Legg til en tilpasset rapport i Microsoft Project 2007

Microsoft Prosjekts planleggingsmotor er full av data som spenner fra definisjoner av aktivitetsfelt til beregninger av opptjent verdistyring. Du kan få tilgang til mye av informasjonen ved å bruke Microsofts prosjekts tabeller og visninger; Imidlertid kan det være kjedelig å skrive ut denne informasjonen når du prøver å passe alle kolonnene på en skjerm. Et bedre alternativ er å bruke Microsoft Prosjektets rapporteringsfunksjoner.

Microsoft Project kommer med mange rapporter kategorisert etter aktiviteter, kostnader, oppgaver og arbeidsmengde. Jeg har brukt de leverte rapportene for sammendragsnivåinformasjon, men jeg synes det er mer nyttig å lage mitt eget sett med tilpassede rapporter for å svare på spesifikke nøkkelspørsmål. Slik genererer du en tilpasset rapport basert på et eksisterende filter.

Denne opplæringen inneholder filteret bak planlegging som vi opprettet i en forrige kolonne for å utvikle en bakgrunnsplanrapport. I denne rapporten ønsker jeg å identifisere de sene oppgavene og identifisere den ansvarlige ressursen. I stedet for å opprette en egen visning, vil jeg at rapporten skal oppgi kolonnene Oppgave-ID, Oppgavenavn, Start, Fullfør, Grunnlagsstart, Grunnleggende slutt og Ressursnavn. Når jeg har skrevet ut rapporten, vil jeg distribuere den til teamene mine og ta den med i statusrapportpakken.

Lag en tilpasset rapport basert på et eksisterende filter

Først må du opprette filteret bak skjema i Microsoft Project 2007. Når filteret bak skjema er fullført, åpner du dialogboksen Rapport.

1. Gå til Rapport | Rapporter fra hovedmenyen ( figur A ). Figur A

2. Klikk på Tilpasset-ikonet.

3. Bla ned og klikk på Oppgaverapporten ( figur B ). Figur B

4. I dialogboksen Oppgaverapport klikker du på Kopier og gir nytt navn til feltet Navn til Bak planplan ( figur C ). (Hold tabellen: oppføring siden du kopierte den fra den opprinnelige oppgavrapporten.)

5. Endre filteret til filteret Bak plan og klikk OK (figur C). Hvis du ikke ser Bakfilplan-filteret i rullegardinlisten, går du tilbake og oppretter det.

Figur C

Du kan velge hvilken som helst tabell eller filter for å oppfylle dine kriterier. Jeg anbefaler å finne en rapport som inneholder basedataelementene, følge den samme kopieringsrapportprosessen og bruke riktige filtre.

Husk at baseline Schedule-filteret krever at det legges inn en prosjektbaseline for at filteret skal sammenligne statusdatoen med den opprinnelige baseline.

Kjør rapporten

Gå til Rapport | for å kjøre rapporten Tilpasset, velg Bakplanplanrapport og klikk på knappen Forhåndsvisning. Rapporten ber deg om en statusdato. Angi statusdatoen, og de sene oppgavene vises i et rapportformat ( figur D ). Figur D

Klikk på bildet for å forstørre det.

Hvis du vil ha flere kolonner i rapporten, må du legge til de spesifikke kolonnene i oppføringstabellen. I rapporteksemplet la jeg til kolonnene ID, oppgavenavn, start, fullføring, startlinje, grunnlinjefinish og ressursnavn. Jeg skjulte kolonnene% Komplett og Varighet fordi informasjonen er tillegg.

Konklusjon

I mine nylige opplæringer om TechRepublic demonstrerte jeg hvordan du kan tilpasse Microsoft Project for å identifisere sene oppgaver ved hjelp av filtre, grafiske indikatorer og rapporter. Det viktigste å ta tak i disse artiklene er å bruke Microsoft Prosjekt standard tabeller, visning og filtre for å svare på vanlige spørsmål når du administrerer en prosjektplan. Ved å legge til noen få tilpassede rapporter, filtre og indikatorer, kan det hjelpe deg å tolke plandataene i prosjektplanen.

Når jeg deler informasjon med det nærmeste teamet eller prosjektinteressenter, opplever jeg at det er bedre å bruke tilpassede rapporter tilnærming enn å prøve å skrive ut spesifikke visninger fra Microsoft Project. Ved å utvikle forskjellige visninger og rapporter, kan du raskt identifisere sene oppgaver, uoppstartede oppgaver eller oppgaver som er tildelt bestemte ressurser. Hvis du har en PDF-driver som pdf995 installert, kan du også skrive ut rapporten som en PDF og distribuere den.

TechRepublics nyhetsbrev om IT-prosjektledelse, levert onsdag, tilbyr tips for å hjelpe prosjektledere og teamene deres på sporet.

© Copyright 2021 | pepebotifarra.com