Sannheten om syv vedvarende Google Docs-myter

I forrige ukes innlegg om mytene rundt Google Sites vekket det noen gode kommentarer, for ikke å snakke om noen få andre myter som vi klarte å debunkere.

Denne uken går vi videre til Googles online fillagring, tekstbehandling, regneark, skjema og sist online videolagringssystem - Google Docs.

Nyhetsbrevet Google i Enterprise ukentlig hjelper profesjonelle med å få mest mulig ut av Google Dokumenter, Google Apps, Chrome, Chrome OS og alle andre Google-produkter som brukes i forretningsmiljøer.

Myte 1: Microsoft Office 2010-filer kan ikke konverteres til redigerbare Google Dokumenter

Ved hjelp av Google Docs Upload-funksjonen kan du konvertere mange forskjellige filtyper til redigerbare Google-dokumenter, regneark, presentasjoner og tegninger. Her er en liste over de forskjellige filtypene som kan konverteres:

  • For regneark: .xls, .xlsx, .ods, .csv, .tsv, .txt, .tab
  • For dokumenter: .doc, .docx, .html, ren tekst (.txt), .rtf
  • For presentasjoner: .ppt, .pps, .pptx
  • For tegninger: .wmf

Det var en periode etter at Microsoft Office 2010 ble utgitt da Google Dokumenter ikke kunne konvertere filene til Google Dokumenter. Støtte for Excel 2010 og Word 2010 kom først, og akkurat i sommer ga Google ut støtte for konvertering av PowerPoint 2010. Som med alle konverterte filer, er det ikke sikkert at formateringen samsvarer nøyaktig med originalen, og ikke-støttede funksjoner som makroer og tilpassede animasjoner stemmer ikke. kom til Google Dokumenter i konverteringsprosessen.

Myte 2: Google Docs-administratorer kan ikke forhindre brukere i å opprette offentlige dokumenter som kan bli funnet av søkemotorer

Hvis du bruker Google Dokumenter med en Gmail-adresse, har du tre forskjellige alternativer for deling - Privat, Alle med lenke og Offentlig. Dokumenter som har den "offentlige" synlighetsinnstillingen, oppfører seg som vanlige websider, og innholdet kan bli plukket opp av søkemotorcrawlere og tilgjengelig i offentlige søkemotorresultater.

De som bruker Google Dokumenter med Google Apps-kontoer har opptil fem forskjellige synhetsinnstillinger, Privat, Personer i organisasjonen med lenken, Alle i organisasjonen, Alle med lenken eller Offentlig på nettet. Imidlertid kan administratoren begrense synlighetsalternativene som er tilgjengelige i domenet dashbordet. Brukere kan være begrenset til å bruke det offentlige synlighetsalternativet, og de kan til og med begrenses fra å dele dokumenter med brukere som har e-postadresser på andre domener.

Myte 3: Google Regneark støtter ikke kompleks dataanalyse

For det som ser ut som en enkel nettbasert regnearkapplikasjon, er Google Regneark faktisk veldig sammensatt. Funksjonslisten inneholder hundrevis av funksjoner for matematikk, dato, finansiell, statistisk og ingeniøranalyse. Databasefunksjonene tillater til og med Google Spreadsheets å spørre og behandle data fra andre databaser. Noen av funksjonene søker til og med andre Google-applikasjoner som Google Finance, Google Translate og Google Search.

Myte 4: Filer lagret på Google Dokumenter teller mot lagringsgrensen for Gmail på 7 GB eller 25 GB

Lagringskvoten for Google Dokumenter er atskilt fra lagringskvoten for Gmail. Google Docs-brukere har ingen begrensning for antall Google-dokumenter, regneark, presentasjoner, skjemaer og tegninger som de kan ha. Det er imidlertid en grense for størrelsen på noen av disse filene; for eksempel er Google Presentasjoner overført på rundt 200 lysbilder.

Det er imidlertid en kvote for hvor mye lagringsplass for filer som er lastet opp til Google Dokumenter. Dette inkluderer bilder, videoer, musikk og Office-filer som ikke er konvertert til Google Docs. Hver bruker har 1 GB lagringsplass i Google Dokumenter. Brukere kan kjøpe ekstra lagringsplass for omtrent $ 0, 25 per GB.

Du kan finne ut hvor mye lagringsplass du bruker nå ved å klikke på opplastingsikonet i Google Dokumenter-listen din.

Myte 5: Du kan ikke lage animasjoner i Google Presentasjoner

Google Presentations er underordnet Microsoft Powerpoint når det gjelder zoom, sjakkbrett og oppløsning av animasjoner og overganger. Imidlertid støtter Google Presentations en "inkrementell avsløre" -funksjon. Ved å bruke "inkrementell avsløre" kan brukere bestille elementer (tekst, bilde, form) på et lysbilde, og elementene vil vises i rekkefølge utløst av et museklikk.

Det handler om det når det gjelder animasjoner med Google Presentations. Du kan selvfølgelig alltid legge inn en animert YouTube-video i selve presentasjonen.

Myte 6: Du må ha en Gmail- eller Google Apps-konto for å se Google Docs

Du trenger ikke å ha en Gmail-konto, en Google-konto eller en Google Apps-konto for å se Google Docs. Nøkkelen her er at brukere som ikke har en Google-konto, kan se en Google Doc som visning, men hvis de får "redigeringsadgang", vil de være pålagt å logge på med en Google-konto. Den beste fremgangsmåten for å dele en Google Doc med en ikke-Google-kontoinnehaver er å sende dem Dokumentet som et vedlegg. Det andre alternativet er å endre synlighetsinnstillingen til Google Doc slik at "alle med lenken" kan se den. Del deretter lenken med den aktuelle brukeren.

Myte 7: Du kan ikke legge ved Google Docs til e-post

Mange tror at de ikke kan knytte en Google Doc til en e-post fordi de ikke ser at listen over Google Dokumenter vises når de klikker på koblingen "legg ved en fil" i Gmail. I stedet for å åpne en e-post og deretter legge ved en fil i Google Dokumenter, bør du åpne filen og deretter velge en e-postadresse du vil sende den til som vedlegg. Hvis du klikker på Del-knappen (gammel brukergrensesnitt for Google Dokumenter) eller koblingen Samarbeid (ny brukergrensesnitt for Google Dokumenter), er det et alternativ til "E-post som vedlegg". Ikke bare kan du sende dokumentet som et vedlegg, du kan også velge filformatet du vil sende dokumentet til. Hvis du for eksempel sender et Google-dokument, kan du legge ved filen som en Word-dokument, PDF, vanlig tekst, HTML eller RTF-fil.

En ulempe med å sende vedlegget på denne måten er at det ikke er noen oversikt over den sendte meldingen i dine sendte meldinger. Den enkleste måten å dele dokumenter på er ved å legge til brukere som "redaktører" eller "seere" fordi du kan spore hvem som har tilgang til dokumentet og hvilken type tilgang de har.

Les også:

  • Nye funksjoner i Google Apps er designet for samarbeidsteam
  • Bruk Microsoft Office til å lage Google-dokumenter med Cloud Connect
  • De 40 viktigste snarveiene for Google Apps

© Copyright 2021 | pepebotifarra.com