10 grunner til å bruke Excel's tabellobjekt

Tabeller begynte som lister i menyversjonen av Excel, men de er blitt kraftigere i Ribbon-versjonene. Når du konverterer et dataområde til en tabell, utvides funksjonaliteten, som du deretter kan bruke til å jobbe mer effektivt og effektivt. Her er en titt på hvorfor du bør vurdere å bruke en tabell i stedet for et vanlig dataområde.

Hvis du vil lage en tabell, klikker du hvor som helst i datafeltet og klikker på Tabell i tabellen-gruppen i kategorien Sett inn. Denne artikkelen inkluderer ikke trinnvise instruksjoner for å jobbe med lister (tabellens forgjenger) i Word 2003, selv om mye av funksjonaliteten er til stede i den eldre listefunksjonen. Husk også at så nyttige som tabeller er, de ikke har plass til alle Excel-funksjonene. Du kan for eksempel ikke bruke Excels Subtotal-funksjon med tabeller. Når du trenger en funksjon som tabeller ikke støtter, konverterer du tabellen midlertidig til et område.

1: Enkel sortering og filtrering

Excel legger automatisk filterkontroller til overskriftsraden når du konverterer et område til en tabell. Du trenger ikke å gjøre noe, men bruk dem til å sortere og filtrere tabellens poster. Du kan utføre en sortering raskt ved å velge et kriterieelement eller en farge fra rullegardinmenyen. Figur A viser resultatene av å bruke en filterkontroll for bare å vise de postene som oppfyller det valgte elementet (eller fargen).

Figur A

Denne tabellen med 14 poster viser bare to etter at du har valgt Collectible fra nedtrekksfilteret i Category-feltet.

2: Rask formatering

Excel bruker automatisk et båndradformat på nye tabeller. Hvis du ikke liker det formatet, kan du velge et nytt fra 60 forhåndsdefinerte formater i tabellen Stiler-galleriet i kontekstuell design-fanen. Du kan også bruke formatet som tabell på Hjem-fanen. Når du holder musepekeren over hvert alternativ, oppdaterer Live Preview den faktiske tabellen, som vist i figur B. Det betyr mindre eksperimentering og omformatering.

Figur B

Excel's live forhåndsvisning tar gjetningene ut av formateringen.

Etter å ha valgt et format, kan du raskt skille overskriftskolonnen og en totalkolonne ved å sjekke henholdsvis Første kolonne og Siste kolonne. Disse finner du på den kontekstuelle designfanen i gruppen Alternativer for tabellstil.

3: Uanstrengt datainnføring

Du kan enkelt utvide en tabell, noe som gjør dataregistrering mye enklere. Hvis du vil sette inn en ny post, velger du hvilken som helst celle i raden under tabellens siste rad og skriver inn en verdi. Excel utvider automatisk tabellens formatering til den nye raden, som vist i figur C. Det fungerer også med kolonner.

Figur C

For å sette inn en ny post i tabellen er det bare å begynne å legge inn dataene!

4: Automatisk nomenklatur

Når du legger inn formler, bruker du cellehenvisninger og rekkeviddenavn. Når du jobber med et bord, fungerer Excel alt det for deg. For å illustrere, la oss legge til en kolonne i vår eksempeldatabase som legger til fem dager til bestillingsdatoen for å bestemme den optimale leveringsdatoen:

  1. I D2 skriver du inn = -tegnet og klikker C2 - den radens bestillingsdato. I stedet for å vise C2 i uttrykket, viser Excel OrderDate, kolonnens navn, som vist i figur D. Tabellen løser navnet automatisk; du trenger ikke å gjøre noe.
  2. Skriv inn resten av formelen, +5, og trykk Enter. Excel vil legge inn den nye datoen seriell verdi og tilby et sett med AutoCorrect-alternativer. (Du kan bruke et datoformat senere.)
  3. Velg Overskriv alle celler i denne kolonnen med denne formelen, som vist i figur E. I figur F kan du se at formelen kopierte til de gjenværende cellene i tabellen.

Figur D

Tabellens navnekonstruksjon legger inn en referanse i stedet for en cellehenvisning.

Figur E

Velg det eneste AutoCorrect-alternativet for å kopiere den nye formelen.

Figur F

Excel kopierte formelen til de gjenværende cellene.

Excel utvidet også tabellens formatering til den nye kolonnen (nr. 3). Når du refererer til tabellen utenfor tabellen, vil Excel ta med tabellens navn i referansen. Hvis du vil ha mer informasjon om dette emnet, kan du lese Bruk Excel-tabellens nomenklatur for å raskt lage dynamiske formler.

5: raske totaler

Vil du ha en rask ordretelling? Legg til en Totalsrekke til tabellen som følger:

  1. Klikk hvor som helst inne i tabellen, og klikk deretter på den kontekstuelle designfanen.
  2. Sjekk alternativet Total Row i gruppen Alternativer for tabellstil. Figur G viser den resulterende raden.

Figur G

Excel's Total Row-alternativet legger til totale funksjoner i tabellen.

Dette vekslingsalternativet viser og skjuler en rad med formler. Du kan slå den av for enklere datainnføring (nr. 3). Excel gjør sitt beste for å gjette på dine behov ved å evaluere de faktiske dataene. I dette tilfellet er det eneste som er lagt til en COUNT () -funksjon - tabellen inneholder 15 poster. Ved hjelp av den funksjonens rullegardin, kan du enkelt endre funksjonen. Hvert felt har en rullegardin der du kan velge eller endre en funksjon.

6: Alltid synlige overskrifter

I et dataområde forsvinner toppceller mens du blar, men tabelloverskrifter er alltid synlige - uten absolutt noe arbeid fra din side. Figur H viser resultatet av å rulle ned ved hjelp av den vertikale rullefeltet. Excel erstatter kolonneoverskriftscellene med tabellens overskriftsrekke. Hvis du ikke ser dette på jobb i din egen tabell, må du forsikre deg om at den aktive cellen er i tabellen.

Figur H

Topptekstraden til en tabell er alltid synlig når du blar ned.

7: Autofylling av formel

Når du utvider et bord til å inkludere en ny rad, utvider det ikke bare formateringen (# 3). Tabellen vil også kopiere eventuelle formler. Figur I viser en nylig lagt post. Som du kan utvide Excel både formateringen og den nye formelen som er lagt inn i nr. 4. Formelen oppdateres når du oppgir en gyldig dato i C17.

Figur I

Tabeller utvider automatisk formler når du legger til en ny post.

8: Ingen kopi nødvendig

Du kan automatisere nummer 7 ytterligere ved å la tabellen kopiere formelen når du skriver inn den. Disse kolonnene kalles kalkulerte kolonner. For å generere kalkulerte kolonner automatisk, endrer du følgende alternativ:

  1. Klikk på Fil-fanen og velg Alternativer. I Office 2007 klikker du på Office-knappen og velger Excel-alternativer.
  2. Klikk på Korrektur i venstre rute.
  3. I AutoCorrect Options (Autokorrekturalternativer), klikker du på AutoCorrect Options (Alternativer for AutoCorrect)
  4. Klikk kategorien AutoFormat As You Type.
  5. Sjekk alternativet Fyllformler i tabeller for å opprette beregnede kolonner som vist i figur J.
  6. Klikk OK to ganger.

Figur J

Merk av for dette alternativet for å lage beregnede kolonner automatisk.

Neste gang du legger inn en formel i en tabell, kopierer Excel den automatisk til de gjenværende cellene i kolonnen. Du kan gjenta trinnene i nr. 4 for en rask test, hvis du vil.

9: Dynamiske diagrammer

Hvis du baserer et diagram på et bord, vil Excel oppdatere diagrammet automatisk når du endrer og legger inn nye data i tabellen. Figur K viser et enkelt diagram basert på eksempletabellen etter å ha lagt til en kolonne som lagrer den faktiske leveringsdatoen. Etter å ha lagt til en post, viser figur L det oppdaterte diagrammet etter å ha lagt til en ny rad i tabellen.

Figur K

Dette enkle diagrammet sammenligner forventede og faktiske leveringsdatoer.

Figur L

Oppdatering av tabellen oppdaterer kartet automatisk.

10: Velg ett klikk

En av de raskeste snarveiene for å velge et datoperiode er Ctrl + Shift +8. For å velge en tabell med et enkelt klikk, hold musen over øverste venstre hjørne av cellen øverst til venstre til den lille sørøst-pekende pilen som vises i figur M vises. Deretter klikker du bare for å velge hele tabellen.

Figur M

Når denne pilen vises, klikker du for å velge hele tabellen.

Registrer deg automatisk på TechRepublic's 10 Things nyhetsbrev!

© Copyright 2021 | pepebotifarra.com