10 trinn for å lage et rullende Excel-diagram

Noen ganger passer ikke et underliggende data i kartvinduet. Når dette skjer prøver Excel å imøtekomme ved å barbere av noen få verdier. Du kan gjøre diagrammet større, men det vil ikke alltid være mulig, spesielt i et dashbordark. Dessuten har du kanskje flere poeng enn et stort vindu kan vise. Når dette er tilfelle, kan du legge til en rullefelt som lar brukeren bla gjennom dataene. Selv om jeg har sett noen komplekse teknikker for å bruke denne løsningen, krever teknikken min bare 10 raske og enkle trinn.

Merk: I trinn 10 setter jeg inn en kolonne for å sentrere instrumentbordets komponenter. Dette gjør at mange av de refererte cellene og områdene endres gjennom de ni første trinnene. Hvis du jobber med den nedlastbare demoen, må du ikke la disse forskjellene forvirre deg - de vil alle være av en kolonne.

1: Bestem dine behov

Dataene i arket som heter Scrolling Chart har en post for hver måned, begynner med 31. januar 2010, og slutter med 30. september 2012. Dessverre er det flere punkter enn diagrammet kan vise ( figur A ).

Figur A

Dette enkle linjediagrammet kompenserer for de mange punktene ved å hemme visningen av noen av dem.

For å generere diagrammet, velg dataene, klikk kategorien Sett inn, klikk på Linjealternativet i Diagram-gruppen og velg det første (og enkleste) alternativet. I Excel 2003 velger du Kart fra Sett inn-menyen. Vi bruker faktisk ikke denne grafen, men det er lurt å lage et standarddiagram, slik at du kan se hvor godt kartvinduet har plass til dataene.

2: Legg til rullefeltkontrollen

Når du vet størrelsen på kartvinduet, legg du inn en rullefelt i oversikten. Du kan jobbe i det samme arket som dataene, men fordi vi simulerer et dashbordmiljø, jobber vi på et nytt ark som heter Dashboard. For å generere diagrammet, klikker du på kategorien Utvikler og velger Rullefeltformkontroll fra alternativet Sett inn kontroller i gruppen Kontroller. I Excel 2003 er denne kontrollen på verktøylinjen Skjemaer. Dra rullefeltet for å formatere den. Stillingen er ikke viktig akkurat nå - du kan flytte den senere.

Hvis Utvikler-fanen ikke er synlig, klikker du på Fil-fanen (Office-knappen i Excel 2007). Velg deretter Valg i henholdsvis venstre rute eller Excel-alternativer. Velg Tilpass bånd i venstre rute. Velg Utvikler i hovedfanen-listen til høyre, og klikk OK. I Excel 2007 velger du Vis utvikler-fane i båndet og klikker OK.

3: Angi rullefeltets egenskaper

Egenskaper bestemmer rullefeltens oppførsel, så klikk Egenskaper i kontrollgruppen og angi dem som vist i figur B. Høyreklikk på 2003-kontrollen for å få tilgang til dens egenskaper. Klikk deretter OK for å gå tilbake til arket. Disse innstillingene bestemmer hvordan kontrollen oppfører seg:
  • Nåværende verdi: 1 - Lagrer kontrollens nåværende verdi; 1 er en forankringsverdi.
  • Minimumsverdi: 1 - Kontrollens første verdi.
  • Maksimal verdi: 33 - Bruk først antall poster i datafeltet.
  • Trinnvis endring: 1 - Dette er antall datapunkter rullefeltet vil rulle med hvert klikk (øke eller redusere gjeldende verdi).
  • Sideendring: Dette representerer antall datapunkter som vises. Fordi vi viser månedlige verdier, virker 12 passende.
  • Cell Link: B1 - Bruk hvilken som helst tom celle du liker. Denne cellen vil lagre kontrollens nåværende verdi.

Figur B

Tilpass disse innstillingene for å imøtekomme dine data.

For å se hvordan rullefeltet fungerer, flytter du tommelen eller klikker på pilene og ser verdien i den tilknyttede cellen (B1) endres.

4: Generer de kartlagte dataene

Den enkleste måten å vise et delmengde med data i et diagram er å opprette et undersett med data. Fordi vi ser på månedlige verdier, kan det være rimelig å vise 12 poeng om gangen. Vi bruker en matrise av INDEX () -funksjoner for å lage delmengden. Kopier først overskriftsetikettene fra datafeltet til Dashbordarket. Deretter skriver du inn følgende funksjon i øverste venstre hjørne av undersett-tabellen (Dashboard! A4 i vårt eksempel):

 = INDEX ('Rullediagram'! A2: A34, $ B $ 1) 

Det første argumentet refererer til den første datakolonnen (ikke referer til toppcellen). Det andre argumentet refererer til rullefeltets koblede celle på oversikten.

5: Kopier formlene

Når du har lagt inn ankerformelen, kopier den til kolonne B. Kopier deretter formlene i cellene A4: B4 til A5: B15. Figur C viser resultatene: en matrise som omfatter de første 12 radene med data i det opprinnelige dataområdet.

Figur C

Når rullefeltets verdi er satt til 1, viser matrisen de 12 første radene med data.

6: Få et problem!

På dette tidspunktet kan du bruke rullefeltkontrollen til å oppdatere matriseverdiene og deretter diagrammet. Klikk for eksempel på høyre pil fem ganger, og matrisen viser rad 6 til 18 i stedet for rad 2 til 13. Når du klikker på kontrollens pilene, endres verdien i den tilknyttede cellen (B2), oppdaterer det andre argumentet i INDEX ( ) funksjoner.

Figur D viser hva som skjer når du flytter rullefeltet helt til høyre - du får flere rader med ugyldige data. Du kan ikke la rullefeltet vise den siste posten som den første raden med data i matrisen. I stedet skal den siste tilgjengelige visningen vise de 12 siste postene (rad 23 til 34).

Figur D

Rullefeltet går for langt.

7: finpusse en eiendom

Heldigvis er løsningen enkel. Høyreklikk på rullefeltet og velg Formatkontroll fra den resulterende undermenyen. Endre egenskapen Maksimal verdi til 22 og klikk OK. Nå viser den siste mulige visningen de 12 siste radene med data, som vist i figur E. Hvis du legger til eller sletter poster, må du oppdatere denne egenskapen ved å øke eller redusere innstillingen med antall poster du legger til eller sletter.

Figur E

Matrisen skal alltid vise 12 gyldige poster.

8: Kartlegge matrisen

I stedet for å kartlegge det opprinnelige datafeltet, kartlegger du matrisen på Dashboard-siden. For å gjøre det, velg matriskområdet - A3: B15 - og bruk instruksjonene i trinn 1 for å legge inn et linjediagram i dashbordarket, som vist i figur F. Husk at matrisen ikke trenger å være ved siden av diagrammet. Jeg gjør det for å forenkle eksemplet, men du kan vise begge deler eller bare diagrammet på dashbordet.

Figur F

Diagrammet viser matrisen, ikke det opprinnelige datoperioden.

9: Bruk rullefeltet

Når brikkene er på plass, bruk rullefeltet for å oppdatere diagrammet. For å gjøre det, klikk på pilene eller dra tommelen. Som vist i figur G, justeres matrisen og diagrammet begge riktig.

Figur G

Diagrammet viser matriseverdiene, som endres når du manipulerer rullefeltet.

10: Tilsett litt polsk

Teknikken er nå fullført, men du vil plassere og formatere kartet og rullefeltet med fordel. Du har kanskje lagt merke til at den horisontale aksen ikke viser de faktiske datoene fra kolonne A. Hvis det betyr noe, fikser du det slik:

  1. Høyreklikk den horisontale aksen og velg Format Axis.
  2. Under Axis Type (i ruten for Axis Options, som skal være standard), klikker du på Text Axis-alternativet.
  3. Klikk OK.

Du kan vurdere å forstørre kontrollens bredde slik at den samsvarer med diagrammet. Jeg satte også inn en ny kolonne til venstre for matrisen for å sentrere komponentene litt. (Som jeg har nevnt tidligere, betyr dette at de refererte cellene i hele denne artikkelen ikke samsvarer med den nedlastbare demoen.) I tillegg kan det være lurt å hemme arkvisualene ved å klikke på Vis-fanen og fjerne merket for rutenettlinjer, formel og overskrifter alternativene i Show-gruppen.

Til slutt, beskytt arkinnholdet som følger:

  1. Høyreklikk B1, den koblede cellen som lagrer rullefeltets nåværende verdi, og velg Formater celler.
  2. Fjern merket for Låst i kategorien Beskyttelse.
  3. Velg Beskytt ark fra rullegardinmenyen Format i gruppen Celler (på Hjem-fanen).
  4. Velg bare alternativet Velg ulåste celler, og klikk OK. (Skriv inn et passord hvis du vil.)
Etter å ha beskyttet arket, vist i figur H, er det eneste du kan velge rullefeltet.

Figur H

Poler arket slik at det blir litt mer instrumentpanellignende - og ikke glem å beskytte arket.

© Copyright 2021 | pepebotifarra.com