Hvordan lage optimaliserte og tilgjengelige PDF-er for nettstedet ditt

Å legge til metadata og tagging i dine PDF-filer (Portable Document Format) vil bidra til å forbedre søkeresultatene og vil også hjelpe tekstlesere når de gjengir innhold i lydutgang for funksjonshemmede, og skaper derfor et dokument med universell brukbarhet. Dette innlegget vil inneholde generelt aksepterte standarder, tips, retningslinjer og trinn for å forbedre lesbarheten og søkeresultatene til dine PDF-filer som er koblet fra websider.

Når skal jeg bruke en PDF?

Forvirring oppstår generelt ut fra å vite, eller ikke vite, når innholdet skal inkluderes som kodede avsnitt i selve websidedokumentet, eller å bestemme når informasjonen skal være inne i en PDF og koblet fra siden. Vanligvis skal alt innhold som støtter det generelle emnet på siden og er mer enn fem sider med vanlig skrevet tekst, formateres til en PDF, for eksempel et spesifikt sett med instruksjoner for en bestemt oppgave, støtte dokumentasjon som et memorandum, en eBok, eller ethvert dokument som må presenteres elektronisk som ser ut som de trykte originalene, for eksempel en bruksanvisning.

Hvordan kobler jeg en PDF?

Følgende er generelt aksepterte standard retningslinjer for kobling av PDF-filer:

  • Ta med tittelen på dokumentet og forkortelsen "PDF" i parentes i koblingsteksten. For eksempel juli 2012 memorandum fra presidenten (PDF).
  • Etter den koblede teksten, vis antall sider og filstørrelse som ikke-lenket tekst, atskilt med komma, i parentes, for eksempel, juli 2012 Memorandum fra President (PDF) (7 s., 65K). For antall sider bruker du "1 pg" for en enkelt side. For flere sider bruker du "XX pp" med et mellomrom mellom tallet og "pp". For filstørrelse, bruk "K" for filer som er mindre enn 1000K og "MB" for filer som er større enn 1000K. For MB, bruk høyst ett desimal. Ikke plasser et mellomrom mellom tallet og "K" eller "MB." Du kan også kode filstørrelsesinformasjonen i parentes for å vises i en mindre skrift.
  • Gi ansvarsfraskrivelsestekst på linje med koblingen hvis bare en eller to PDF-er er koblet fra siden eller i en spesiell boks hvis mange PDF-er er koblet fra samme side. Typisk ansvarsfraskrivelsestekst kan inneholde: "Du trenger Adobe Reader for å se PDF-filer på denne siden; det er en gratis nedlasting fra Adobe.com." (Koblingen går til den gratis nedlastingssiden for Adobe Reader.)

Alternativene inkluderer:

  • In-Line ansvarsfraskrivelse: Legg til en "Om PDF" -kobling som peker på en kort ansvarsfraskrivelse eller taleboble som det siste elementet i parentes etter koblingen, siden og filstørrelsen. Det kreves vanligvis bare en ansvarsfraskrivelse per side.
  • Utvidet ansvarsfraskrivelse: Inneholder den samme informasjonen om ansvarsfraskrivelse, men blir gitt på siden som et eget avsnitt eller et felt i et felt på ett av tre steder: øverst på en side som inneholder mange PDF-er, plassert rett foran et avsnitt eller en liste over PDF-filer, eller umiddelbart før den første referansen til en PDF.

tilgjengelighet

En PDF lager et bilde av hvordan et trykt dokument ser ut og føles, og gjør dem nyttige for å sirkulere bilde-perfekte kopier av trykte dokumenter i elektronisk format. Dette ekstremt nyttige formatet bevarer utseendet og følelsen av originaldokumentet. det gir imidlertid problemer for tekstlesere og søkemotorer fordi teksten til dokumentet nå er representert som et bilde.

Forberede dokumentene dine for tilgjengelighet

Hvis dokumentet er opprettet i en Microsoft Office-applikasjon og Adobe er koblet til det, vises fanen "Adobe" på øverste bånd eller menylinjen; Vanligvis kan du konvertere ethvert Microsoft Office-dokument til PDF. La oss for eksempel si at du har et Word-dokument som du vil konvertere til et PDF-filformat; Følgende generelle retningslinjer vil komme i gang på riktig vei. Før du konverterer .doc- eller .docx-filen til PDF, må du gå gjennom trinnene nedenfor for å sikre at Word-dokumentet er klart for PDF-tilgjengelighet.

  • Legg til struktur: Design dokumentene dine med stiler, for eksempel lage overskriftformater som "Tittel", "Overskrift 1", "Overskrift 2", etc., og få dem til å gå videre i et logisk format. Struktur lagt til dokumentene dine gjør dem brukbare for skjermlesere og søkemotorer.
  • Legg til alternativ (Alt) tekst til grafikk og bilder: Dobbeltklikk eller høyreklikk på innebygde bilder, og velg enten fanen "Web" eller "Størrelse", i "Alternativ tekst" -vinduet legger du til en beskrivelse av bildet, for eksempel "Fotografi av forsiden av serveren". Noen få merknader om alternative tekstfonter:
    • Teksten skal være minst 12 punkter.
    • Unngå å bruke Microsoft Word-tekstbokser.
    • Unngå å bruke "Enter" -tasten for å skape mellomrom mellom avsnitt. Bruk egenskapene "Mellomrom før" og "Mellomrom" i stilene dine.
  • Kolonner i dokumentet? Ikke bruk faner for å skaffe plass mellom kolonnene dine. Bruk kommandoene "Kolonne" for å lage kolonnestyling i dokumentet.
  • Legg til beskrivende hyperkoblinger: En "Klikk her" hyperkobling gir ikke brukeren nyttig informasjon. Legg til beskrivende hyperkoblinger til dokumenter, og bruk skjermtippknappen for å legge til en tekstbeskrivelse.
  • Tabeller i dokumentet? Bruk kommandoen "Sett inn tabell" for å lage stiliserte og formaterte tabeller, og unngå at tabellrader bryter en side, og alle tabeller som går utover en side, bør gjenta topptekstradene øverst på hver side.

Konvertere dokumentene til tilgjengelige PDF-filer

Nå som dokumentet har en struktur, alternativ tekst for bilder, formaterte kolonner og korrekt utformede tabeller, er det klart til å konverteres til PDF-filformat. Disse generelle trinnene får dokumentet til en tilgjengelig PDF.

# 1 Når dokumentet er åpent og fra Word-verktøylinjen eller båndet, velg Adobe PDF eller Acrobat.

# 2 Konfigurer PDF Maker fra kategorien Endre konverteringsinnstillinger eller Innstillinger, og sørg for at følgende er valgt:

  • Innstillinger-fanen: Sjekk PDF-funksjonen som fungerer fullstendig
  • Legg til bokmerker til Adobe PDF
  • Legg til lenker til Adobe PDF
  • Aktiver tilgjengelighet og reflow

Figur B

# 3 Sikkerhetsfane: Hvis tillatelser brukes, sjekk Aktiver teksttilgang for skjermleserenheter for synshemmede.

Figur C

# 4 Kategorien Word: Merk av for Konverter kryssreferanser, Konverter fotnote- og sluttnotekoblinger og aktiver avansert tagging.

Figur D

# 5 Bokmerke-fane: Merk av for Konverter ordoverskrifter til bokmerker, og angi riktige innrykknivåer for alle elementer og typer (overskrifter, tekststiler osv.)

Figur E

# 6 Lagre dokumentet som en PDF.

  • MS Word 2003 (Acrobat 7 & 8): Konverter til Adobe PDF fra Adobe PDF-menyen, og velg deretter Konverter til Adobe PDF-verktøylinjen.
  • MS Word 2007 (Acrobat 8): Velg Create PDF fra Create Adobe PDF Group, og lagre deretter som Adobe PDF fra Office-knappen.

Ved å følge disse dokumentforberedelses- og konverteringstrinnene, vil du få PDF-filene dine til å vises i flere søkeresultater, og gi nettstedet ditt mer tilgjengelighet for brukere med funksjonshemming. Adobe leverer dette hurtigreferansekortet i PDF-filformat forresten, som gir flere detaljer og skjermbilder i en enkel å følge to-siders guide for å få Word-dokumenter til tilgjengelige PDF-formater.

© Copyright 2021 | pepebotifarra.com