Beste praksis for styring av programvarelisenser, del 2

Programvarelisensstyring er en nøkkelprosess for alle organisasjoner og kan være ganske komplisert avhengig av rekkevidden. Det innebærer å holde en oversikt over alle kjøpte programvarelisenser og føre det inventaret opp med utplasserte programvareinstallasjoner. Les bloggen min, Best practices for programvarelisensbehandling, som vil tjene som et forspill til det jeg har å dele i dag.

I denne bloggen skal jeg diskutere hvordan du kan opprettholde status quo for programvarenes overholdelse.

Oppsummering: Baseline aktivitet

For å forberede deg på programvarelisensstyring, må du lage en grunnleggende. Grunnlinjen består av to deler:

  1. Ta en oversikt over alle anskaffede programvarelisenser
  2. Ta en oversikt over all distribuert programvare. Grunnlinjen finjusteres ytterligere ved å sikre at den distribuerte programvaren ikke overskrider det som er anskaffet.

Nå er den større utfordringen å opprettholde programvarenes samsvar kontinuerlig. I motsetning til baselining - å opprettholde samsvar er ikke en engangsaktivitet, men et sett med repeterende handlinger som må gjøres regelmessig.

Forutsetninger

  1. Hver gang jeg blir konsultert for implementering av programvareoverholdelse, handler min første tanke om brukerrettigheter. Å gi brukere muligheten til å installere programvare på egen hånd er som å forgifte programvareoverholdelse. Jeg trykker på at administrator- og superbrukerrettigheter skal oppheves før jeg til og med begynner å jobbe med et compliance-prosjekt. Etter min mening er det absolutt nødvendig. Ingen mengder utdanning og håndholding vil forhindre brukere i å installere programvarefiler. Så det er bedre å kutte tilgangen.
  2. Hvis jeg planlegger å fjerne installasjonsrettigheter fra brukere, må jeg ha en alternativ plan for å opprettholde produktiviteten. Jeg oppretter et dedikert team som installerer programvare etter å ha verifisert anskaffelses- og eierskapsdetaljer.
  3. Jeg installerer et billettverktøy for å reise forespørsler sammen med en lisensdatabase.

Eksempel på prosess for håndtering av programvareinstallasjoner

Jeg har utviklet en grunnleggende prosess for vedlikehold av programvarelisenser (figur A). Målet med denne prosessen er å installere programvare bare når lisenser er tilgjengelige, og dermed sikre overholdelse.

Figur A

Trinn 1: Be om at ny programvare skal installeres

Når en bruker trenger et program som skal installeres, registrerer han eller hun en forespørsel. (Husk at brukeren ikke har rettigheter til å installere på egen hånd, selv om installasjonsfilene er tilgjengelige.)

Trinn 2: Sjekk lisensdatabasen for å se om brukeren har anskaffet den forespurte lisensen

Det dedikerte programvarelisenslederteamet henter forespørselen og sjekker om brukeren har anskaffet lisensen for den forespurte programvaren i lisensdatabasen. Det er mulig at den forespurte programvaren kanskje ikke gjenspeiles i lisensdatabasen mot brukeren direkte; det kan også dekkes under foretaksavtale eller samtidig lisens. Lisenslederteamet må sjekke hvor lisenskategorien passer og iverksette passende tiltak. Les denne bloggen for å finne ut de mye brukte lisenstyper.

Trinn 3: Vi tar avgjørelsen om lisensen er anskaffet eller ikke. Trinn 4: Installer lisens på brukerens maskin

Hvis brukeren blir identifisert som eier av den forespurte programvaren, installerer programvarelisensbehandlingsteamet programvaren på brukerens maskin, enten ved å besøke det fysiske stedet eller ta fjernkontroll av maskinen. Noen avanserte verktøy gir muligheten til å automatisere installasjonen direkte gjennom en agent som er bosatt på brukerens maskin.

I noen tilfeller er det mulig at brukeren har anskaffet en lisens som for øyeblikket er installert på en annen maskin. I så fall foreslår jeg at du avinstallerer forrige distribusjon før du starter med en ny installasjon. Denne tilnærmingen er risikofri og beskytter proaktivt mot ulykker i samsvar med lisenser.

I trinn 5 blir de distribuerte maskinopplysningene notert i lisensdatabasen. Hvis en programvare blir avinstallert på en maskin og distribuert på en annen, blir begge disse handlingene notert i lisensdatabasen. Trinn 6: Be brukeren gi bevis på anskaffet lisens

Hvis programvarelisensbehandlingsteamet ikke finner en lisens som er registrert som et resultat av trinn 3, kan det være en av to grunner:

  1. Brukeren har ikke en gyldig lisens.
  2. Brukeren har anskaffet lisensen, men detaljene er ikke tastet inn i databasen.

Kontakt brukeren før du skyter ned rekvisisjonen.

Trinn 9: Be om installasjon av programvare etter anskaffelse av lisens

Hvis brukeren ikke har en gyldig lisens, må lisensstyringsteamet ganske enkelt lukke samtalen ved å be brukeren anskaffe først og be om det neste.

Trinn 8: Legg til nye lisensdetaljer i lisensdatabasen

Hvis brukeren har et gyldig lisensbevis, legger programvarelisensstyringsgruppen først til de nye lisensdetaljene i lisensdatabasen, og fortsetter deretter med installasjonen.

Grensesnitt for lisensbehandling av programvare

Prosessens lisensstyringsprosess fungerer ikke i et vakuum. Det grensesnitt hovedsakelig med kapitalforvaltningsprosessen. La oss diskutere mulighetene.

Kapitalstyring er en prosess som forvalter IT-eiendeler og tilhørende attributter, for eksempel eier, beliggenhet, maskininformasjon. Så under kapitalforvaltning vil jeg vite nøyaktig hvem som bruker hvilken maskin, om maskinen er under garanti eller ikke og andre nødvendige detaljer.

Så hvordan samhandler programvarelisensstyring og kapitalforvaltning? La oss si at en IT-eiendel blir overført fra en eier til en annen. Mens denne endringen skjer, må alle lisenser som eies av den forrige eieren av eiendelen, bli avinstallert og alle lisensene som eies av den nye eieren, må installeres. Så eierskiftet for enhver eiendel må strømme gjennom programvarelisensstyring.

La oss vurdere en annen sak. En IT-eiendel er identifisert for utrangering. Programvarelisensbehandlingsteamet må først ta tilbake alle lisensene som er installert på maskinen (bortsett fra OEM-lisenser selvfølgelig.)

Når du skal implementere programvarelisensstyring

Hvis jeg ble konsultert om komplett ITIL-implementering, ville jeg begynt med IT-kapitalforvaltning og fulgt den opp med programvarelisensstyring. Disse to prosessene er direkte relatert til økonomi i enhver organisasjon, og mangelen på det kan stave undergang selv til gigantene.

© Copyright 2021 | pepebotifarra.com