10+ tips for å jobbe med Excels subtotalfunksjon

Excels Subtotal-funksjon er laget for effektivitet. Du kan få de samme resultatene manuelt, men Subtotal er raskere. Disse 10 tipsene vil hjelpe deg å få mest mulig ut av funksjonen når du først har lært det grunnleggende.

1: Bruk konsistente verdier

Subtotal-funksjonen evaluerer grupper, så for at subtotalingsfunksjoner skal returnere de riktige resultatene, må du bruke konsistente verdier. Hver gruppes verdi må være den samme på tvers av alle poster. For eksempel ønsker du ikke å legge inn bakevarer og blandinger, bakevarer og blandinger, bakte gode og blandinger, og så videre. Verdien må være identisk. Ellers vil Excel evaluere litt forskjellige oppføringer som separate grupper, og undertotalene vil være feil etter dine behov.

2: Sorter alltid først

Fordi Subtotal-funksjonen evaluerer grupper, må du sortere dataene først. Spesifikt, sorter etter kolonnen som inneholder grupperingsverdien før du kjører Subtotal-funksjonen.

3: Fjern undertotaler

Etter hvert kan det være lurt å fjerne subtotalingradene og nivåruten til venstre for arket. Dette gjør du ved å klikke på Subtotal i disposisjonsgruppen og deretter på Fjern alt-knappen nederst i den resulterende dialogboksen.

4: Skjul knappene på det subtotale nivået

Mens Subtotal-funksjonen er aktiv, viser Excel en rute til venstre som viser tre visningsnivåer:

  • 1 viser store totaler
  • 2 viser subtotale rader
  • 3 viser alt

Trykk Ctrl +8 for å skjule (og skjule) denne ruten midlertidig. Du kan skjule ruten uten å fjerne subtotalingradene.

5: Subtotale flere felt

Du kan legge til undertotaler som bruker den samme funksjonen i mer enn en kolonne samtidig. Figur A viser innstillingene som kreves for å returnere et gjennomsnitt for både enhetspris og enheter på lagerfelt, vist i figur B.

Figur A

Sjekk mer enn ett felt for å se flere undertotaler i samme rad.

Figur B

En enkelt rad med subtotaler er effektiv.

6: Delsum i flere rader

Du kan kombinere forskjellige funksjoner ved å kjøre to forskjellige subtotale oppgaver. Du må fjerne merket for alternativet Erstatt gjeldende delsum når du setter inn påfølgende rader, ellers vil du ende opp med bare gjeldende innstillinger. Figur C viser innstillingene for å legge til en andre subtotaleringsrekke for summering av enhetene på bestilling, vist i figur D.

Figur C

Fjern merket for alternativet Erstatt gjeldende delsum.

Figur D

Bruk påfølgende subtotale oppgaver for å legge til forskjellige subtotalingsfunksjoner i samme undergruppe.

7: Kopier bare subtotaler

Du kan gå gjennom subtotaler uten detaljoppføringene ved å klikke på 2 i subtotalnivå-ruten (# 4). Imidlertid, hvis du prøver å kopiere bare subtotalene, vil Excel kopiere subtotalingradene og detaljpostene. Heldigvis tilbyr Paste Special en enkel løsning. For å illustrere, klikk 2 for å skjule detaljradene i et hvilket som helst subtotaleksempel (vi jobber med dataene i figur B). Deretter bruker du Lim inn spesial som følger:

  1. Velg subtotalering av delmengden, C6: G62, vist i figur E.
  2. Trykk Alt +;. Dette tilsvarer å trykke på F5, klikke på Spesial, velge alternativet Synlige celler og klikke OK.
  3. Trykk Ctrl + C for bare å kopiere de valgte synlige cellene til utklippstavlen.
  4. Velg en målcelle og trykk Ctrl + V. Som du ser i figur F, kopierte Excel bare subtotalingradene. (Det limte settet hopper ikke over radnumre som indikerer skjulte poster.)

Figur E

Etter å ha gjemt detaljregistrene, kan du kopiere subtotalingradene.

Figur F

Å kopiere bare de synlige postene er trikset for å bare kopiere subtotalingradene.

8: Formater subtotaler

Du har kanskje lagt merke til at subtotalingsresultatene blir litt borte i detaljene. Den enkleste måten å skille disse undertotalene på er å formatere dem, men å gjøre det for hver enkelt vil være kjedelig og ineffektivt. Ved å bruke den samme funksjonen som brukes i nr. 7, kan du raskt formatere bare subtotaler, som følger:

  1. Trykk 2 i ruten til venstre for å skjule detaljregistrene.
  2. Trykk Alt +; for å velge bare de synlige cellene.
  3. Bruk formatet. (Bruk kan også bruke stiler på denne måten.)
  4. Trykk 3 i sidefeltet for å se gjennom alle postene. Som du ser i figur G, reflekterer bare subtotalingradene formatene du brukte i trinn 3.

Figur G

Velg de synlige cellene før du bruker formater og stiler på subtotalingrader.

9: Subtotaling med tabeller

Du kan ikke bruke Subtotal-funksjonen med Excel-tabeller (voksenversjonen av lister) eller med lister. Men du kan fremdeles få informasjonen du ønsker ved å konvertere tabellen til et vanlig sortiment. For å gjøre det, høyreklikk på tabellen, velg Tabell fra den resulterende hurtigmenyen, velg Konverter til område og klikk deretter Ja for å bekrefte denne handlingen. I Excel 2003 velger du Lister fra Data-menyen og velger deretter Konverter til område. På dette tidspunktet kan du bruke Subtotal-funksjonen slik du normalt ville gjort. Når du er ferdig, konverter du rekkevidden til en tabell.

10: Understanding SUBTOTAL ()

Når du bruker Subtotal-funksjonen til å sette inn en subtotaleringsrekke, setter Excel inn en SUBTOTAL () -funksjon. Du kan sette inn denne funksjonen selv, men Subtotal-funksjonen er mer effektiv når du arbeider med store datamengder. Å forstå denne funksjonen er viktig for å få de riktige resultatene raskt. SUBTOTAL () har to argumenter: en konstant som bestemmer den matematiske evalueringen og området den evaluerer. Tabell A viser konstantene du trenger å vite.

Tabell A

Konstanter for SUBTOTAL () -funksjonen

11: Telle elementer i en gruppe

De fleste subtotalene evaluerer verdier basert på kategorier i en annen kolonne - når verdien i kolonne A endres, kan du vurdere den tilsvarende verdien i kolonne B. Noen brukere skjønner ikke at de kan bruke denne funksjonen i en enkelt kolonne. Figur H viser subtotalinnstillingene for resultatene vist i figur I. Alle innstillingene peker på samme kolonne, Kategori.

Figur H

Sett begge datainnstillingene til samme kolonne - kategori-kolonnen.

Figur I

Å telle postene i en gruppe krever å evaluere den samme kolonnen.

12: Fjern tekst

Når du setter inn en subtotaleringsrekke, bruker Excel ordet Total, Gjennomsnitt og så videre i en beskrivende etikett. Det er like enkelt å slette den etiketten som å slette en hvilken som helst annen streng. Her er tipset: Etter å ha brukt Subtotal-funksjonen, kan du bruke dataene som du vil gjøre andre data. Hvis du vil fjerne Gjennomsnitt fra etikettene med subtotaling, bruker du funksjonen Finn og erstatt, som følger:

  1. Velg kolonnen ved å klikke på kolonneoverskriften (i dette tilfellet er det kolonne G).
  2. Trykk Ctrl + H for å åpne dialogboksen Finn og erstatt.
  3. Angi gjennomsnitt i Find What-kontrollen.
  4. La Replace With Control være tomt, som vist i figur J.
  5. Klikk på Erstatt alle (eller bruk Erstatt og Finn neste for å se hver forekomst).
  6. Klikk OK for å bekrefte, og klikk deretter Lukk. Figur K viser subtotaletikettene uten gjennomsnitt .

Figur J

For å bytte ut en streng uten noe, la kontrollen Erstatt med være tom.

Figur K

Bruk andre funksjoner med sammenliknede resultater, akkurat som andre data.

© Copyright 2021 | pepebotifarra.com