Administrer ditt neste prosjekt med Google Sites

Et prosjekt er et hvilket som helst resultat "som krever mer mer enn ett tiltakstrinn", ifølge David Allen. Allen opprettet det mye respekterte personlige produktivitetssystemet kjent som Getting Things Done (ofte omtalt av fansen som ganske enkelt "GTD").

De fleste av oss har flere prosjekter enn vi kjenner igjen. For eksempel er "Bytt til Google Apps" et prosjekt som involverer flere trinn tatt av flere personer over flere dager eller uker. "Lag neste års budsjett"? Det er definitivt et prosjekt. Alt pågående komitéarbeid bør sees på som et prosjekt, siden komiteer involverer flere personer og flere tiltakstrinn.

Få ting gjort

GTD-ers, som de noen ganger kalles, administrerer prosjekter med to essensielle verktøy: lister og referansemateriell. Lister identifiserer handlinger som er nødvendige for et vellykket resultat. Kalendere er lister i GTD-verdenen: de er bare lister over ting som skjer på en bestemt dato og / eller tid. Referansemateriell er elementer som trengs i løpet av prosjektet, for eksempel instruksjoner, rapporter, analyse eller artikler.

Prosjekter går fremover i GTD når trinnene "neste handling" er ekstremt tydelige. Prosjekter stopper opp når neste handling ikke er klart definert. En tydelig definert handling består av en enkelt oppgave som kan fullføres med tilgjengelig materiale, informasjon og utstyr: "Email Larry", for eksempel.

(Prøv dette: neste gang du er i et møte som mangler fokus, spør "Så hva er neste handling?" Fortsett å stille spørsmålet til du forstår nøyaktig hvem som skal gjøre hva og når.)

Google Nettsteder

Du kan bruke Google Apps til å spore og administrere "neste handling" -lister og referansemateriell i forskjellige former:

  • Administrer oppgaveliste og budsjetter med ark,
  • Administrer tidslinjer med kalendere, og
  • Spor møteprotokoller og beslutninger med dokumenter.

Et Google-nettsted lar deg legge til kontekst til lister og referansemateriell på et eget prosjektnettsted. Nettstedet ditt kan gi en oversikt over prosjektet, inkludert tidslinjen, budsjettet og involverte personer. Og du kan til og med diskutere alle disse elementene på et diskusjonsforum for nettstedet.

Det viktigste er at du kan dele tilgang til prosjektet Nettsted med andre mennesker. Prosjektstedet ditt kan være offentlig for hele verden å se, eller begrenses til bestemte personer. Sørg for å gi tid i arbeidsflyten din til å konfigurere nettstedet, og sørg for at samarbeidspartnerne dine får tilgang til nettstedet.

Slik lager du et grunnleggende Google-nettsted for et prosjekt ved hjelp av en mal:

1. Logg deg på Google Apps, og klikk deretter "Nettsteder" i den svarte menylinjen øverst på skjermen.

2. Klikk på "Opprett" -knappen. ("Opprett" -knappen er nesten på samme sted på skjermen som "Skriv" -knappen i Gmail.)

3. Du kan enten tilpasse ditt eget nettstedformat, eller bruke en mal. Jeg foreslår at du bruker en mal ( figur A ) til det første nettstedet ditt.

Figur A

Det første oppsettet av et Google-nettsted er enkelt
4. Klikk på "Bla gjennom galleriet for flere maler". Klikk på "Business Collaboration" i de viste alternativene, skriv deretter inn "Project Wiki" i søkeboksen og klikk på søkeknappen. Klikk på "Project Wiki" -oppføringen ( figur B ), og klikk deretter på "Select" for å velge denne malen.

Figur B

Søk etter maler med ordet 'prosjekt'

5. Klikk på "Opprett" -knappen for å lage nettstedet ditt. Den neste siden du ser vil være det nyopprettede nettstedet ditt, og venter på å bli redigert.

Hvis du brukte "Project Wiki" -malen, vil du se menypunktene fra malen som vises ( figur C ). Standardsidene inkluderer en prosjektdefinisjonsside, oppgaver, tidspor, filer og referansedatoer. Malen inneholder også et eksempel på et innebygd ark på hjemmesiden til nettstedet.

Figur C

Project Wiki-menypunktene inkluderer mange viktige prosjektstyringselementer
6. Rediger nettstedet ditt etter behov. De viktigste redigeringskontrollene ( figur D ) for nettstedet - og sider på nettstedet - finnes i øverste høyre hjørne.

Figur D

Alternativer for side og side finnes øverst til høyre
7. Lag nye sider for nettstedet ditt etter behov. De fem sidetypene ( figur E ) tjener forskjellige prosjektledelsesformål: webside, kunngjøringer, filskap, liste og startside. (Se Googles hjelpesider for å lære mer om hver av disse sidetypene.)

Figur E

Nettsteder tilbyr fem forskjellige sidetyper

8. Del nettstedet ditt. Klikk på "Del" -knappen for å dele nettstedet ditt med andre. Merk at du kan administrere tilgangstillatelser for hele siden og på sidenivå. (Lær mer om alternativer for deling av nettsteder fra Googles hjelpesider.)

Forsikre deg om at Google-siden din tydelig formidler de "neste handlingene" som er nødvendige for prosjektet ditt. Prosjektreferansemateriell skal være enkelt å finne, men nettstedet ditt bør legge vekt på handling. Google-siden for prosjektet ditt skal hjelpe teamet ditt med å levere vellykkede, fullførte prosjekter så smertefritt som mulig. Som David Allen uttrykker det, skal nettstedet ditt hjelpe deg med å "få ting gjort."

Les også:

  • Beste fremgangsmåter for Going Google: Forberedelse
  • Beste praksis for Google: Konfigurere og teste Google Apps-pakken
  • 10 myter om Google Nettsteder debunked and dispelled

© Copyright 2021 | pepebotifarra.com