 Vindusfilter brukt (Klikk på bildet for å forstørre.)

I faktisk praksis synes jeg det er nyttig å bruke filteret som et høydepunkt. Visning av datointervallvinduet blant de andre oppgavene gir bedre kontekst for arbeidet som utføres. Hvis du velger 3-1-vinduet i rullegardinmenyen Uthev, vil høydepunktvinduet vises i de andre oppgavene som i figur A.

Viktige punkter å huske

Hvis du bruker tilpassede filtre på prosjektet ditt, husk at Microsoft Project-filtre bare kan evaluere data fra oppgaven eller ressursnivået. Hvis du trenger å evaluere et prosjektnivåfelt, må du opprette en tilpasset formel i et tilpasset felt. Når den tilpassede formelen gir en endelig beregning, kan oppgavenivåfilteret evaluere den.

Filteret kan forbedres ytterligere ved å modifisere det for å evaluere ufullstendige oppgaver eller ved å bruke oppgaveområdet til prosjektets grunnlinjedatoer. En tilpasset rapport kan også utvikles ved å bruke 3-1-vinduet som det underliggende oppgavefilteret i Microsoft Project Reporting-menyen.

Har du en anmodning om tilpasning til Microsoft Project?

Hvis du har en anmodning om tilpasning av Microsoft Project eller bare et spørsmål om hvordan du bruker egendefinerte formler og filtre, kan du sende meg en e-post på andy på taktisk prosjektledelse dot com. Forespørselen din kan vises som en veiledning i denne bloggen!

© Copyright 2021 | pepebotifarra.com