Bygg milepælkart raskere med MindView 3 Business-programvare

Et veldefinert milepældiagram er en nyttig måte å kommunisere prosjektets fremdrift og identifisere kommende leveranser. Dessverre avskyr jeg oppretting og oppdatering av milepældiagrammer.

Problemet er at Microsoft Project ikke gir et brukervennlig milepældiagram som brukere enkelt kan forstå. Gantt-diagrammet er et flott verktøy for prosjektledere, men for praktisk statusrapportering kan det bli vanskelig å administrere, ettersom milepæler og sammendragsoppgaver kan gi for mange nivåer. Prosjektledere tyr vanligvis til Microsoft Excel eller Microsoft PowerPoint for å utvikle det aktuelle milepælsdiagrammet for statusrapportering ( figur A ). Figur A

Program arbeidsstrøm visning. (Klikk på bildet for å forstørre.)

Å bruke desktop office-programvare krever manuelle endringer hver gang en milepæl er fullført eller en grunnlags milepældato endres - det er ingen ren integrasjon med prosjektplanen og rapporteringsmekanismen. Heldigvis har jeg funnet et verktøy som gjør denne administrasjonsoppgaven til en lek.

Bruke MindView 3 Business

MatchWares MindView 3 Business forenkler rapportering av milepæler. Verktøyets tankekartlegging og integrering av prosjektledelse med MindView 3 Business er utmerket. Den gir også flere visninger av prosjektdata, inkludert en tankekartvisning, en Gantt-kartvisning, en disposisjonsvisning og (min personlige favoritt) en tidslinjevisning. Programvaren er et aktivum for prosjektledere som implementerer omfangsdefinisjon, aktivitetsdefinisjon, planutvikling og pågående statusrapportering.

Jeg har brukt programvaren i flere måneder og det tar mindre enn et minutt å generere en statusrapport for milepælnivå ved å følge de enkle trinnene jeg skisserer nedenfor.

  • Importer MS-prosjektplan i MatchWare MindView 3-virksomheten.
  • Åpne MindView og velg Importer | Microsoft Project. Programvaren vil importere prosjektplanen din og bygge en Gantt-kartvisning ( figur B ).
Figur B

Gantt-kartbilde av et eksempel på prosjektplanen. (Klikk på bildet for å forstørre.)
Filtrer på milepæler

MindView 3 Business har en kraftig filtreringsfunksjon som skjuler prosjektdata basert på filtrerte kriterier. En unik funksjon i MindView 3 Business er at de filtrerte oppgavene forblir filtrert i Gantt-kartvisningen, tidslinjevisningen, konturvisningen og den tradisjonelle milepælvisningen. Denne filtreringen er nyttig i en rekke prosjektstyringsapplikasjoner, inkludert aktivitetsdefinisjon og statussporing.

For dette eksemplet vil jeg bare vise milepældataene, så følg disse trinnene:

  • Velg Filter | Ny.
  • Når dialogboksen Filter vises ( figur C ), klikker du på Legg til nivå og velger Varighet lik 0 dag.
  • Klikk på OK-knappen.
Figur C

Filtrer dialogboksen

Gantt-kartvisningen vil nå bare vise oppgavene på milepælnivået.

  • I Vis båndlinje, klikk på tidslinjevisningen ( figur D ).
Figur D

Tidslinjevisning

Designvisningen gir en rekke tidslinjelayouter som støtter flere formateringsalternativer med et klikk på en knapp. Du vil være glad for at det er mye raskere å endre formatet enn å kaste bort tid på å flytte linjer, diamanter og formatere objektene i en Microsoft SharePoint-fil.

  • Klikk på kategorien Design og velg et av tidslinjens oppsett ( figur E ).
Figur E

Design og tidslinjeoppsett
  • Hvis du vil velge typen prosjektdata du vil vise på milepælkortet, velger du Vis | Vis filialdata ( figur F ).
Figur F

Vis filialdata
  • Velg Start / sluttdato og velg enten Prioritet, fullføring eller ressurser.
Det endelige resultatet ( figur G ) er klar til å eksporteres til en bildefil som skal integreres i en statusrapport, en presentasjon eller en e-post. Figur G

Milepælutsikt på under 60 sekunder

Prøv denne tidsbesparelsen selv

Ved hjelp av Microsoft Office-verktøyene kan jeg enkelt bruke en eller to timer på å lage diagrammet og bruke enda mer tid på å finpusse hver milepæl, slik at den stemmer overens med den grafiske tidslinjen. MindView 3 Business-metoden tar under 60 sekunder og utnytter eksisterende prosjektdata som jeg holder oppdatert i prosjektplanen.

Som prosjektledere aksepterer vi den administrative byrden som en del av jobben, men vi bør alltid lete etter raskere utviklingsverktøy for å gjøre jobben vår enklere. Jeg er bare glad for at jeg fant et verktøy som utnytter prosjektgjenstandene jeg bruker til daglig. Inntil prosjektledelsesguruene oppretter en "Easy Button" for prosjektlevering, vil jeg fortsette å dele de beste verktøyene for praktisk prosjektledelse.

Hvis du er interessert i å ta MatchWares MindView 3 Business for en testkjøring, kan du laste ned en gratis prøveversjon fra selskapets side.

Få ukentlige PM-tips i innboksen din TechRepublic's IT Project Management nyhetsbrev, levert på onsdag, tilbyr tips for å hjelpe prosjektledere og deres team i rute.

© Copyright 2021 | pepebotifarra.com