Kontinuerlig innovasjon i Google Apps er det en velsignelse eller en forbannelse?

Hvis du blar gjennom Gmail-teambloggen eller Google Apps Update Alerts-bloggen, vil du se at en ny funksjon, verktøy eller brukergrensesnitt justeres til Google Apps omtrent en gang i uken. Noen av de nylige endringene i Google Apps inkluderer tillegg av avtalespor til kalenderen, muligheten til å ringe samtidig ved hjelp av Google Voice og muligheten til å be om lesekvitteringer via Google Mail. De nye funksjonene vises automatisk, det er ingenting å installere eller kjøpe. Denne typen utgivelse av ny funksjon er ikke spesifikk for Google Apps; andre populære webapplikasjoner som Twitter og Facebook oppdaterer applikasjonene sine på samme måte.

Google kaller denne prosessen "kontinuerlig innovasjon" og markedsfører den som en fordel med Google Apps. Det er bra å gi ut nye funksjoner og oppdatere produktet raskt, men det er også en ulempe med denne konstante endringen som ikke snakkes om av Google, behovet for å stadig oppdatere treningsmateriell og sende ut kommunikasjon til brukerne.

Fordelene med kontinuerlig innovasjon

Oppdateringer uten gebyr

I motsetning til å kjøpe den siste utgaven av et operativsystem eller den nyeste versjonen av Adobe Photoshop, er det ingen gebyr for tilgang til de nyeste programvareoppdateringene og innovasjonene i Google Apps. $ 50 / bruker / år inkluderer de månedlige oppdateringene til applikasjonen, og for de som bruker gratisversjonen av Google Apps, er oppgraderingene også gratis.

Ingen arbeidskraftskostnader

Når en ny funksjon som nestede etiketter for Gmail slippes, administreres utgivelsen av et team av Google-ingeniører. Den lokale IT-administratoren trenger ikke å bruke tid på å gi ut patcher eller installere ny programvare på hver enkelt stasjon. For noen funksjoner, som den nye lesemottaksfunksjonen, klikker systemadministratorene bare på en knapp for å aktivere eller deaktivere funksjonen. Dette sparer IT-avdelingen tid slik at de kan fokusere på å tilby IT-løsninger og støtte på andre IT-utfordringer.

Dra nytte av den nyeste teknologien

Regelmessige utgivelser av ny teknologi gjør at Google kan dra nytte av de nyeste webteknologiene som HTML 5 og VOIP-integrasjon. Brukere i moderne nettlesere som støtter HTML 5, har øyeblikkelig tilgang til funksjoner som dra og slipp vedlegg og kopiere og lime inn bilder fra nettet til en e-postadresse.

Funksjonsforespørsler blir respektert raskere

Med kontinuerlig innovasjon integreres funksjonsforespørsler som lesekvitteringer, synlighet for bcc og støtte for signaturer med rik tekst raskt i systemet. Google ber brukere rutinemessig om tilbakemelding om produkter og integrerer deretter disse funksjonene i produktet. Mange mennesker er overrasket over å finne at mange av funksjonsforespørslene deres er tilgjengelige ved å aktivere bestemte laboratorier for Gmail eller Google Kalender.

Big Bang skjer bare en gang

Når den første Google Apps-distribusjonen skjer, trenger ikke IT-avdelingen å bruke tid på å forberede seg til den neste versjonen av programvaren. Dette betyr også at brukerne ikke trenger å bruke tid på å lære helt nye versjoner av programvaren; de trenger bare å lære en eller to nye funksjoner i måneden.

Ulemper ved kontinuerlig innovasjon

Oppdatering av treningsmateriell

Ny funksjon slipper effektopplæringsmateriell som brukerveiledninger, hjelpedokumentasjon og eLearning-videoer. Når en ny funksjon slippes, må instruksjoner legges til det eksisterende treningsmateriellet. Store UI-endringer krever at de fleste skjermbilder og eLearning-videoer skal gjenskapes. Det er forvirrende for brukerne å bruke gamle skjermbilder med nye skriftlige instruksjoner. Google lager oppdateringer om treningsmateriellet sitt på learning.googleapps.com, men hver enkelt organisasjon er ansvarlig for å oppdatere kopiene av treningsmaterialet som de lagrer på sine egne interne servere eller nettsteder.

Mer e-post til IT-kommunikasjon

Google Apps-brukere som er på den "planlagte utgivelsessyklusen", har en to ukers forsinkelse før lanseringen av nye funksjoner. De kan bruke denne tiden på å oppdatere treningsmateriell og sende ut kommunikasjon til brukerne sine om denne endringen. Dette innebærer å lage forretningsprosesser for å håndtere kommunikasjonen av disse oppdateringene.

Underutnyttelse av nye funksjoner og forvirrede brukere

Når organisasjoner ikke klarer å kommunisere og trene ansatte ordentlig om de nye funksjonene, blir mange av funksjonene underutnyttet. Ansatte kan skje på disse funksjonene, eller bare føle seg generelt forvirret når grensesnittet endres og plasseringen av kontaktene kobler seg oppover på skjermen 200 piksler. Hvis Help Desk-ansatte ikke er i kommunikasjonssløyfen, kan de feilinformere brukerne og gi unøyaktig støtte.

Hva gjør Google med dette?

Google holder fast ved sin forpliktelse til kontinuerlig innovasjon, så ikke forvent at utgivelsesplanen vil endre seg. Det siste året har imidlertid Google gitt ut flere ressurser for å støtte brukere med lanseringen av nye utgivelser:

  • Hva er ny kalender: Denne kalenderen viser de kommende utgivelsene av nye funksjoner til Google Apps.
  • Planlagt utgivelse kontra rask utgivelsesplan: Google Apps-administratorer kan velge enten den planlagte utgivelsessyklusen eller hurtigutgivelsessyklusen. De som er i rask syklus får de nye oppdateringene så snart de er klare. Disse domenene i den planlagte utgivelsessyklusen har en ekstra uke eller to uker på å forberede brukerne og treningsmateriellet sitt for endringen.
  • Oppdatert hjelpesenter: Det nyutviklede og oppdaterte brukerstøtten inneholder aktuelle instruksjoner for hvordan du bruker alle hundrevis av funksjoner i Google Apps.

Les også:

  • En studie viser at nesten 20% av selskapene bruker Google Apps
  • Hvordan velge en Google Apps-forhandler for distribusjonen din
  • 1. august støttes Google Apps bare i moderne nettlesere

© Copyright 2021 | pepebotifarra.com