10+ tips for å jobbe med Word-tabeller

Å gjøre data om til en tabell er en oppgave de fleste Word-brukere lærer med en gang. Men selv om tabeller er enkle å implementere og formatere, er ikke alle tabelloppgaver åpenbare. Disse tipsene vil hjelpe deg å jobbe mer effektivt med de fleste bord.

1: Bruk jevnlige avgrensere

Den kanskje enkleste måten å generere en tabell på er å velge tekst og konvertere den. Word gjør en god jobb med å tolke dataene og misligholde de riktige innstillingene hvis du er konsekvent under dataregistrering. Spesifikt, sett inn ett avgrensende tegn mellom hvert element, og skriv inn et enkelt avsnitt retur (trykk Enter) mellom hver rad, som vist i figur A.

Figur A

Det er bare ett fanetegn mellom hvert element og ett enkelt avsnitt returnerer skiller radene.
Hvis du vil konvertere en liste, velger du teksten. Klikk deretter på Sett inn-fanen og klikk på rullegardinmenyen Tabell (i gruppen Tabeller). Velg Konverter tekst til tabell fra den resulterende listen. I Word 2003 velger du Konverter fra tabellmenyen og velger Tekst til tabell. Du bør ikke måtte justere standardinnstillingene ( figur B ) mye hvis du bruker avgrensere jevnlig. Ved å tolke fanene og returnere kan Word oppdage at det er to kolonner og fem rader, som vist i figur C.

Figur B

Word bruker avgrensende tegn for å justere søyledata.

Figur C

Planlegg fremover for enkel å implementere tabellkonvertering.

2: Velg et bord raskt

Den raskeste måten å velge en tabell er å klikke på Flytt håndtaket. Klikk hvor som helst i tabellen for å vise dette håndtaket - det lille firkantede ikonet øverst til venstre hjørne, vist i figur D. Et enkelt klikk på Flyttehåndtaket vil velge hele tabellen, slik at du kan gjøre følgende:
  • Formater det.
  • Flytt den.
  • Slett det.

Figur D

Klikk på tabellets Flytthåndtak for å velge hele tabellen.

3: Slett den

Hvis du velger en tabell og trykker på Slett, kan du bli overrasket over at tabellen er igjen. Ved å trykke på Delete fjerner du bare dataene. Hvis du vil slette hele tabellen, velger du den og trykker deretter på Backspace.

4: Formater raskt

Word er standard for Table Grid-formatet (figur C), som nesten ikke bruker formatering. Men ved å bruke Words Tabeller Stiler-galleri, kan du raskt formatere resultatene. Velg hele tabellen, og klikk deretter på den kontekstuelle Design-fanen og hold musepekeren over de mange stilene i galleriet (i gruppen Tabellstiler). Klikk på galleriets pil ned for å se hele galleriet, vist i figur E. Når du finner en stil som tilfredsstiller dine behov (eller som er nær), klikker du på den. I Word 2003 velger du Auto AutoFormat Table fra Tabell-menyen. Hvis tabellen resulterer ikke akkurat som du vil, fortsett å finpusse den.

Figur E

Bruk stiler for å raskt formatere tabeller.

5: Endre størrelse på kolonnene

Du kan justere tabellens kolonnebredder med noen få hurtigklikk:

  • Dobbeltklikk på kolonnens høyre kant for å passe til det største elementet i kolonnen, som vist i figur F. Sørg for at Word viser dobbeltpilpekeren; Ellers har du kanskje ikke de ønskede resultatene.
  • For å justere alle kolonnene, velg tabellen og dobbeltklikk deretter på hvilken som helst kolonnes ramme. Figur G viser resultatene. Dette trikset justerte begge kolonnene.

Figur F

Juster bredden på en enkelt kolonne ved å dobbeltklikke på den høyre kanten.

Figur G

Velg hele tabellen før du dobbeltklikker på en kolonnekant for å endre størrelsen på alle kolonnene.

6: Bli mer presis

Hvis du trenger nøyaktige målinger, bruk linjalen. Hold musen over en ramme til dobbeltpilen vises. Klikk deretter på grensen og hold nede Alt-tasten. Word vil vise spesifikke målinger, som vist i figur H. Hvis du trenger å endre størrelsen på kolonnen, drar du den grå firkanten.

Figur H

Vis eller angi bredden på tabellens kolonner.

7: Bruk hurtigbord

Hvis du ofte bruker den samme tabellen i mange dokumenter, oppretter du en hurtig tabell (ikke tilgjengelig i Word 2003). Lag først og formater tabellen. Deretter legger du tabellen til Quick Tables-galleriet som følger:

  1. Velg tabellen.
  2. Klikk kategorien Sett inn.
  3. Klikk på rullegardinmenyen Tabell i gruppen Tabeller, og velg Rask tabeller for å åpne Hurtigbordgalleriet.
  4. Velg alternativet Lagre valg til hurtigbordgalleri nederst i galleriet.
  5. Gi den nye tabellen navn, som vist i figur I, og klikk OK. Vanligvis vil de andre innstillingene være tilstrekkelige.

Figur I

Lag en hurtig tabell.

Når du trenger tabellen igjen, er det bare å sette det inn fra hurtigbordgalleriet:

  1. Klikk på Sett inn-fanen og velg Rask tabeller fra rullegardinmenyen Tabell (i gruppen Tabeller).
  2. Finn tabellen i galleriet, som vist i figur J, og klikk deretter på den for å legge den til dokumentet.

Figur J

Denne funksjonen behandler bordet som en byggestein, ikke som en stil.

8: Flytt en rad raskt

Hvis du trenger å flytte en rad med data, trenger du ikke å slette og legge inn noe på nytt. Du kan raskt flytte en rad med data ved å velge den og deretter trykke på Skift + Alt + Pil ned (eller Pil opp). Fortsett å holde nede Skift og Alt mens du trykker på en piltast så mange ganger som nødvendig.

9: Lag pseudokolonner

Tabeller er den enkleste måten å justere kolonner på, men du vil ikke alltid at dataene skal vises med grenser. I slike tilfeller bruker du en tabell for å justere dataene og deretter bli kvitt grensene. Det er to måter å gjøre det på.

Kanskje er den enkleste måten å konvertere tabellen til tekst ved å velge tabellen og deretter klikke på den kontekstuelle oppsett-fanen. I Datagruppen klikker du Konverter til tekst. I den resulterende dialogen, endre om nødvendig avgrensningstegnet, og klikk OK. I Word 2003 velger du Konverter fra tabellmenyen og velger deretter Tabell til tekst. Denne metoden er bra for en engangsfiksing da den beholder tabellens kolonnefaner. Du kan enkelt sette inn og slette rader, men det er omtrent alt du kan gjøre.

Hvis du vil ha bordets klokker og fløyter, er det bare å slå av kantene. Etter å ha valgt tabellen, trykk Ctrl + Alt + U. Eller klikk på den kontekstuelle designfanen og velg Nei fra rullegardinmenyen Grenser i gruppen Tabellstiler. I Word 2003 kan du bruke kantkontrollen på verktøylinjen Formatering. Word viser rutenettlinjene, men vil ikke skrive ut kantlinjer, som vist i figur K. Hvis du ikke ønsker å se nettlinjelinjene, klikker du på Vis rutenettlinjer i tabellgruppen i kategorien Oppsett. I Word 2003 velger du Skjul rutenett fra tabellmenyen.

Figur K

Du trenger ikke å vise tabellgrenser for å bruke tabellatferd og egenskaper.

10: Uthev spesifikke data

Du bruker de fleste formater på en hel tabell, men du kan sette søkelys på spesifikke rader, kolonner eller til og med celler. For eksempel bruker tabellen i figur L en annen kant for å fremheve Smiths rad. Hvis du vil bruke dette grenseformatet, velger du cellene og klikker deretter på den kontekstuelle designfanen. I gruppen Tabeller stiler velger du passende kant fra rullegardinmenyen Grenser. Velg deretter en stil, vekt og farge fra alternativene i gruppen Draw Borders. I Word 2003 høyreklikker du på utvalget og velger Grenser og skyggelegging. Du kan også endre bakgrunns- eller skriftfarger - de fleste formater du kan bruke på tabellen, kan du også bruke på spesifikke celler.

Figur L

Denne grensen fremhever Smiths årlige totalsum.

11: Endre fanen

Du har kanskje lagt merke til at tabellen justerte valutaverdiene til venstre. Det er standard, men du vil sannsynligvis bruke en desimalfane på følgende måte:

  1. Når den horisontale linjalen er synlig, klikker du på Tab-velgeren (den hvite firkanten i skjæringspunktet mellom de to linjaler) til du viser fanen desimal (en opp-ned T med en desimal til høyre).
  2. Velg cellene (eller kolonnen) du vil formatere på nytt.
  3. Klikk på linjalen der du vil legge til den nye fanen desimal. Word vil midlertidig vise en vertikal retningslinje som viser plasseringen i dokumentet. Etter å ha klikket vil Word tilpasse de valgte verdiene, som vist i figur M.

Figur M

Tildel en desimalfane for å justere verdier i en tabells kolonne.

I dette tilfellet justerte kolonnen topp også ved å velge hele kolonnen, 2012. Velg den og omformater den separat - det er en liten avveining. Ved å velge hele kolonnen vil alle nye poster ha desimalen på plass.

Tips og spørsmål

Hvilke andre triks bruker du når du jobber med Word-tabeller? Har du noen gang blitt stumpet av en bordoppgave? Del råd og spørsmål med andre TechRepublic-medlemmer.

Topp 10 nyhetsbrev

Vend deg til disse må-lesne primerne for å få den magre på de hotteste teknologiske emner, strategier og analyser. Leveres fredager

Registrer deg i dag

© Copyright 2021 | pepebotifarra.com