10+ avanserte formateringstips for Word-brukere

Formatering forbedrer dokumentets lesbarhet og gir ofte visuelle ledetråder til dokumentets formål. Det er en viktig del av de fleste hvert dokument, og brukerne bruker ofte mye tid på å bruke formater. Disse tipsene vil hjelpe deg å jobbe mer effektivt og rettslig når du bruker formater.

1: Kopier standardverdier

Når du kopierer innhold fra en annen kilde, til og med et annet Word-dokument, beholder Word kildeformateringen som standard. Du kan eliminere påfølgende formatering ved å bruke destinasjonsdokumentets standardstil under kopieringsprosessen som følger:

  1. Kopier innholdet fra kilden til utklippstavlen ved å bruke Ctrl + C (eller en annen rute).
  2. I destinasjonsdokumentet plasserer du markøren og klikker på Hjem-fanen (i båndversjoner).
  3. I utklippstavlen-gruppen velger du alternativet Hold tekst bare vist i figur A fra rullegardinmenyen Lim inn. I Word 2003 velger du alternativet Behold bare tekst fra rullegardinmenyen Lim inn alternativer (smart tag) etter at du har limt inn innholdet.

Figur A

Alternativet Hold tekst bare bruker destinasjonsdokumentets standardstil på kopiert innhold.

Å endre standard, som følger, kan være mer effektivt:

  1. Klikk på Fil-fanen og velg Valg (under Hjelp). I Word 2007 klikker du på Office-knappen og deretter på Wordalternativer. Velg Avansert i venstre rute.
  2. I delen Klipp ut, kopier og lim inn velger du det aktuelle alternativet. Det kan for eksempel være lurt å beholde kildeformatering når du kopierer fra andre Word-dokumenter, men ikke nettsteder.
  3. Klikk OK.

I Word 2003 velger du Valg fra Verktøy-menyen og klikker på Rediger-fanen. Du kan fjerne merket for Smart Cut And Paste-alternativet eller klikke på Innstillinger-knappen for å tilpasse funksjonen.

2: Sett inn seksjonsbrudd

Ved å dele et dokument inn i seksjoner kan du tilpasse formater for seksjonens innhold og formål. For eksempel vil du kanskje at en enkelt side skal ligge i liggende midt i et portrettdokument. Eller du vil kanskje at overskriftsteksten eller sidenummereringsskjemaet skal endres for flere sider. Ved hjelp av seksjoner kan du bruke forskjellige formateringer etter behov.

Hvis du vil sette inn et seksjonsbrudd, klikker du på fanen Sideoppsett og velger et avbruddalternativ i Sideoppsett-gruppen:

  • Neste side: Starter den nye delen på neste side.
  • Kontinuerlig: Starter den nye delen på samme side.
  • Jevn side: Starter den nye delen på neste jevn nummererte side.
  • Odd Page: Starter den nye delen på neste side med odde nummer.

I Word 2003 velger du Break fra Sett inn-menyen.

Valg av neste side skaper et problem fordi Word også setter inn en sideskift . Hvis du ikke vil ha en sideskift, velger du Kontinuerlig.

For raskere formatering, kopier seksjonsbrudd når formatene er identiske eller lignende. Deretter kan du finpusse etter behov i stedet for å starte fra bunnen av hver gang. Figur B viser en valgt seksjonsmarkør etter at du har aktivert Vis / skjul i avsnittgruppen (på Hjem-fanen; i Word 2003 er den på standardverktøylinjen). Hvis du vil slette en seksjon, velger du koden og trykker på Slett.

Figur B

Vis formateringskoder for å velge et seksjonsbrudd.

3: Hold det sammen

For å holde to eller flere ord sammen på samme linje, setter du inn et ikke-brytende mellomromstegn mellom dem ved å trykke på Ctrl + Shift + Spacebar i stedet for å sette inn et vanlig mellomromstegn. Plassen vil se den samme ut, men Word vil holde de to ordene på samme linje.

En ikke-brytende bindestrek fungerer på samme måte som et ikke-brytende rom, men med bindestrek ord. Hvis du ikke vil at Word skal vikles inn med bindestrek, tegner du en bindestrek ved å trykke på Ctrl + Shift + -. Når det bindestrekte ordet når høyre margin, vil Word pakke hele ordet til neste linje om nødvendig i stedet for å bryte ved bindestrek.

4: Formater en liste

Formatering av bare nummerkomponenten i en nummerert liste er litt vanskelig. Du ender vanligvis opp med å formatere hele varen eller listen, med mindre du kjenner til dette enkle trikset:

  1. I kategorien Hjem klikker du på Vis / skjul i avsnitt-gruppen. I Word 2003 klikker du på Vis / skjul på formateringsverktøylinjen.
  2. Velg bare avsnittmerket på slutten av linjen.
  3. Bruk avsnittmerket for å bruke formater. Som du ser i figur C, endret bare de 2 fargene fordi vi bare valgte avsnittsmerket for det elementet.

Figur C

Valg av avsnittsmerke er nøkkelen til å formatere bare varens nummer.

Hvis du vil formatere mer enn ett nummer, men ikke alle av dem, holder du nede Ctrl -tasten mens du velger markører. Hvis du vil formatere alle numrene i listen, uten å endre formatet på den faktiske teksten, klikker du på et hvilket som helst nummer i listen for å markere alle tallene. Word utvider formatet til nye elementer. Formater brukt på hele listen vil ha forrang for formater som brukes via avsnittsmarkøren.

5: Fjern formater

Det er ikke vanskelig å fjerne formater, men det er mer enn en måte å gjøre jobben på. Når du vil fjerne et enkelt format, velger du sannsynligvis teksten og klikker på det aktuelle alternativet; de fleste av dem fungerer som veksler. Du kan vise Format-dialogen og fjerne merket for valg når du trenger å slette mer enn ett format.

Hvis du vil stripe all formateringen, er det en raskere metode: Velg teksten og trykk Ctrl + Mellomrom. Denne snarveien fjerner all karakterformateringen bortsett fra hva som er definert av den underliggende stilen. For å fjerne bare avsnittsformatene, trykk Ctrl + Q.

6: Hold stiler i å oppdatere

Word lar deg oppdatere en stil når du legger til formatering i tekst. Denne oppførselen kan være plagsom hvis brukere ikke forstår den, så det kan være lurt å deaktivere den på følgende måte:

  1. Klikk på kategorien Hjem.
  2. Start dialogboksen Stiler. I Word 2003 klikker du på Stiler og formateringsverktøy på formateringsverktøylinjen.
  3. Finn stilen.
  4. Velg Endre fra stilens rullegardin, eller høyreklikk på stilen.
  5. Fjern merket for alternativet Automatisk oppdatering vist i figur D. (Dette alternativet er ikke tilgjengelig med Words standardstil, Normal.)

Figur D

Deaktiver en stils automatiske oppdateringsatferd for å beskytte stiler.

Som standard angir ikke Word dette alternativet for innebygde stiler, men brukere aktiverer ofte funksjonen ved et uhell. Ikke aktiver denne oppførselen når du baserer en ny stil på en eksisterende stil eller oppretter en ny, med mindre du har en spesifikk grunn til det.

7: Juster standard linjeavstand

Word 2007 og 2010 bruker en 1.15 linjeavstand. Det er flott hvis du publiserer mye innhold på nettet. Hvis ikke, kan du endre standardinnstillingen til 1 på følgende måte:

  1. Klikk på kategorien Hjem.
  2. Høyreklikk Normal i Styles Quick-galleriet og velg Endre.
  3. Velg avsnitt fra formatlisten.
  4. I Avstand-delen endrer du innstillingen At fra 1.15 til 1, som vist i figur E.
  5. Klikk OK.
  6. Sjekk de nye dokumentene som er basert på denne malalternativet. Hvis du ikke vil endre malen, hopper du over dette trinnet.
  7. Klikk OK.

Figur E

Tilbakestill standard linjeavstand til 1.

8: Fjern ekstra avsnittavstand

En annen endring av de nyeste versjonene er økt avstand mellom avsnitt. Det er ikke en blank linje som du enkelt kan slette. Hvis du ikke liker så mye plass, kan du endre det på følgende måte:

  1. Klikk på kategorien Hjem.
  2. Klikk på paragrafgruppens dialogboksen (den lille pilen i nedre høyre hjørne).
  3. Merk av for Ikke legg til mellomrom mellom avsnitt av samme stil.
  4. Klikk på Sett som standard, som vist i figur F.
  5. Klikk OK.

Figur F

Bruk denne innstillingen for å redusere ekstra hvitt mellomrom mellom avsnitt.

9: Lagre formatert tekst som AutoCorrect-oppføringer

AutoCorrect reduserer dataregistrering og korrigerer skrivefeil, men det kan også bruke formatering. Lagre ganske enkelt den formaterte teksten som en AutoCorrect-oppføring, som følger:

  1. Skriv inn og formater teksten. Angi for eksempel Backyard Wilderness og kursiver den som en tittel.
  2. Velg den formaterte teksten.
  3. Klikk på Fil-menyen, velg Valg, og klikk deretter Korrekturinformasjon i venstre rute. I Word 2007, klikk på Office-knappen, klikk på Wordalternativer og velg deretter Korrekturhåndtering i venstre rute. I Word 2003 velger du AutoCorrect Options fra Verktøy-menyen.
  4. Klikk på AutoCorrect Options-knappen i AutoCorrect Options-delen. (Hopp over dette trinnet i Word 2003.)
  5. Word vil fylle With-kontrollen med den valgte (og formaterte) tittelen.
  6. Klikk på alternativet Formatert tekst.
  7. Legg inn bw i Erstatt-kontrollen, som vist i figur G.
  8. Klikk Legg til.
  9. Klikk OK to ganger (bare en gang i Word 2003).

Figur G

Hvis du vil sette inn den formaterte tittelen, skriver du bw .

10: Bruk Finn og erstatt for å endre formatering

Du bruker sannsynligvis Words Finn og erstatt-funksjonen til å erstatte tegn, men du kan bruke den til å endre formatering. For eksempel kan det være lurt å endre alle forekomster av fet skrift til kursiv, som følger:

  1. Trykk Ctrl + H.
  2. Klikk på Finn hva-kontrollen, og klikk på Mer.
  3. Velg Font i rullegardinmenyen Format.
  4. Velg Fet i fontstylisten og klikk OK.
  5. Klikk på Erstatt med-kontrollen og klikk Mer.
  6. Velg Font i rullegardinmenyen Format.
  7. Velg Kursiv i Font Style-listen og klikk OK. Som du ser i figur H, viser Word de spesifiserte formatene under begge kontrollene.
  8. Klikk på Erstatt alle.

Figur H

Bytt ut ett format med et annet ved å bruke alternativet Erstatt.

Du kan bruke Erstatt for å fjerne et uønsket format ved å forlate kontrollen Erstatt med tom. Eller du kan raskt formatere alle forekomster av samme tekst ved å legge inn den teksten i Finn-kontrollen. Hvis du vil ha flere måter å bruke disse alternativene, kan du se 10 kule måter å få mer ut av Words Finn og erstatt-funksjonen.

11: Fjern klistrete grenser

Hvis du skriver tre bindestrek og trykker på Enter, vil Word erstatte dem med en solid linje som strekker seg fra venstre til høyre margin. Noen ganger klistrer denne linjen seg til teksten eller bunnen av siden uansett hva du gjør for å prøve å slette den. Dette skjer når du skriver inn de tre bindestrekene direkte under tekst; Word knytter grensen som et avsnittformat.

Hvis du vil fjerne denne klistrete rammen raskt, klikker du inne i avsnittet og velger Ingen kant, som vist i figur I, fra rullegardinmenyen Kant i avsnitt-gruppen. I Word 2003 er dette alternativet på formateringsverktøylinjen.

Figur I

Du kan raskt fjerne en klebrig kant.

Registrer deg automatisk på TechRepublic's 10 Things nyhetsbrev!

© Copyright 2021 | pepebotifarra.com